Tehokkaan hallitustiimin viisi peruskiveä

Mitä yhtiön hallitus tekee

Hallitus on vastuullinen elin, joka tekee päätöksiä ja linjaa yhtiön strategiaa ja toimintoja. Hallituksen jäsenet nimitetään tai valitaan turvaamaan osakkeenomistajien etuja, ohjaamaan liiketoimia ja varmistamaan, että yritys täyttää oikeudelliset ja taloudelliset velvoitteensa. Hallitus valvoo käytäntöjä ja strategisia lähestymistapoja sekä tukee toimitusjohtajaa yrityksen johtoryhmien johtamistyössä. 

Yhtiön hallituksen jäsenten vastuulle kuuluvat seuraavat asiat:

• rakenteellisten ja strategisten suunnitelmien määritys ja toteutus
• taloudellisen suorituskyvyn valvominen ja vastuuvelvollisuus osakkeenomistajille 
• organisaation toimeenpanevan johdon valvonta
• organisaation mission ja arvojen luonti ja johtaminen.

Kuten Institute of Directors toteaa, hallitustiimien on harkittava riskinottoa ja tehtävä tasapainoisia yhtiön kehittämiseen liittyviä päätöksiä. Tehokas hallitus luo kasvua edistävät puitteet ja delegoi tarpeen mukaan tehtäviä ylemmälle johdolle. Hallitus näkee kokonaiskuvan ja ohjaa laatimiensa tavoitteiden ja vision saavuttamiseen tarvittavaa prosessia.

Lyhyesti sanottuna hallituksen jäsenen vastuuta ei pidä ottaa kevyesti, sillä tehtävä voi usein edellyttää taitoa ratkaista haastavia ja kiperiä kysymyksiä. Erilaisten vaatimusten vuoksi hallitukset voivatkin olla monenmuotoisia, ja vaikka eri puolilla Eurooppaa on oikeudellisia ja kulttuurisia eroja, tehokkaan yhtiön hallituksen ydinominaisuudet ovat kuitenkin samoja. 

Hallituksen on oltava samanaikaisesti yrittäjähenkinen ja edistettävä liiketoimintaa sekä valvottava sitä viisaasti.
Institute of Directors

1. Monipuoliset taidot

Yksi tärkeimmistä menestykseen vaikuttavista tekijöistä on hallituksen muodostavien henkilöiden taidot ja kokemus. Hallituksen jäsenten vastuut ovat moninaiset, ja hallituksen tehtävien täytyy heijastaa organisaation arvoja, intressejä ja strategisia prioriteetteja. 

Talousosaaminen on olennaista

Sekä julkisille että yksityisomistuksessa oleville yrityksille on ratkaisevan tärkeää ohjata ja tukea taloudellista suorituskykyä siten, että yhtiö saavuttaa voittoa ja kasvua. Myös voittoa tavoittelemattomien järjestöjen on luotava ja ylläpidettävä varainhankintaa, jotta toiminnan jatko voidaan turvata.

Organisaatiorakenteesta riippumatta johtajat, jotka osaavat tulkita oikein tilinpäätöksiä ja budjetteja, osaavat myös ennakoida paremmin tuloksia, arvioida riskejä ja ehkäistä pidemmän aikavälin arvoa heikentäviä tilanteita. Tällaisia tilanteita voivat olla liiallinen tai huonosti hoidettu velka, virheelliset fuusiot ja yritysostot tai huonosti harkitut ja kasvua rajoittavat päätökset. 

Vaikka organisaation taloudellisen vakauden edistäminen on olennainen osa yhtiön hallituksen jäsenten vastuuta, sillä voi olla myös vakavia henkilökohtaisia seurauksia. 

Rangaistukset huonosta taloudenhoidosta voivat olla merkittäviä useissa maissa ja oikeudellisilla alueilla, ja hallituksen jäsenet vastaavat henkilökohtaisella omaisuudellaan arviointivirheistä ja tahallisista taloudellisista väärinkäytöksistä. Jokaisen hallituksen jäsenen on ymmärrettävä täysin sitoumuksensa ja hänellä on oltava tarvittavat taidot niin organisaation kuin omienkin etujensa turvaamiseen. 

Visionäärinen johtajuus 

Hallituksen tehtävät edellyttävät henkilöitä, jotka osaavat visioida organisaation strategisen suunnan unohtamatta kuitenkaan pienempiä seikkoja, jotka voivat ovat edistyksen tiellä. Kun yhdistetään luovuus ja analyyttinen ajattelu sekä empatia ja liiketoimintaosaaminen, löydetään keinot kasvun esteiden poistamiseen. 

Myös tiimin ja työntekijöiden motivointi on erittäin tärkeää. Edellytyksenä tälle on halu kuunnella muita, sinnikkyys ja keskittyneisyys sekä harkitun riskinoton tukeminen. Nämä ominaisuudet ovat luontaisia menestyneille johtajille ja yhtiöiden hallituksille – organisaatiosta riippumatta.

Päätöksentekotaidot

Hallitustyöskentelyn luonteeseen kuuluu luonnollisesti se, että päätöksiä on tehtävä paljon. Osa päätöksistä vaikuttaa päivittäiseen toimintaan ja osa ohjaa suurempaa kokonaisuutta, mutta kaikkien perustana on hallituksen keskustelu ja hyväksyntä.

Vaikeiden asioiden käsittely diplomaattisesti ja käytännöllisesti on ihmissuhdetaito, jonka saavuttaa usein kokemuksen myötä. Tästä johtuen hallituksen päätöksentekotyyliin voivat vaikuttaa monet tekijät, kuten sen jäsenten kokemustaustat ja toimikausien pituudet. Kun nimitetään hallituksen jäsentä, on tärkeää ymmärtää kyseisen henkilön lähestymistapa päätöksentekoon. Tämä auttaa välttämään yhteenottoja ja ongelmia myöhemmin.

Viestintä on valttia

Kaikkien hallituksen jäsenten on oltava tehokkaita viestijöitä. Kuten muissakin tiimeissä, vahvat suulliset ja kirjalliset viestintätaidot ovat olennainen osa asioiden hoitoa ja helpottavat hallituksen päivittäistä työtä. Hallituksen tehtävien luonne ja päätöksenteko edellyttävät puhumisen ja kuuntelemisen välistä tasapainoa, ja subjektiivinen arviointi on jätettävä kokoushuoneen ulkopuolelle. 

Välillä on epäilemättä hetkiä, jolloin on tehtävä vaikeita päätöksiä ja tiedotettava niistä organisaatiolle. Usein näiden päätösten saamaan vastaanottoon vaikuttaa suurelta osin tapa, jolla niistä on viestitty. Erityisesti ne johtajat, jotka osaavat sopeuttaa viestintätyyliään kohdeyleisön mukaan, onnistuvat todennäköisemmin vakuuttamaan työntekijät ja motivoimaan heitä.  

Monet johtajat miettivät, onko heidän yhtiönsä hallituksen jäsenillä oikeanlaiset taidot, kokemus ja tausta, jotka auttavat ohjaamaan yrityksiä nykypäivän epävarmassa ilmapiirissä. Johtajat viittaavat erityisesti pitkään toimineiden hallituksen jäsenten haluttomuuteen jäädä eläkkeelle ja näkevät tämän esteenä hallituksen monimuotoisuudelle.
Board Effectiveness: A survey of the c-suite, PwC & The Conference Board

2. Hallituksen kehittyvä kokoonpano

Hallituksen monimuotoisuus ja sen vaikutus suorituskykyyn ovat jo vuosia aiheuttaneet kiihkeitä keskusteluja. Useimmat analyytikot viittaavat siihen, että hallitustiimien tehokkuus paranee, jos niihin kuuluu eri sukupuolia sekä erilaisia kulttuurisia ja etnisiä taustoja edustavia henkilöitä. 

Vuoden 2018 raportissaan, McKinsey & Company vahvisti yhteyden hallituksen monimuotoisuuden ja parantuneen taloudellisen tuloksen välillä. Yritykset, joiden hallituksissa oli jäseniä erilaisista etnisistä ja kulttuurisista taustoista, olivat 33 % todennäköisemmin kannattavampia. Naisvaltaiset hallitukset onnistuivat puolestaan 27 % todennäköisemmin muita yrityksiä paremmin yleisessä arvonluonnissa. 

Monimuotoisuuden edut eivät ole kuitenkaan pelkästään kaupallisia. Koska monimuotoinen hallitus noudattaa todennäköisemmin tasa-arvoa koskevia käytäntöjä, se on myös vähemmän altis mahdollisille syrjintäkanteille. Tämä tekee yrityksestä turvallisemman kohteen potentiaalisille sijoittajille. Lisäksi, kun hallituksen jäsenten asemissa on taustaltaan erilaisia ihmisiä, saadaan tuoreita näkökulmia, jotka voivat auttaa synnyttämään uusia ideoita ja innovaatioita. 

Huolimatta monimuotoisuutta puoltavista todisteista, Euroopan komission mukaan naisten osuus hallitusten jäsenistä on edelleen vain 30,6 % ja hallitusten puheenjohtajista vain 8,5 %. Vaikka naisten määrä johtotasolla on parantunut viimeisen vuosikymmenen aikana, naisilla on edelleen vaikeuksia päästä yhtiöiden hallituksiin. Tavoitteenaan muuttaa tämä tilanne EU on hyväksynyt päätöksen, joka edellyttää, että pörssiin listautuneiden yhtiöiden hallituksissa on oltava 40 % naisia kesään 2026 mennessä.

Yritykset, joiden hallituksissa oli jäseniä erilaisista etnisistä ja kulttuurisista taustoista, olivat 33 % todennäköisemmin kannattavampia
Delivering growth through diversity, McKinsey &Co

3. Parantamisen kulttuuri

Muiden tiimien tavoin myös yhtiön hallituksen tulisi pohtia säännöllisesti suorituskykyään tunnistaakseen parannuskohteet. Tarkastelemalla hallituksen kokoonpanoa, työskentelytapoja ja sen suhdetta osakkeenomistajiin, voidaan oivaltaa toimivia keinoja tehokkuuden ja vaikuttavuuden lisäämiseen. 

Vaikka hallitusten arvioinnit ovat yleistymässä, useimmissa maissa on tähän liittyen ennemminkin ohjeita tai suosituksia kuin oikeudellisia vaatimuksia. Esimerkiksi Yhdistyneessä kuningaskunnassa Financial Reporting Council suositteleeFTSE 350 -yrityksille hallituksen tuloksen arviointia vähintään joka kolmas vuosi, mutta virallisista ohjeista riippumatta Enron-skandaalin ja Lehman Brosin romahduksen kaltaiset tapahtumat ovat lisänneet hallitusten toiminnan ja pätevyyden tarkastelua. Tämän seurauksena osakkeenomistajat odottavat nyt aiempaa enemmän säännöllistä itsearviointia ja ulkoista palautetta.

Vaikka prosessit vaihtelevat, sisäisen ja ulkoisen arvioinnin yhdistelmä on hyödyllinen, mukaan lukien johtoryhmät, auditoijat ja ulkoiset sidosryhmät, osakkeenomistajat ja työntekijöiden edustajat. Arvioinnit toteutetaan tyypillisesti kyselylomakkeella, ja tarkasteltavia osa-alueita ovat seuraavat:

• Hallituksen tehokkuus – palaute hallituksen jäsenten, ylemmän johdon ja osakkeenomistajien suorituskyvystä. 
• Käytäntöjen noudattaminen – vihreiden ja ympäristösitoumusten, sosiaalisen vastuun, kyberturvallisuuden hallinnan, riski- ja sijoitusasenteiden tarkastelu.
• Suhdedynamiikka – osakkeenomistajien, työntekijöiden ja sisäisten sekä ulkoisten ja sisäisten kanssa käytävän viestinnän arviointi.

• Hallituksen kokoonpano – hallituksen tehtävien ja niiden rakenteen, monimuotoisuutta ja osallisuutta koskevan lähestymistavan tarkastelu.

• Hallinto ja vaatimustenmukaisuus – hallituksen asiakirjojen, kokousten, käytännesääntöjen, etiikan ja jäsenten standardien arviointi.

Hallitukset, jotka arvioivat säännöllisesti suorituskykyään, kokoonpanoaan ja hallintoprosessejaan, ovat tehokkaimpia ja vaikuttavimpia

4. Prosessien ja tehtävien automatisointi

Hallituksen jäsenet käyttävät jopa 250 tuntia vuodessa hallitustyöskentelyyn, ja koska he toimivat usein muissakin tehtävissä, voidaan tehokkuutta parantaa merkittävästi löytämällä keinoja tehtävien ja prosessien automatisointiin. 

Hallituksen tehtäviä  ajatellen suunnitellut ohjelmistot auttavat tekemään pienet asiat hyvin – ne nopeuttavat prosesseja, helpottavat etätyötä ja sujuvoittavat kokousjärjestelyjä. Erilaiset ominaisuudet, kuten asiakirjojen digitaalinen jakaminen, suojattu viestintä, sähköiset allekirjoitukset sekä digitaaliset kokoukset ja esityslistat, voivat lisätä tuottavuutta helpottamalla rutiineja ja antamalla hallituksen jäsenille mahdollisuuden keskittyä strategisiin kysymyksiin. 

Hallituksen automaatiotyökalut tarjoavat myös edistyneitä turvaominaisuuksia, joiden avulla luottamukselliset asiakirjat ja tiedot voidaan säilyttää turvallisesti yhdessä paikassa, ja ne ovat aina käytettävissä paikasta ja laitteesta riippumatta. Kun hybridityöskentely ja digitaaliset hallituksen kokoukset ovat lisääntyneet, hallitusohjelmistoilla on ollut tärkeä rooli yhtiön hallitusten tukena kohti tehokkaampia työskentelyrakenteita. 

Hallitusohjelmistot ja automaatiotyökalut auttavat johtajia hoitamaan rutiinitehtävät hyvin, jolloin vapautuu aikaa keskittyä strategisiin ja operatiivisiin kysymyksiin

5. Pidemmälle katsovat hallitukset

   
   Hallituksen tehokkuudessa ei ole kyse vain operatiivisten päätösten tekemisestä tai budjettien hyväksymisestä. Dynaamisimmat hallitukset katsovat seuraavan kokouksen esityslistaa pidemmälle ja miettivät ennakoiden esimerkiksi seuraajia ja monimuotoisuutta. 

Vaikka yleisesti ajatellaankin kokemuksesta olevan hyötyä, ja jäsenet voivat istua hallituksessa keskimäärin jopa yhdeksän vuotta, toimikauden pituus herättää yhä enemmän huolta ja sitä saatetaan pitää riskinä etenkin aiempaa monimuotoisemmalle ja osallistavammalle hallitukselle. Itse asiassa 60 % johtajista uskoo pitkäaikaisten hallituksen jäsenten rajoittavan hallituksen pyrkimyksiä monimuotoistua, ja 53 % uskoo pitkäaikaisten jäsenten rajoittavan yleisesti suorituskykyä. 

Näiden haasteiden ratkaiseminen edellyttää, että luodaan seuraajasuunnitelma, joka on yhtä tärkeä osa hallituksen strategiaa kuin myynti- ja markkinointisuunnitelmakin. Ennakoivalla lähestymistavalla on useita etuja, kuten ryhmäajattelun estäminen uusien näkökulmien avulla ja varautumissuunnitelman luominen hallituksen jäsenen äkillisen eroamisen tai lähdön varalle. 

Vaikka monilla yhtiöiden hallituksilla onkin jäsenten palvelusaikaa sääteleviä sääntöjä, on tärkeää, että uusien kykyjen tunnistamista varten on olemassa varasuunnitelma, joka ei perustu pelkästään senhetkisten jäsenten henkilökohtaisiin verkostoihin. Muuttuvaan liiketoimintaympäristöön sopeutuva ja hallituksen edustusta parantava strategia on avain kaikkein tehokkaimpiin hallitustiimeihin, ja se tulisikin nähdä yhtenä yhtiön hallituksen jäsenten vastuuna. 

Hallitusten tulisi pyrkiä muokkaamaan seuraajasuunnitteluaan kohti strategista lähestymistapaa. Strateginen lähestymistapa tuo etuja hallituksen suorituskyvylle ja lisää osakkeenomistajien pitkän aikavälin arvoa
The Road to Strategic Board Succession, PwC & Spencer Stuart

Yhteenveto

Tehokkaimmat yhtiöiden hallitukset ovat ketteriä. Ne mukautuvat ja kasvavat strategisten prioriteettien, kehittyvien toimintaympäristöjen ja muuttuvien kulttuuristen odotusten mukana. 

Hallituksen jäsenten  tehtävä on löytää tasapaino yrityksen eteenpäin viemisen sekä sen taloudellisen ja oikeudellisen aseman turvaamisen välillä. Tasapainoilu on usein herkkää, ja joskus organisaatio voi joko rajoittaa kasvuaan liialla varovaisuudella ja pysähtyneisyydellä tai ylittää rajansa väärien ja huonosti hoidettujen pyrkimysten vuoksi. 

Toimintaympäristöjen kehittyessä ja osakkeenomistajien vaatimusten tiukentuessa tehokkaimmat hallitustiimit osaavat ottaa askeleen taaksepäin ja tarkastella säännöllisesti kokoonpanoaan, työskentelytapojaan ja käytäntöjään. Joukosta erottuvat hallitukset, jotka reagoivat ylemmältä johdolta, työntekijöiltä ja osakkeenomistajilta saamaansa palautteeseen. Muita paremmin menestyvät hallitukset, jotka osaavat ottaa monimuotoisuuden huomioon ja suunnitella johdonmukaisesti tulevaisuutta. Koska organisaation missio ja tarpeet muuttuvat ajan myötä, jatkuvan suorituskyvyn arvioinnin pitäisi johtaa jatkuvaan parantamiseen ja strategiseen sopeutumiskykyyn. 

Jos haluat lisätietoja hallituksen tehokkuudesta, kuten hallituksen jäsenten, sihteerien ja ylemmän johdon työskentelysuhteiden parantamisesta, lue Kattava opas nykyaikaiseen ja tehokkaaseen hallitustyöskentelyyn.