Din guide til at vælge en bestyrelsesportal til nonprofitorganisationer – find ud af, hvad en bestyrelsesportal til nonprofitorganisationer kan gøre for din organisation.Bestyrelser for velgørende eller andre nonprofitorganisationer (også kaldet fondsbestyrelse) spiller en rolle svarende til bestyrelser i kommercielle virksomheder. Der er dog væsentlige forskelle. Udover at spille en stærk styringsrolle skal nonprofitorganisationer f.eks. også sikre, at deres organisation overholder landespecifikke velgørenhedslove og andre grænseoverskridende love, der gælder for den. Det gør det endnu vigtigere, at nonprofitorganisationer vælger den rette bestyrelsesportal for at udføre deres arbejde præcist og effektivt.
Denne guide vil hjælpe dig med at træffe dette valg på et så velinformeret grundlag som muligt. Vi dækker:
- Hvad en bestyrelsesportal til nonprofitorganisationer kan gøre for din organisation
- De funktioner, du bør kunne forvente i en bestyrelsesportal til nonprofitorganisationer
- Betydningen af e-signaturer i bestyrelsesportalsoftware til nonprofitorganisationer
- Sikkerhedsovervejelser for bestyrelsesportalsoftware til nonprofitorganisationer
- Spørgsmål, du bør stille for at få fastslået sikkerhedslegitimationsoplysninger for en leverandør af bestyrelsesportaler til nonprofitorganisationer
- Sådan fastslås troværdigheden af en leverandør af bestyrelsesportaler til nonprofitorganisationer
Hvad kan en bestyrelsesportal til nonprofitorganisationer gøre for din organisation?
Bestyrelsesportalsoftware giver nonprofitbestyrelser en sikker digital platform til deling og adgang til dokumenter, samarbejde med andre bestyrelsesmedlemmer og godkendelse af beslutninger.
Bestyrelsesportaler til nonprofitorganisationer erstatter således traditionelle måder at arbejde på baseret på manuelle papirbaserede processer, udskrivning i store mængder og usikker kommunikation via e-mail. Det er vigtigt, fordi det gør det muligt for nonprofitbestyrelser at spare værdifuld tid og ressourcer og fokusere på de opgaver, der betyder mest.
Disse opgaver omfatter:
- Støtte til og gennemgang af den administrerende direktørs resultater
- Styring og fremme af organisationens vision og mission
- Repræsentation af donorers og begunstigedes interesser
- Økonomisk tilsyn med kritiske driftsbudgetter
- Sikring af, at organisationen overholder det styringsdokument, der definerer dens formål og politikker
- Sikring af, at organisationen arbejder i overensstemmelse med relevant lovgivning, der dækker nonprofitorganisationer
De dokumenter, som nonprofitbestyrelser deler og får adgang til via bestyrelsesportaler til at udføre disse opgaver, omfatter mødereferater, regnskaber, budgetter, fundraisingopdateringer, missionsbeskrivelser og politikopdateringer. Ud over at være et vigtigt knudepunkt for samarbejde er din bestyrelsesportal et sikkert opbevaringssted for alle disse fortrolige oplysninger.
De funktioner, du bør kunne forvente i en bestyrelsesportal til nonprofitorganisationer
Ikke alle bestyrelsesportaler til nonprofitorganisationer er ens. Det niveau af funktionalitet, du har, vil variere alt efter, hvor avanceret en løsning, du vælger. Som minimum skal du dog forvente at kunne:
- Nemt oprette mødedagsordener og informationspakker i portalen
- Kommunikere sikkert i portalen (eliminerer behovet for usikker e-mail-kommunikation)
- Søge i digitale dokumentarkiver
- Oprette referater og tildele handlinger i portalen
- Bruge e-signaturer til fjerngodkendelse af beslutninger og referater
Fra et produktivitets- og compliance-perspektiv rummer andre funktioner i bestyrelsesportalsoftware bl.a.:
- Sporing af brugeraktivitet – så du ved, hvem der har gjort hvad og hvornår
- Godkendelsesproces og styring af arbejdsgange – så du kan spore og fremskynde beslutningsprocesser
- Compliance-styring – så du kan sikre, at beslutningsprocesser og godkendelser overholder organisationens retningslinjer og politikker
På et administrativt plan er det også vigtigt at have:
- Administration af kalender
- Automatiske påmindelser om møder og handlinger
- Offlineadgang
- Funktioner til meningsmålinger og afstemninger
- Kontrol af dokumentversion
Hvis din organisation endnu ikke har indført en bestyrelsesportal til nonprofitorganisationer, bruger I sandsynligvis stadig en kombination af programmer til samarbejde, projektstyring og fildeling. Eller måske endda papirbaseret kommunikation. Hvis det er tilfældet, går du glip af mange af disse funktioner. Vi anbefaler denne guide til gennemgang af dine investeringer i bestyrelsesteknologi, så du kan se, hvor disse huller er.
Hvis I allerede benytter en bestyrelsesportal til nonprofitorganisationer, kan du også bruge denne guide til at sammenligne de funktioner, du har, med de mest avancerede løsninger på markedet.
Betydningen af e-signaturer i bestyrelsesportalsoftware til nonprofitorganisationer
E-signaturer er en særligt vigtig funktion i bestyrelsesportalsoftware til nonprofitorganisationer. De gør, at bestyrelsesmedlemmer kan underskrive mødereferater og godkende beslutningsdokumenter eksternt og sikkert. Det gør det muligt for nonprofitorganisationer at træffe hurtigere beslutninger og udføre deres vigtige styringsrolle mere effektivt.
E-signaturer er også potentielt lige så juridisk bindende som fysiske underskrifter på papir. Det betyder, at du skal sikre dig, at e-signaturløsningen i din bestyrelsesportal til nonprofitorganisationer er både praktisk og juridisk kompatibel.
Find først ud af, om løsningen understøtter de dokumentformater, I bruger. Det er også nyttigt at have et indbygget automatiseret signaturflow. Brugervenlighed er afgørende. Sørg for, at den løsning, du påtænker at bruge, gør det nemt at forberede dokumenter til underskrift. Kan du logge på en hvilken som helst type enhed? Understøtter din løsning avanceret underskrift af dokumenter med flere underskrivere? Alle disse funktioner er afgørende for at gøre det muligt at arbejde mere effektivt og få beslutninger underskrevet hurtigt.
For det andet skal du kontrollere, om din løsning overholder reglerne på de områder, hvor I har aktiviteter. Overholder den f.eks. de seneste eIDAS-bestemmelser for Europa?
Se vores separate guide til e-signaturer for at få flere oplysninger. Dette vil hjælpe dig med at sikre, at du vælger en portal med det rette niveau af compliance i forhold til jeres behov.
Sikkerhedsovervejelser for bestyrelsesportaler til nonprofitorganisationer
I 2021 rapporterede det schweiziske CyberPeace Institute, at 50 % af nonprofitorganisationerne siger, at de er blevet ramt af cyberangreb, og 86 % mangler planer for cybersikkerhed.
Bestyrelser skal tænke nøje over denne trussel, fordi de håndterer organisationers mest følsomme og fortrolige oplysninger. Det betyder, at de skal tænke grundigt over, hvordan de arbejder. Bestyrelsesportaler er nøglen til at få det til at ske.
Ud fra et sikkerhedsperspektiv bør den bestyrelsesportal til nonprofitorganisationer, som din organisation vælger, omfatte:
- Separat kommunikation via sikre kommunikationskanaler i portalen
- Sikker opbevaring af alle aktuelle og historiske dokumenter
- Overholdelse af GDPR
- Tofaktorgodkendelse til at afhjælpe svagheder i brugeradgangskoder og til at begrænse adgangen
Tofaktorgodkendelse (2FA) er særligt vigtig, fordi det er blevet påvist, at 90 % af alle adgangskoder kan knækkes på mindre end seks timer.
Tofaktorgodkendelse løser dette problem, fordi det er et ekstra sikkerhedslag, der skal sikre, at kun godkendte brugere får adgang til en bestyrelsesportalkonto. Brugeren indtaster først sit brugernavn og en adgangskode som normalt. De skal derefter give yderligere godkendelse via en kode, der sendes til deres telefon, et fingeraftryks-id eller gennem ansigtsgenkendelse.
Microsoft hævder, at 2FA effektivt forhindrer 99,9 % af angrebene på konti. Det bør altid være en vigtig del af dit forsvar mod cybersikkerhedsangreb på bestyrelsesniveau.
Spørgsmål, du bør stille for at få fastslået sikkerhedslegitimationsoplysninger for en leverandør af bestyrelsesportaler til nonprofitorganisationer
Når du vurderer bestyrelsesportalsoftware til nonprofitorganisationer, bør du også stille nogle andre vigtige sikkerhedsspørgsmål for at fastslå, om den løsning, I bruger, har de rette foranstaltninger på plads.
Disse spørgsmål bør omfatte.
- Er alle data, der bevæger sig inden for portalen, krypteret?
- Hvor lagres dataene?
- Er der backup-servere?
- Har bestyrelsesportalleverandørens sikkerhed nogensinde været i fare?
- Har bestyrelsesportalens mobilapp et skjold mod hackere?
- Hvor ofte udfører leverandøren test af tredjepartsindtrængning og sikkerhed?
- Har leverandøren afsat ressourcer til sikkerhed og beskyttelse af persondata?
- Bliver softwaren til bestyrelsesportalen regelmæssigt revideret af uafhængige og anerkendte revisorer?
Troværdige leverandører af bestyrelsesportaler til nonprofitorganisationer vil fremlægge dokumentation for akkrediteringer eller certificeringer. De bør også klart angive, hvor ofte deres systemer revideres uafhængigt af hinanden, hvem der foretager revisionen, og være villige til at dele disse rapporter med dig. Få mere at vide om vurdering af din leverandørs sikkerhedsopsætning ved at læse vores guide til Lagring af bestyrelsesdata.
Spørgsmål, du bør stille om ydeevne, historik og support for bestyrelsesportaler til nonprofitorganisationer
Før du beslutter dig for, hvilken udbyder af bestyrelsesportalsoftware til nonprofitorganisationer du skal vælge, er det også vigtigt at læse anmeldelser fra kunder. Det kan fortælle dig, hvad andre kunder synes om at arbejde med den udbyder, du har i tankerne. Det vil også hjælpe dig med at finde ud af, hvilket supportniveau de yder.
Stil følgende spørgsmål for at evaluere din potentielle leverandørs samlede historik af resultater, og om de opfylder nonprofitorganisationernes specifikke behov.
- Har leverandøren detaljerede kundereferencer for nonprofitorganisationer?
- Hvad er deres frekvens for fornyelse af kunder og kundeafgang for nonprofitorganisationer (og generelt)?
- Hvad er ekspeditionstiden for supportopkald?
- Hvilke sprog taler leverandørens supportmedarbejdere flydende?
- På hvilke markeder har leverandøren lokale kontorer?
- Hvad er leverandørens supportaftaler?
En anden måde at måle omdømmet for en leverandør af bestyrelsesportaler til nonprofitorganisationer er at se på vedkommendes priser og akkrediteringer. Har de nogen? Hvilke institutioner er de fra? Jo mere bevis der er for positiv feedback fra upartiske kilder, jo større chance vil du have for at træffe et informeret valg.
Læs mere
Vi håber, at du finder denne guide i at vælge en bestyrelsesportal til nonprofitorganisationer nyttig. Tag næste skridt ved at booke en prøveperiode på en gratis bestyrelsesportal til nonprofitorganisationer
Med den fortsatte økonomiske uvished, der sandsynligvis vil gøre de næste 12 måneder til endnu en udfordrende periode for nonprofitbestyrelser, er du muligvis også interesseret i vores eBook om Bestyrelseslokalet i 2023: 5 tendenser, som du skal reagere på nu.
