Pyydä esittely

ANNA YHTEYSTIETOSI, NIIN OTAMME YHTEYTTÄ!
      Englanninkielinen uutiskirjeemme lähetetään 2-4 kertaa vuodessa. Voit lopettaa tilauksen milloin vain.

DIGIAJAN HALLITUS TYÖSKENTELEE SUJUVASTI HALLITUSPORTAALISSA

Hallitusportaali sujuvoittaa hallituksen jäsenten, johtoryhmän ja muiden sidosryhmien työtä. Asiakirjat ovat koko ajan käytettävissä verkon kautta tai ilman verkkoyhteyttä. Suojattu ja käyttäjäystävällinen ratkaisu toimii verkkoselaimen tai iPad-/iPhone-sovelluksen kautta.

Hallitusportaali on korvaamaton työkalu niin ennen hallituksen kokousta, kokouksen aikana kuin sen jälkeenkin. Hallitusportaalissa hallitusasiakirjojen jakelu hoituu aiempaa nopeammin, edullisemmin ja turvallisemmin. Myös kokousten valmistelu ja niiden jälkeiset toiminnot sujuvat tehokkaasti. Kutsujen lähettäminen kokouksiin ja kokousten läpivienti on helppo toteuttaa portaalin avulla.

Lisäämme säännöllisesti uusia ominaisuuksia käyttäjien toiveiden mukaan.

“Hallitusmateriaalin hallitsemiseen käytetty aika on puoliintunut sen jälkeen, kun otimme Admincontrolin hallitusportaalin käyttöön.”

Janika Vilkman
Lakiasiainjohtaja, Delete Group

Kokeile 30 päivää

Kokeile ilmaiseksi 30 päivää

Täytä lomake
      Englanninkielinen uutiskirjeemme lähetetään 2-4 kertaa vuodessa. Voit lopettaa tilauksen milloin vain.

HYÖDYT

Käyttäjäystävällinen tiedonvaihto hallituksen, tilintarkastajien, valiokuntien, omistajien ja muiden käyttäjäryhmien välillä.

Palvelu toimii verkkoselaimella ja iPad/iPhone-sovelluksella.

Luottamuksellisten asiakirjojen arkistointi ja jakelu turvallisesti.

Yhteinen digitaalinen arkisto aina käytettävissä.

Joustavan ja skaalautuvan ratkaisun voi helposti laajentaa tytäryhtiöille, valiokunnille, työryhmille ja muille käyttäjäryhmille.

Dokumentteihin säilyy täysi kontrolli.

Mahdollisuus työskennellä paperittomasti ja tehokkaasti.

Asiakirjoja voi tarkastella koska tahansa – verkkoyhteydellä tai ilman verkkoyhteyttä.

Kokouskutsut ja asiakirjat eivät huku sähköposteihin.

Dokumenttien kommentointi, muistiinpanojen tekeminen ja merkintöjen lisääminen helppoa.

Kaikki dokumentit löytyvät yhdestä tietokannasta. Haut myös tekstin sisälle onnistuvat!

Yksillä tunnuksilla pääsy kaikkiin dokumentteihin, jotka liittyvät tehtäviisi eri yrityksissä.

Asiakirjojen jakelu turvallista ja nopeaa.

Esityslistojen luonti ja kokouskutsujen lähetys nopeaa ja kätevää.

Kaikista toimenpiteistä jää merkintä lokeihin.

Muutosten tekeminen jaettuihin asiakirjoihin helppoa.

Arkaluonteisten tietojen vaihto ja keskustelu turvallista.

Käyttöoikeuksien hallinta sujuu vaivattomasti.

Matti Mäkinen 14:33

Oletko ehtinyt katsoa seuraavan hallituksen kokouksen materiaalin? Yritykselle on aukeamassa varsin lupaavia uusia mahdollisuuksia esityslistan viidenteen kohtaan liittyen.

Anne Laine 14:37

Olen juuri käymässä sitä läpi. Suoraan sanottuna asiassa on vielä muutama ratkaistava haaste, mutta odotan todella asiasta käytävää keskustelua ensi viikolla.

HYVIN INFORMOITU HALLITUS TEKEE PAREMPIA PÄÄTÖKSIÄ

Hallitusportaalin avulla voi digitoida koko kokousprosessin. Portaalissa voi suunnitella vuoden kokousaikataulun ja esityslistat, kutsua kokoukset koolle, jaella asiakirjat, valmistella kokoukset, käydä salattuja keskusteluja, pitää kokouksia ja allekirjoittaa pöytäkirjat. Yritys säästää aikaa ja rahaa ja hallituksen jäsenet ja muut käyttäjät ovat tyytyväisiä. Tärkeät päätöksentekijät, hallitus ja johtoryhmä ovat paremmin informoituja, valmistautuvat paremmin ja tekevät parempia päätöksiä.
Lue lisää

Admincontrolin lähtökohtana oli alun perin hallituksen asiakirjojen digitointi ja suojaus. Paperipohjaiset toimintatavat ovat kalliita ja aikaa vieviä. Sähköpostiin perustuvat prosessit ovat haavoittuvia ja tehottomia. Tämä periaate on edelleen hallitusportaaliratkaisun ydin, mutta vuosien varrella ratkaisua on kehitetty edelleen. Nykyään puhumme koko hallituksen kokousprosessin digitoinnista. Vuoden kokousaikataulun suunnittelu, esityslistojen valmistelu digitaalisesti, kokousten koolle kutsuminen, asiakirjojen jakelu, kokousten valmistelu, salatut keskustelut, kokousten pitäminen ja pöytäkirjan allekirjoitus. Admincontrolin tavoitteena on kaikkien näiden toimintojen tukeminen. Yritys säästää aikaa ja rahaa ja hallituksen jäsenet ja muut käyttäjät ovat tyytyväisiä. Tärkeät päätöksentekijät, hallitus ja johtoryhmä ovat paremmin informoituja, valmistautuvat paremmin ja tekevät parempia päätöksiä yritykselleen.

Bilde av en iPad med innlogging til en styreportal. En styreportal gir mer effektivt styrearbeid.

MIHIN HALLITUSPORTAALI SOPII?

Admincontrolin hallitusportaali on muutakin kuin korvaamaton hallitustyöskentelyn työkalu. Se sopii kaikkiin tilanteisiin, joissa tarvitaan tehokasta vuorovaikutusta ja asiakirjojen jakamista.

Hallitusportaalia voi käyttää esimerkiksi:

  • Johtoryhmän sisäisessä työskentelyssä
  • Ulkoisten tarkastajien kanssa työskenneltäessä
  • Henkilöstöhallinnossa, rahoituksessa ja yrityksen muilla osastoilla, jotka käsittelevät arkaluonteisia tietoja
  • Valiokunta- ja työryhmätyöskentelyssä
  • Omistajien ja sijoittajien välisessä viestinnässä.

YKSITYISYYS JA TIETOSUOJA

Huomioimme tietoturvan jatkuvasti kaikilla tasoilla: tuotekehityksestä ja päivittäisistä toiminnoista aina laitteiston käytöstä poistoon. Admincontrol täyttää kaikki tietosuojalainsäädännön ja yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.
TURVASSA JA SUOJATTUNA

Turvallisuustoimenpiteemme takaavat, että asiakkaan tiedot tallennetaan turvallisesti ja niitä pääsevät käyttämään vain rekisteröidyt käyttäjät, joilla on aktiiviset käyttäjätunnukset. Jos offline-tietoa sisältävä laite katoaa, tiedot voidaan tuhota helposti etäpoistotoiminnolla. Kaikille Admincontrolin työntekijöille on tehty huolellinen taustan tarkistus, ja heidät voidaan haluttaessa liittää asiakkaan sisäpiiriluetteloon.

Lue lisää

TURVATOIMENPITEET

Turvatoimenpiteet ja sisäinen valvonta Admincontrolilla perustuvat ISO 27001:2013 -sertifiointiimme ja ovat sovellettavan lainsäädännön ja turvallisuusvaatimusten mukaisia.
Itsenäiset, sertifioidut auditoijat tekevät Admincontrolilla vuosittain ISAE 3402 tyyppi II -auditoinnit. He varmistavat sisäisen valvonnan toimivuuden ja takaavat, että turvatoimemme on toteutettu asianmukaisesti ja että niitä noudatetaan jatkuvasti.

Järjestelmäkehitys
Admincontrol noudattaa kehitystyössään turvallisen kehityksen OWASP-ohjeistusta sekä OWASP ASVS -standardia turvallisuuden tarkastamiseen sovellustasolla. Admincontrol testaa tuotantojärjestelmien ja sovellusten turvallisuuden säännöllisesti. Admincontrol käyttää Microsoft® .NET 4.0 -teknologiaa turvallisten verkkosovellusten kehittämiseen. Kaikki tiedot tallennetaan Microsoft® SQL -palvelimelle.

Pääsyoikeuksien valvonta
Jokaisella käyttäjällä on yksilöllinen käyttäjänimi ja salasana, jotka on syötettävä joka kerta, kun käyttäjä kirjautuu sisään. Salasanaa ei tallenneta tietokantaan selväkielitekstinä. Admincontrol tallentaa yksisuuntaisesti salatut salasanat käyttämällä turvallisia ja tunnustettuja algoritmeja, mikä takaa korkeimman mahdollisen salasanasuojauksen. Lisäksi palvelu vaatii halutessanne kaksinkertaisen tunnistautumisen: sisään kirjautuakseen käyttäjän tulee syöttää myös matkapuhelimeen lähetetty automaattisesti luotu kertakäyttöinen koodi. Pohjoismaisille käyttäjille tarjoamme myös tunnistuksen, joka perustuu kansallisiin eID-ratkaisuihin, kuten BankID (Norja ja Ruotsi), NemID (Tanska) ja mobiili-BankID.


Kun käyttäjille myönnetään käyttöoikeus portaaliin, kaikki tiedot käyttäjänimeä ja salasanaa myöten salataan uusinta tekniikkaa edustavan TLS-salauksen avulla. Tämä tehokas salaus suojaa asiakirjat ja muut tiedot, kun niitä lähetetään laitteiden ja palvelimen välillä. Lisäksi kaikki sovellukseen tallennetut tiedot suojataan AES256-salauksella.

Käyttöoikeudet ovat rooliperusteisia, ja käyttöoikeudet annetaan kansiotasolla. Kaikki tiedot on liitetty kansioihin – myös kokouksia ja päätöksiä koskevat yksityiskohdat. Jotta käyttäjälle voidaan antaa tietty rooli, asiakkaan käyttäjän ja järjestelmänvalvojan on annettava oikeudet kyseisille käyttäjille tai pyydettävä apua Admincontrolin henkilöstöltä. Admincontrol ei myönnä oikeuksia tarkistamatta, että pyyntö tulee valtuutetulta käyttäjältä, jonka asiakkaan organisaatio on hyväksynyt.

Asiakirjojen suojaus
Kaikki asiakirjat säilytetään salatussa tallennusratkaisussa, ja niihin pääsee vain Admincontrolin sovellusten kautta. Kaikki asiakirjat luetaan lukuohjelmassa, joka ei jätä jälkiä asiakirjasta asiakkaan laitteelle. Lukuohjelman välimuisti tyhjennetään, kun asiakirja suljetaan. Kaikki muut tiedostotyypit käsitellään tavallisina tiedostoina ja liitteinä, ja ne voidaan ladata luettavassa muodossa. Admincontrol takaa, ettei asiakirja jätä digitaalista jälkeä asiakkaan laitteelle. Asiakkaan järjestelmänvalvoja voi hallinnoida kunkin asiakirjan tulostusoikeuksia ja valita, onko asiakirja ladattavissa vai ainoastaan luettavissa lukuohjelmaa käyttämällä.

Turvallisuus datakeskuksissa
Admincontrolin palvelimet on sijoitettu turvallisiin datakeskuksiin, jotka täyttävät kaikki nykyaikaiset turvallisuus- ja ympäristövaatimukset. Niillä on ISO-sertifiointi. Palvelinympäristössä käytetään uusinta tekniikkaa edustavia ratkaisuja. Käytämme vain markkinoiden johtavien valmistajien laitteistoja, ohjelmistoja ja välitason ohjelmia.

Datakeskuksen huoneissa on lisäsuojaksi:
• ympärivuorokautiset miehitetyt turvallisuuspalvelut
• valvontajärjestelmä: esimerkiksi kosteuden, lämpötilan ja tulipalon tunnistimet
• CCTV-videovalvonta
• murtovarkaudet estävä kulunvalvonta
• generaattorilla varustettu varavirtajärjestelmä
• automaattiset sammutusjärjestelmät

Käyntiä rakennuksiin ja huoneisiin valvotaan kulunvalvontajärjestelmän avulla ja kaikki käynnit kirjataan. Huoneiden kaikilla ovilla on videovalvonta. Vain valtuutetut Admincontrolin työntekijät pääsevät käsiksi fyysiseen laitteistoon, jolla portaali toimii.

Turvallisuuden valvonta ja testaus
Sovelluslokiin kirjataan kaikki käyttäjien toiminta mukaan luettuna tarkka aika, IP-osoite, käyttäjänimi sekä tieto siitä, onnistuiko sisäänkirjautuminen vai ei. Lisäksi lokiin kirjataan asiakirjojen, kokousten tai tehtävien luonti, avaus, muokkaus sekä poisto. Myös kaikki palvelimessa ja käyttöjärjestelmässä suoritetut toiminnot kirjataan.

Kaikki palvelimille tuleva ja niiltä lähtevä liikenne kulkee korkeatasoisten palomuurien ja liikennelokien kautta. Kaikkea liikennettä valvotaan reaaliaikaisesti, jotta mahdolliset uhat voidaan havaita ja estää (IDS/IPS-ratkaisu). Turvallisuusasiantuntijat analysoivat kaikki tunnistusjärjestelmästä tulevat hälytykset turvallisuuskeskuksessa, jossa on ympärivuorokautinen miehitys vuoden jokaisena päivänä.

Admincontrol tilaa säännöllisin välein kattavat turvallisuusanalyysit ja suojaustestauksen ulkopuoliselta, itsenäiseltä IT-turvayhtiöltä. Analyysi kattaa sekä portaaliin liittyvät sovellukset että infrastruktuurin. Tavoitteena on tunnistaa mahdolliset haavoittuvuudet ja heikkoudet, joita voisi käyttää mahdolliseen hyökkäykseen, sekä korjata mahdolliset heikkoudet niin nopeasti ja tehokkaasti kuin mahdollista.

LATAA

 

Ominaisuudet

Merkinnät ja kommentit

Tee merkintöjä, muistiinpanoja, kommentoi ja allekirjoita yhtä helposti ja luotettavasti kuin paperilla.

Arkistointi

Tee hakuja digitaalisesta arkistosta myös tekstin sisältä.

Äänestystoiminto

Valmistele ja suorita äänestys nopeasti.

Board Book

Lisää asialistaan suorat linkit käsiteltäviin asiakirjoihin. Tallenna esityslista ja käytä sitä uudelleen hallituksen vuosikellon mukaisesti.

Yhdet tunnukset

Pääset yksillä tunnuksilla kaikkiin dokumentteihin, jotka liittyvät tehtäviisi eri yrityksissä.

iPad- ja iPhone-sovellus

Käytä kaikkia asiakirjoja ja toimintoja kätevällä sovelluksella.

Offline-tila

Lataa asiakirjat iPad- ja iPhone-sovelluksen avulla ja työskentele ilman verkkoyhteyttä.

Viestien suojaus

Kaikki muistiinpanot, kommentit ja viestit suojataan.

Raportointi

Seuraa portaalin käyttöä kokonaisuutena ja yksittäisen käyttäjän tasolla.

Paras tietoturva

Käytämme markkinoiden parhaita tietoturvamekanismeja. ISO 2701:2013 -sertifioitu.

Tuki 24/7

Tuki on käytettävissäsi vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä.

Sähköinen allekirjoitus

Allekirjoita dokumentit sähköisesti – juridisesti sitovasti, turvallisesti ja nopeasti.

Pöytäkirja

Luo pöytäkirjat nopeasti ja helposti.

Yhteyshenkilö

Pyydä esittely!

ANNA YHTEYSTIETOSI, NIIN OTAMME YHTEYTTÄ!
      Englanninkielinen uutiskirjeemme lähetetään 2-4 kertaa vuodessa. Voit lopettaa tilauksen milloin vain.