Få en demo

Udfyld skemaet, så kontakter vi dig.
      JA, jeg ønsker at Admincontrol sender mig relevant information på e-mail. Jeg kan til enhver tid afvise ved at sende en email til info@admincontrol.com.

BESTYRELSES­PORTAL – Digitalt samarbejde og dokumentdeling mellem bestyrelsen og ledelsen. Papirløst. Sikkert. Brugervenligt.

En bestyrelsesportal er et dokumentdelings- og samarbejdsværktøj for bestyrelsesmedlemmer, ledelse, administration og andre af virksomhedens interessenter. Bestyrelsesportalen giver brugerne mulighed for at arbejde papirløst og effektivt. Dokumenterne er altid tilgængelige online og offline i en sikker og brugervenlig løsning, via internet og iPad/iPhone-app.

Udarbejdelse og distribution af bestyrelsesdokumenter forenkles og bliver mere økonomisk og langt mere sikkert end distribution via e-mail, post eller andre kanaler. Gennemførelsen af møderne og opfølgning efter dem bliver også mere effektiv og fleksibel. Processer og procedurer for indkaldelse, afholdelse og opfølgning på bestyrelsesmøder og andre møder kan nemt flyttes ind i portalen. Det gør bestyrelsesportalen til et uvurderligt værktøj før, under og efter bestyrelsesmødet.

Hos Admincontrol udvikler vi vores bestyrelsesportal i kontinuerlig dialog og samarbejde med brugerne, og portalen er tilpasset efter vores kunders procedurer omkring dokumentudveksling, mødeindkaldelser og fortrolige dialoger.

Få en kort introduktion til vores bestyrelsesportal i denne video. 

Prøv gratis i 30 dage

Prøv gratis i 30 dage

Udfyld skemaet for at komme i gang
      Vores nyhedsbrev er på engelsk og sendes 2-4 gange om året. Du kan til enhver tid afmelde dig.

Værdi for

Brugervenligt samarbejde med bestyrelse, revisor, udvalg, aktionærer og andre interessenter.

Sikker distribution og opbevaring af fortrolige dokumenter.

Fuld kontrol og sikring af fortrolige dokumenter på internettet og via iPad- og iPhone-app.

Fælles digitalt arkiv til bestyrelses- og ledelsesdokumentation.

Fleksibel og skalerbar løsning, der nemt kan udvides til datterselskaber, komiteer, udvalg eller andre formål.

Opfylder formelle krav til informationskontrol.

Mulighed for at arbejde papirløst og effektivt.

Altid adgang til bestyrelsesdokumenter via internet, iPad- og iPhone-app, online og offline.

Mødeindkaldelser og notifikationer ved nye dokumenter.

Nemt at tage notater, foretage markeringer og skrive kommentarer på dokumenterne.

Alt på ét sted, alle dokumenter arkiveret i en søgbar database.

Fælles login til bestyrelsesposter i forskellige selskaber.

Tids- og omkostningseffektiv distribution af dokumenter.

Hurtigt og nemt at oprette dagsorden og sende mødeindkaldelser direkte fra portalen.

Fuld oversigt, sporbarhed, rapporter og historik over alle brugeraktiviteter.

Nemt at foretage ændringer i allerede distribuerede dokumenter.

Dedikeret beskedsystem til fortrolig kommunikation.

Nemt at styre adgang og rettigheder.

Lars Kjærlund 14:33

Har du kigget på dokumenterne til næste bestyrelsesmøde? Jeg tror de muligheder, der er forbundet med den femte sag er meget spændende for selskabet.

Lene Johansen 14:37

Jeg sidder faktisk og læser det igennem nu. Må indrømme, jeg har noteret nogle udfordringer med dette, men ser frem til diskussionen i næste uge.

SIKKERT OG EFFEKTIVT SAMARBEJDE

Bedre informeret. Bedre forberedt. Bedre beslutninger.

Topledere bruger op til 85 procent af deres tid på kommunikation og interaktion omkring strategi og opfølgning på nye initiativer. For bestyrelsesmedlemmerne handler det også om kommunikation. Dele og læse dokumenter, informere, diskutere, kommentere og give feedback er en stor del af arbejdet. Mange dokumenter og meget af den information, der deles, er fortrolig for virksomheden. Det kræver en dedikeret kanal, der er udviklet netop til dette formål; sikker og effektiv interaktion i mellem bestyrelsen og ledelsen.

Læs mere

Ideen bag Admincontrol var oprindeligt at digitalisere og sikre bestyrelsesdokumenterne. Papirbaserede processer er dyre og tidskrævende. E-mail-baserede processer er sårbare og ikke særlig effektive. Det er stadig kernen i bestyrelsesportalen, men den er blevet til meget mere end det i løbet af årene. I dag taler vi om digitalisering af hele processen omkring bestyrelsesmøder. Planlægning af året, udarbejdelse af digital dagsorden, mødeindkaldelser, dokumentdistribution, mødeforberedelse, krypteret dialog, mødeafvikling og digital signatur. Admincontrol understøtter alt dette, og vi kan se, at det gør en stor forskel for vores kunder. Virksomheden sparer tid og penge, og bestyrelsesmedlemmerne og andre brugere bliver mere tilfredse. De vigtigste beslutningstagere, bestyrelsen og ledelsen, bliver bedre informeret, bedre forberedt og træffer bedre beslutninger for deres virksomhed.

 

Bilde av en iPad med innlogging til en styreportal. En styreportal gir mer effektivt styrearbeid.

ANVENDELSESOMRÅDER

Admincontrols platform er ikke kun et uvurderligt værktøj for bestyrelsesarbejdet. Den er også velegnet i enhver sammenhæng, der kræver sikkert og effektivt samarbejde og dokumentdeling.

Eksempler på andre anvendelsesområder:

  • Internt i ledelsen
  • Mod ekstern revisor
  • I HR-afdelingen, økonomiafdelingen og andre afdelinger internt, hvor man håndterer fortrolige dokumenter og informationer
  • I komiteer og udvalg
  • Mod ejere og investorer

Privatliv og sikkerhed

Beskyttelse af persondata og sikkerhed har stor betydning for Admincontrol og er noget, som ligger de fleste af vores kunder på sinde. Vi sikrer dette ved hele tiden at have fokus på sikkerhed på alle niveauer – fra produktudvikling og daglig drift til udfasning af udstyr. Admincontrol har taget alle nødvendige skridt til at overholde kravene i persondataloven og persondataforordningen (GDPR).

Trygt og sikkert

Sikkerhedstiltagene sikrer, at kundedataene opbevares sikkert og kun er tilgængelige for registrerede brugere med adgangsrettigheder. Brugere uden adgangsrettigheder har ikke adgang til kundedata. Hvis enheder med offlinedata kommer på afveje, kan data nemt slettes ved hjælp af fjernsletning. Alle medarbejdere i Admincontrol har gennemgået et grundigt baggrundstjek og kan opføres på kundernes insiderliste, hvis det ønskes.

Læs mere

SIKKERHEDSTILTAG

Sikkerhedstiltag og intern kontrol i Admincontrol er baseret på og begrundet i vores ISO 27001:2013-certificering og overholder relevante love og krav til sikkerhed.

Admincontrol får udført årlige ISAE 3402 Type II revisioner af uafhængige og certificerede revisorer, der overvåger den interne kontrol og at vores sikkerhedstiltag er tilstrækkeligt implementerede og fungerer hele året rundt.

Systemudvikling
I udviklingsarbejdet følger Admincontrol OWASPs retningslinjer for sikker udvikling og OWASP ASVS, som er en standard for udførelse af sikkerhedsverifikationer på applikationsniveau. Admincontrol udfører jævnligt sikkerhedstest af produktionssystemer og applikationer.

Admincontrol benytter Microsoft® .NET 4.0-teknologi til udvikling af sikre internetapplikationer. Alle data opbevares på en sikret Microsoft® SQL Server.

Adgangskontrol
I Admincontrol har hver bruger et unikt brugernavn og en adgangskode, der skal angives, hver gang en bruger logger på. Adgangskoden gemmes ikke i databasen som almindelig tekst. Admincontrol gemmer kun envejs-krypterede adgangskoder ved hjælp af sikre og anerkendte algoritmer og sikrer dermed den højest mulige adgangskodebeskyttelse. Derudover kan der sendes en automatisk genereret engangskode til brugerens mobiltelefon (SMS tofaktor-godkendelse) hver gang, brugeren logger på.
Til login muligheder tilbyder vi også godkendelse baseret på nationale eID-løsninger såsom BankID, mobil BankID, svensk BankID og dansk NemID.
Når kunderne får adgang til portalen, krypteres alle oplysninger, inklusive brugernavn og adgangskode, med moderne TLS-kryptering. Den stærke kryptering beskytter dokumenterne og andre oplysninger, når de sendes mellem dine enheder og serveren. Derudover er alle data, der lagres i løsningen, krypteret med AES256-kryptering.

Brugerrettighederne er rollebaserede og giver rettigheder på mappeniveau. Al information er knyttet til mapper, herunder information om møder og beslutninger. For at involvere brugerne i en bestemt rolle skal kundens brugeradministrator tildele rettigheder til de relevante personer eller bede Admincontrols medarbejdere om hjælp til at gøre det. Admincontrol kan ikke tildele rettigheder uden at have sikret sig, at henvendelsen kommer fra en autoriseret bruger, som er godkendt af kundens organisation.

Dokumentsikkerhed
Alle dokumenter ligger i en krypteret lagringsløsning, og man kan kun få adgang til disse via Admincontrols applikationer. Alle PDF-dokumenter læses i et læseprogram, der ikke efterlader spor af dokumentet på klientmaskinen. PDF-læserens interne hukommelse (‘cache’) slettes, når dokumentet lukkes. Alle andre filtyper behandles som almindelige filer og vedhæftede filer og kan hentes i læsbar form. Admincontrol skal kunne garantere, at et dokument ikke efterlader digitale spor på klientmaskinen. Kundens administrator kan kontrollere udskriftsrettighederne for hvert dokument og vælge, om dokumentet skal kunne downloades lokalt eller kun skal kunne læses i den sikre PDF-læser.

Sikkerhed i datacenteret
Admincontrols servere er placeret i sikre og trygge datacentre, der opfylder alle moderne krav til sikkerhed og miljø. Alle nødvendige ISO-certificeringer er på plads. Servermiljøet drives ved hjælp af topmoderne løsninger, og vi benytter kun hardware, software og middleware fra førende producenter på markedet. De rum, der anvendes, er yderligere beskyttet med følgende sikkerhedsforanstaltninger:

• 24/7 bemandet sikkerhedsvagt
• Overvågningssystem, f.eks. fugt-, temperatur- og brandsensorer
• CCTV-videoovervågning
• Indbrudssikret adgangskontrol
• UPS med generator-backup
• Automatiske brandslukningssystemer

Al adgang til bygninger og rum logges i et adgangskontrolsystem. Alle adgangspunkter til rummene videoovervåges. Kun autoriserede Admincontrol-medarbejdere har adgang til det fysiske udstyr, som portalen kører på.

Sikkerhedsovervågning og test
Al brugeraktivitet logges i programloggen med nøjagtig tidsangivelse, IP-adresse, brugernavn og information om, hvorvidt login lykkedes eller ej. Dette omfatter åbning, ændring, sletning og oprettelse af nye dokumenter, møder eller opgaver. Desuden logges al brugeraktivitet på serveren og i det operative system. Admincontrol har dedikerede firewalls og trafiklogs med høj tilgængelighed for al trafik ind til og ud fra serverne. Al trafik overvåges i realtid for at detektere og blokere trusler (IDS-/IPS-løsning). Alle advarsler fra detektionssystemet analyseres af sikkerhedseksperter i et sikkerhedscenter, som er bemandet 24 timer i døgnet året rundt.

Med jævne mellemrum bestiller Admincontrol grundige sikkerhedsanalyser og penetrationstest, som udføres af et eksternt, uafhængigt it-sikkerhedsfirma. Analysen omfatter både programmer og infrastruktur knyttet til portalen. Formålet er at afdække mulige sårbarheder og svagheder, der kan udnyttes i potentielle hackerangreb, og at udbedre disse mulige svagheder så hurtigt og effektivt som muligt.

Downloads

Funktioner

Annotering og notater

Samme muligheder som på papir: Markere, tegne, skrive notater og kommentere på dine dokumenter.

Arkiv

Alle dokumenterne gemmes i et digitalt arkiv med søgefunktion.

Afstemning

Effektiv opsætning og gennemførelse af afstemninger i portalen.

Board Book

Udarbejd dagsordenen med links til dokumenterne direkte i portalen. Dagsordenen gemmes og kan nemt genbruges efter bestyrelsens årsplan.

Fælles login

Samme login til ledelseshverv i forskellige selskaber.

iPad og iPhone app

Adgang til alle dokumenter og funktioner via Admincontrol-appen.

Offline-tilstand

Mulighed for at downloade dokumenter og fortsætte arbejdet uden internetadgang i iPad- og iPhone-app.

Secure Messaging

Krypteret deling af notater, kommentarer og beskeder.

Rapportering og søgning

Komplet oversigt, historik og rapportering af anvendelse og brugere.

Sikkerhed

Markedsledende sikkerhedsmekanismer. ISO 27001:2013-certificeret.

24/7 support

Vi står til rådighed med support døgnet rundt, alle årets dage.

E-signatur

Mulighed for at signere dokumenter elektronisk hvor som helst, når som helst ved brug af digital signatur. Tidsbesparende, juridisk bindende og sikkert.

Log ind med elektronisk id

Brug elektronisk id (NemID) til sikker og enkel login.

Elektroniske referater

Generer bestyrelsesreferater og andre mødereferater ved hjælp af Admincontrol-tjenesten. En enklere og mere effektiv mødeprocess.

Kontaktpersoner

Daniel Hansen

Sales Manager

+45 3110 1343

dhansen@admincontrol.com

Få en demo!

Udfyld skemaet, så kontakter vi dig.
      JA, jeg ønsker at Admincontrol sender mig relevant information på e-mail. Jeg kan til enhver tid afvise ved at sende en email til info@admincontrol.com.