Få en demo

Udfyld skemaet, så kontakter vi dig.

BESTYRELSES­PORTAL – Digitalt samarbejde og dokumentdeling mellem bestyrelsen og ledelsen. Papirløst. Sikkert. Brugervenligt.

En bestyrelsesportal er et dokumentdelings- og samarbejdsværktøj for bestyrelsesmedlemmer, ledelse, administration og andre af virksomhedens interessenter. Bestyrelsesportalen giver brugerne mulighed for at arbejde papirløst og effektivt. Dokumenterne er altid tilgængelige online og offline i en sikker og brugervenlig løsning, via internet og iPad/iPhone-app.

Udarbejdelse og distribution af bestyrelsesdokumenter forenkles og bliver mere økonomisk og langt mere sikkert end distribution via e-mail, post eller andre kanaler. Gennemførelsen af møderne og opfølgning efter dem bliver også mere effektiv og fleksibel. Processer og procedurer for indkaldelse, afholdelse og opfølgning på bestyrelsesmøder og andre møder kan nemt flyttes ind i portalen. Det gør bestyrelsesportalen til et uvurderligt værktøj før, under og efter bestyrelsesmødet.

Hos Admincontrol udvikler vi vores bestyrelsesportal i kontinuerlig dialog og samarbejde med brugerne, og portalen er tilpasset efter vores kunders procedurer omkring dokumentudveksling, mødeindkaldelser og fortrolige dialoger.

Prøv gratis i 30 dage

Prøv gratis i 30 dage

Udfyld skemaet for at komme i gang

Værdi for

Brugervenligt samarbejde med bestyrelse, revisor, udvalg, aktionærer og andre interessenter.

Sikker distribution og opbevaring af fortrolige dokumenter.

Fuld kontrol og sikring af fortrolige dokumenter på internettet og via iPad- og iPhone-app.

Fælles digitalt arkiv til bestyrelses- og ledelsesdokumentation.

Fleksibel og skalerbar løsning, der nemt kan udvides til datterselskaber, komiteer, udvalg eller andre formål.

Opfylder formelle krav til informationskontrol.

Mulighed for at arbejde papirløst og effektivt.

Altid adgang til bestyrelsesdokumenter via internet, iPad- og iPhone-app, online og offline.

Mødeindkaldelser og notifikationer ved nye dokumenter.

Nemt at tage notater, foretage markeringer og skrive kommentarer på dokumenterne.

Alt på ét sted, alle dokumenter arkiveret i en søgbar database.

Fælles login til bestyrelsesposter i forskellige selskaber.

Tids- og omkostningseffektiv distribution af dokumenter.

Hurtigt og nemt at oprette dagsorden og sende mødeindkaldelser direkte fra portalen.

Fuld oversigt, sporbarhed, rapporter og historik over alle brugeraktiviteter.

Nemt at foretage ændringer i allerede distribuerede dokumenter.

Dedikeret beskedsystem til fortrolig kommunikation.

Nemt at styre adgang og rettigheder.

Lars Kjærlund 14:33

Har du kigget på dokumenterne til næste bestyrelsesmøde? Jeg tror de muligheder, der er forbundet med den femte sag er meget spændende for selskabet.

Lene Johansen 14:37

Jeg sidder faktisk og læser det igennem nu. Må indrømme, jeg har noteret nogle udfordringer med dette, men ser frem til diskussionen i næste uge.

SIKKERT OG EFFEKTIVT SAMARBEJDE

Bedre informeret. Bedre forberedt. Bedre beslutninger.

Topledere bruger op til 85 procent af deres tid på kommunikation og interaktion omkring strategi og opfølgning på nye initiativer. For bestyrelsesmedlemmerne handler det også om kommunikation. Dele og læse dokumenter, informere, diskutere, kommentere og give feedback er en stor del af arbejdet. Mange dokumenter og meget af den information, der deles, er fortrolig for virksomheden. Det kræver en dedikeret kanal, der er udviklet netop til dette formål; sikker og effektiv interaktion i mellem bestyrelsen og ledelsen.

Læs mere

Ideen bag Admincontrol var oprindeligt at digitalisere og sikre bestyrelsesdokumenterne. Papirbaserede processer er dyre og tidskrævende. E-mail-baserede processer er sårbare og ikke særlig effektive. Det er stadig kernen i bestyrelsesportalen, men den er blevet til meget mere end det i løbet af årene. I dag taler vi om digitalisering af hele processen omkring bestyrelsesmøder. Planlægning af året, udarbejdelse af digital dagsorden, mødeindkaldelser, dokumentdistribution, mødeforberedelse, krypteret dialog, mødeafvikling og digital signatur. Admincontrol understøtter alt dette, og vi kan se, at det gør en stor forskel for vores kunder. Virksomheden sparer tid og penge, og bestyrelsesmedlemmerne og andre brugere bliver mere tilfredse. De vigtigste beslutningstagere, bestyrelsen og ledelsen, bliver bedre informeret, bedre forberedt og træffer bedre beslutninger for deres virksomhed.

 

Board Portal Styreportal

ANVENDELSESOMRÅDER

Admincontrols platform er ikke kun et uvurderligt værktøj for bestyrelsesarbejdet. Den er også velegnet i enhver sammenhæng, der kræver sikkert og effektivt samarbejde og dokumentdeling.

Eksempler på andre anvendelsesområder:

  • Internt i ledelsen
  • Mod ekstern revisor
  • I HR-afdelingen, økonomiafdelingen og andre afdelinger internt, hvor man håndterer fortrolige dokumenter og informationer
  • I komiteer og udvalg
  • Mod ejere og investorer

Privatliv og sikkerhed

Privatliv og sikkerhed er essentielt for Admincontrol. Dette sikrer vi ved en konstant fokus på sikkerhed lige fra produktudvikling og daglig drift og til udfasning af udstyret.

Kontrol og sikkerhed i Admincontrol er inspireret af DS484:2005 og er i overensstemmelse med den relevante lovgivning på området for sikkerhedsforanstaltninger. Sikkerhedsforanstaltningerne garanterer, at kundedata er i sikkerhed, og at de kun er tilgængelige for registrerede brugere med dokumenterede adgangsrettigheder. Kundedataene er fuldstændig utilgængelige for ikke-godkendte brugere. Ansatte i Admincontrol skal underskrive en fortrolighedsaftale og kan registreres på kundernes egen liste, afhængigt af kundens behov.

Læs mere

Admincontrol bestiller med regelmæssige mellemrum en uafhængig auditørrapport (ISAE 3402), der gennemgår kontrolmiljøet i Admincontrol, herunder problemer med privatlivssikkerhed. Revisionen udføres af certificerede IT-auditører.

Systemudvikling
Under udviklingen benytter Admincontrol sikkerhedsretningslinjerne OWASP, som er standard for udførelse af sikkerhedsverifikationer på applikationsniveau. Admincontrol evaluerer kontinuerligt sikkerheden i produktionssystemer og lageranordninger, og Admincontrol har retningslinjer for håndtering af brugt udstyr.

Admincontrol benytter Microsoft® .NET 4.0-teknologi til udvikling af sikre internetapplikationer. Alle data gemmes på en sikker Microsoft® SQL-server.

Adgangskontrol
Admincontrol udstyrer hver bruger med et unikt brugernavn og password, som begge skal indtastes ved hvert log in. Passwordet gemmes ikke i databasen som klar tekst. Admincontrol gemmer kun det krypterede password for at sikre den størst mulige password-beskyttelse. Desuden udsendes en automatisk genereret kode på brugerens mobiltelefon (SMS tofaktorløsning), hver gang brugeren logger på. Admincontrol sender en sessionscookie for at registrere krypteret autentifikationsinformation under hele den specifikke session. Sessionscookien indeholder enten brugernavn eller password for brugeren. Når kunder får adgang til portalen, bliver al information, herunder brugernavn og password, krypteret ved hjælp af teknologien Secure Socket Layer (SSL). Den stærke 256 bit kryptering beskytter dokumenter og andre oplysninger, når de transporteres mellem computeren og serveren.

Brugerrettigheder er rollebaserede og giver rettigheder på mappeniveau. Alle oplysninger er linket til mapper, herunder information om møder og beslutninger. Med hensyn til inklusion i en given rolle tildeler kundens brugeradministrator rettigheder til relevante personer, eller de beder Admincontrols personale om hjælp til det. Admincontrol kan ikke opfylde dette uden at sikre, at forespørgslen kommer fra en autoriseret bruger, der er godkendt af kundens organisation.

Dokumentsikkerhed
Alle dokumenter er i en database og kan kun åbnes via Admincontrols applikationer. Alle PDF-dokumenter læses i en browser, der ikke efterlader læsbare spor af dit dokument på klientmaskinen. Læserens “cache” slettes, når dokumentet lukkes. Alle andre filtyper behandles som normale filer og vedhæftninger og kan hentes i læsbar form. Admincontrol skal kunne garantere, at et dokument ikke efterlader digitale spor på klientmaskinen. Kundens administrator kan styre printerrettighederne for hvert dokument og vælge, hvorvidt dokumentet skal være tilgængeligt til download på normal vis eller kun skal kunne læses i den sikre PDF-læser.

Datacentersikkerhed
Admincontrols datacentre drives i overensstemmelse med en ‘best-of-breed’-politik, idet der kun bruges hardware, software og middleware fra førende producenter på markedet. De benyttede rum beskyttes yderligere med følgende sikkerhedsforanstaltninger:

• Hævet gulv
• Overvågningssystem, f.eks. fugt- og brandsensorer
• Temperaturstyring
• UPS-backup med dieselforsynet generator
• Brandbekæmpelsesudstyr

Al adgang til bygninger og rum bliver registreret i et adgangskontrolsystem. Desuden bliver al adgang til rummene videoovervåget. Kun autoriserede personer har adgang til det fysiske udstyr, der kører portalerne.

Sikkerhedsovervågning og testning
Alle brugeraktiviteter registreres i applikationsloggen med angivelse af præcist klokkeslæt, IP-adresse, bruger og information om, hvorvidt loginproceduren lykkedes eller ej. Dette omfatter åbning, udskiftning, sletning og oprettelse af nye dokumenter, møder og opgaver. Desuden registreres al brugeraktivitet på netserveren og operativsystemet. Endelig har Admincontrol dedikeret firewalls og trafikregistreringer til og fra serverne. Al trafik overvåges i realtid, for at trusler kan detekteres og blokeres (IDS/IPS-løsning), og alle advarsler fra detekteringssystemet analyseres af sikkerhedseksperter i et center for sikker drift, der holder åbent 24-7-365.

Med regelmæssige mellemrum bestiller Admincontrol en dybdegående sikkerhedsanalyse udført af en ekstern, uafhængig tredjepart, et IT-sikkerhedsselskab. Analysen omfatter både applikation og infrastruktur vedrørende portalerne. Formålet er at afdække sårbare punkter, der eventuelt kan udnyttes i hackerangreb, og at afhjælpe disse sårbarheder så hurtigt og effektivt som muligt.

Downloads

Funktioner

Annoterting og notater

Samme muligheder som på papir: Markere, tegne, skrive notater og kommentere på dine dokumenter.

Arkiv

Alle dokumenterne gemmes i et digitalt arkiv med søgefunktion.

Afstemning

Effektiv opsætning og gennemførelse af afstemninger i portalen.

Board Book

Udarbejd dagsordenen med links til dokumenterne direkte i portalen. Dagsordenen gemmes og kan nemt genbruges efter bestyrelsens årsplan.

Fælles login

Samme login til ledelseshverv i forskellige selskaber.

iPad og iPhone app

Adgang til alle dokumenter og funktioner via Admincontrol-appen.

Offline-tilstand

Mulighed for at downloade dokumenter og fortsætte arbejdet uden internetadgang i iPad- og iPhone-app.

Secure Messaging

Krypteret deling af notater, kommentarer og beskeder.

Rapportering og søgning

Komplet oversigt, historik og rapportering af anvendelse og brugere.

Sikkerhed

Markedsledende sikkerhedsmekanismer.

24/7 support

Vi står til rådighed med support døgnet rundt, alle årets dage.

E-signatur

Mulighed for at signere dokumenter elektronisk hvor som helst, når som helst ved brug af digital signatur. Tidsbesparende, juridisk bindende og sikkert.

Kontaktpersoner

Josefine Nyberg Jespersen

CEO Denmark

+ 45 3110 0202

Jespersen@admincontrol.com

Få en demo

Udfyld skemaet, så kontakter vi dig.