Liiketoiminnan haasteet: Hallituksen itsearvioinnin ratkaiseva rooli

Kuka: Gyrid Ingerø

Gyrid Ingerø on kokenut hallitusten jäsen ja sijoittaja, joka toimii tällä hetkellä Telenor ASA:n hallituksen varapuheenjohtajana sekä hallitustehtävissä Höegh Autoliners ASA:ssa, Gjensidige ASA:ssa, Kongsberg Digital ASA:ssa, Kitron ASA:ssa, KID ASA:ssa, Itera ASA:ssa ja Flytogetissa. Viime aikoihin asti Ingerø toimi Kongsberg Gruppen ASA:n johtoryhmän jäsenenä ja talousjohtajana. Kongsberg Gruppen ASA on johtava maailmanlaajuinen teknologiayritys, jolla on toimintaa 40 maassa. Ingerøllä on yli 30 vuoden kokemus rahoituksesta, tilintarkastuksesta, saneerauksista ja rahoitusneuvonnasta ylimmän johdon tasolla, ja hän on toiminut useissa eri hallitustehtävissä pörssi- ja konserniyhtiöissä.

Kertoisitko meille kokemuksestasi ja taustastasi hallitustyössä?

Aloitin urani talousjohtajana pääomasijoitusyhtiössä, jossa toimin portfolioyhtiöidemme hallituksissa, vastasin johtamiskoulutuksesta ja toimin siltana omistajien ja niiden yritysten välillä, joihin olimme sijoittaneet. Vastasin myös hallitusten kokousten ja yhtiökokousten pöytäkirjoista. Kun Norja vuonna 2004 määräsi, että 40 prosentin pörssiyhtiöiden hallitusten jäsenistä on oltava naisia, olin yksi harvoista pörssiyhtiön johtotehtävissä tuolloin toimineista naisista.

Sen jälkeen olen ollut pörssiyhtiöissä erilaisissa hallitustehtävissä. Viimeisten 12 vuoden aikana minulla on ollut Telenor Norwayn ja Kongsberg Gruppenin talousjohtajana rooleja hallituksen puheenjohtajana ja jäsenenä ja olen vastannut tytäryhtiöiden sisäisistä hallituksista ja strategisesta suunnittelusta. Nämä moninaiset roolit ovat antaneet minulle laaja-alaista kokemusta siitä, miten erityishuomiota vaativiin paikallisiin haasteisiin vastataan ja miten vuoropuhelu eri toimijoiden välillä rakennetaan vahvaksi.

Millaista kokemusta sinulla on hallitustyön tehokkuuden kehittämisestä?

Ensinnäkin haluaisin korostaa hallituksen kokoonpanon merkitystä. On ratkaisevan tärkeää varmistaa, että hallituksen sisällä on hyvä tasapaino roolien, asiantuntemuksen ja taitojen välillä, jotta eri näkökulmat tulevat huomioiduiksi. Kaikilla hallituksen jäsenillä on oltava syvä ymmärrys organisaation liiketoimintamallista ja strategisesta suunnasta sekä vahva näkemys toimialasta, jotta arvoa voidaan tuottaa ja osakkeiden arvoa ylläpitää ja kasvattaa.

Hyvin valmistautunut ja ratkaisukeskeinen hallitus kykenee pitämään tehokkaita kokouksia ja tekemään järkeviä päätöksiä. Nykyisessä nopeasti muuttuvassa maailmassa tarvitaan oikea-aikaista ja turvallista viestintää hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten välillä.

”Säännöllisessä hallituksen itsearvioinnissa ei ole kyse vain vuosittaisista arvioinneista, vaan se on proaktiivista hallitustyön tehokkuuden ja vuorovaikutuksen parantamista.”

Kun hallituksen työskentelyä ja tehokkuutta kehitetään, toinen onnistumisen avaintekijä on olennaisen tiedon nopea saatavuus: jaettu arkisto, asiakirjojen turvallinen säilytys sekä sujuva viestintä eri roolien ja keskeisten sidosryhmien välillä. Admincontrolin hallitusportaali tarjoaa hallitustyöskentelylle alustan, joka on räätälöity hallitustyön kaikkia osa-alueita varten ja joka mahdollistaa tehtävien tehokkaan hoitamisen ja viestinnän.

Mitä hallitustyön tehokkuuteen liittyviä haasteita hallitukset mielestäsi kohtaavat nykyään? Oletko kohdannut haasteita omassa hallitustyöskentelyssäsi?

On haastavaa mutta tärkeää, että hallituksen kokoonpano on paras mahdollinen, jotta tiimityö toimii ja päätöksenteko on tehokasta. Hallituksessa on oltava jäseniä, joilla on vankkaa kokemusta yritysten lakisääteisistä tehtävistä, jotta hyvä hallintotapa toteutuu. Keskeistä on löytää oikea tasapaino substanssiasiantuntijoiden välille niin, että kaikki työskentelevät yhdessä yhteisen päämäärän eteen.

Nykypäivän hallitukset joutuvat toimimaan epävakaassa ja epävarmassa ympäristössä. Hallitukset yrittävät selviytyä näistä haasteista ja joutuvat samalla tekemään entistä monimutkaisempia päätöksiä. Teknologinen kehitys etenee nopeaa vauhtia ja luo samalla tarvetta esimerkiksi kyberturvallisuus- ja tekoälyosaamiselle. Riskienhallinta on otettava huomioon siinä, miten hallitus käy keskusteluja sekä miten ne työskentelevät, kommunikoivat, säilyttävät ja jakavat tietoa. Myös tekoälyn suhteen hallitusten on pysyttävä vauhdissa mukana. ESG:stä ja kestävästä kehityksestä on tulossa yhä dynaamisempi ja kriittisempi osa yritysten hallinto- ja ohjausjärjestelmiä, mikä edellyttää hallituksilta aikaa ja osaamista.

Voisitko vielä kertoa kokemuksistasi Admincontrolin käyttäjänä?      

Aloitin Admincontrolin käytön jo hallitustaipaleeni varhaisessa vaiheessa, ja tällä hetkellä käytän Admincontrolia kahdeksassa hallituksessa kymmenestä. Tehokas hallitustyö edellyttää nopeatempoisessa liiketoimintaympäristössä, että tietoa saa nopeasti, viestintä on turvallista ja yhteistyöskentely tehokasta. Mielestäni turvallinen ja juuri hallitustyön tarkoitusta varten kehitetty hallitusportaali parantaa merkittävästi yhteistyöskentelyä ja tehokkuutta. Lisäksi on hyvin tärkeää, että hallitusportaalia voi käyttää mobiililaitteilla toimivalla sovelluksella myös offline-tilassa. Tässä Admincontrol on mielestäni vertaansa vailla − se tarjoaa yhtenäisen alustan kaikille olennaisille tehtäville, joita eri hallituksissa ja rooleissa tarvitaan.

Se, että hallitusportaaliin saa myös hallituksen itsearvioinnin työkalun, antaa hallitustyöskentelyyn vielä lisää arvoa. Arvostan Admincontrolin hallitusarvioinnissa erityisesti laajaa kyselypatteristoa, joka kattaa kaikki hallitustyön osa-alueet. Itsearviointityökalu on ammattimainen ja hyvin jäsennelty, ja se kattaa kaikki keskeiset asiat, jotka on sisällytettävä arviointiprosessiin. Itse pidän erityisesti kehittymiskohteita koskevista avoimista kysymyksistä. Itsearviointityökalu on helppokäyttöinen sekä hallinnolle että hallituksen jäsenelle. Kuten sanottu, hallitusportaalin osana oleva arviointimoduuli antaa vielä lisäarvoa hallitusportaalin lisäksi.

Miten neuvoisit hallitusammattilaisia, jotka haluavat parantaa hallitustyön tehokkuutta omassa organisaatiossaan?

Tiheät itsearvioinnit ovat avainasemassa: arviointi olisi mieluiten tehtävä jokaisen kokouksen jälkeen. Puheenjohtajan vastuulla on puuttua mahdollisiin epäjohdonmukaisuuksiin, ottaa huomioon erilaiset näkökulmat ja varmistaa, että hallitus saa tietoa kriittisistä asioista, jotka vaikuttavat merkittävästi yritykseen. Itsearviointien tekeminen ei ole pakollista, mutta pidän niitä ratkaisevan tärkeinä, jotta hallitukset voivat tuottaa arvoa yrityksen omistajille.

”Hallituksen itsearvioinnin tarkoitus ei ole, että jäsenet kiittelevät siinä toisiaan hyvin tehdystä työstä. Itsearvioinnissa on kyse jatkuvasta kehittymisestä ja rehellisestä arvioinnista, joiden avulla tuotetaan todellista arvoa.”

On välttämätöntä, että hallituksen jäsenten ja hallinnon välille luodaan luottamusta ja tehokkaan vuorovaikutuksen kulttuuria. Jotta luottamus ja tehokas päätöksenteko voidaan varmistaa, epäjohdonmukaisuuksiin pitää puuttua ja yrityksen kannalta kriittisen tiedon täytyy olla saatavilla.

Hallituksen jäsenten tiheä vaihtuminen voi aiheuttaa epävarmuutta, ja onkin tärkeää, että jatkuvuudesta ja tehokkaasta perehdytyksestä pidetään huolta. Hallituksen jäsenten välisiä suhteita kannattaa vahvistaa, sillä niistä on hyötyä kokousten valmistelussa ja kokouksistakin saadaan tehokkaampia. Onnistumisen kannalta on olennaista, että hallituksella on tarvittava pätevyys, että työskentely on johdonmukaista ja että uudet hallituksen jäsenet pääsevät nopeasti mukaan hyvän perehdytyksen ansiosta.

Jatkuvat ja rehelliset itsearvioinnit parantavat hallituksen päätöksentekoprosesseja ja tiimityöskentelyn tehokkuutta. Ihannetapauksessa itsearviointi tehtäisiin jokaisen kokouksen jälkeen ja näin tiivistettäisiin kokouksen pointit ja ongelmat. Vuosiarviointi on myös tarpeen, jotta hallitustyön yleinen kehittyminen ja kehityskohteet tunnistetaan. Itsearvioinnissa ei ole kyse siitä, että saavutetaan tietty pistemäärä ja näin todistetaan, että kaikki on kunnossa. Sen sijaan itsearvioinnin avulla on tarkoitus huolehtia, että päätöksentekoprosessi on kaiken kaikkiaan optimaalinen. Nimitystoimikunta voi käyttää itsearviointeja arvokkaana tietona arvioidessaan, onko hallituksella kokonaisuutena riittävä pätevyys. Itsearvioinnit voivat myös antaa selkeän kuvan siitä, miten tehokkaasti hallitus onnistuu tiimityöskentelyllään tuottamaan arvoa osakkeenomistajille.