Yritysjärjestelyissä ja kaupanteossa panokset ovat korkealla, ja datahuoneen on oltava toimintavalmiina lyhyelläkin varoitusajalla.Mitä nopeammin avaatte datahuoneen, sitä nopeammin ostajat voivat aloittaa due diligence -tarkastuksen. Varsinkin helppokäyttöinen datahuone auttaa nopeuttamaan kaupantekoprosessia sekä teille että asiakkaillenne. Datahuoneen ansiosta tiimisi käyttää vähemmän aikaa sisäiseen hallinnointiin ja voi keskittyä tärkeisiin tehtäviin, kuten strategiaan ja kauppojen loppuunsaattamiseen.
Tästä blogikirjoituksesta voit lukea, miten datahuone avataan nopeasti parhaan mahdollisen lopputuloksen saavuttamiseksi.
Koskaan ei ole liian aikaista valmistautua seuraavaan due diligence -prosessiinne. Valmisteluhuone helpottaa tarvittavien asiakirjojen keräämistä ja järjestämistä.
Valmisteluhuone on yksinkertaisesti datahuone, johon pääsevät vain tiimisi ja luotetut neuvonantajasi. Koska kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä valmisteluhuoneeseen, voit ladata ja järjestää sinne tietoja omaan tahtiisi ollaksesi valmiina seuraavaa due diligence -vaihetta varten.
Varsinainen datahuone on sama ympäristö kuin valmisteluhuone, mutta sen sisältöön voitte antaa pääsyn mahdollisille ostajille tai sijoittajille. Valmisteluhuone on helppo laittaa pystyyn, koska siellä on rajaton määrä tallennustilaa ja myös myyjäosapuolten käyttäjiä voi olla miten paljon tahansa. Voitte päivittää sen automaattisesti varsinaiseksi datahuoneeksi heti, kun kutsutte ulkopuoliset osapuolet käyttämään sitä.
Valmisteluhuoneen etuja ovat muun muassa:
On tärkeää, että datahuoneen rakenne on selkeä ja looginen, jotta käyttäjät löytävät helposti etsimänsä tiedot. Suosittelemme järjestelemään tiedostot seuraavasti:
Neuvonantajanne voivat auttaa teitä tekemään toimivan rakenteen. Apunanne ovat myös Admincontrolin valmiit rakennemallit.
Voitte jakaa tehtäviä kätevästi uuden tehtävienhallinnan ominaisuuden avulla. Kaupanteon tiimit voivat koostua monista eri osapuolista. Saadakseen paremman yleiskuvan siitä, missä vaiheessa prosessia ollaan menossa, projektipäällikkö voi tehtävienhallinnan avulla seurata, mitä asiakirjoja on tarkistettu ja mitä on vielä jäljellä. Tiimin jäsenet näkevät myös yleiskuvan omista tehtävistään.
Datahuoneen pääkäyttäjät ovat oletusarvoisesti tehtävien hallinnoijia, mutta he voivat myös antaa tehtävienhallintarooleja muille käyttäjille. Pääkäyttäjä näkee kuitenkin myös yleiskatsauksen kaikista tehtävistä, ja hän voi valita, näkeekö hän omat tehtävänsä vai muille osoitetut tehtävät.
Päästäksenne alkuun:
Kun yritystä ollaan myymässä tai fuusioimassa, tietoa jaetaan valtavia määriä. Iso osa näistä dokumenteista on niin arkaluonteisia, että niitä ei voi jakaa kaikkien due diligence -tarkastukseen osallistuvien osapuolten kanssa. Tällaisessa tapauksessa voitte avata Clean Roomin. Clean Room on datahuoneen sisällä oleva datahuone, johon on erittäin rajoitettu pääsy.
Päädatahuoneessa kaikki pääsevät kaikkiin tietoihin, kun taas Clean Roomissa pääsy tietoihin on rajoitetulla Clean Teamilla. Se koostuu yleensä datahuoneen pääkäyttäjästä ja joistakin ostajan neuvonantajista. Clean Roomin avulla myyjäosapuoli saa paremman yleiskuvan siitä, kuka pääsee käsiksi mihinkin, ja voi raportoida eri datahuoneista.
Esimerkkejä tiedoista, joita voitte säilyttää ja jakaa Clean Roomissa, ovat liikesalaisuudet, kilpailijoille etua antavat tiedot tilanteessa, jossa kauppa ei onnistu, tai kaupallisesti arkaluonteiset tiedot, jotka voisivat vaarantaa kilpailulainsäädännön noudattamisen.
On tärkeää, että laaditte kaupanteon intensiiviselle Q&A-vaiheelle huolellisen suunnitelman. Aluksi kannattaa pohtia seuraavia kysymyksiä:
Mitä monimutkaisemmat prosessi ja tavoitteet ovat, sitä enemmän aikaa kannattaa käyttää sen suunnitteluun, miten kysely- ja vastausvaihe hoidetaan tehokkaasti.
Näitä asioita kannattaa harkita:
Pääkäyttäjät voivat tarkastella kaupantekoprosessia raporteista ennen datahuoneen sulkemista. Raportit sisältävät tietoja seuraavista asioista:
Nämä raportit voivat olla kriittisiä due diligence -prosessin jälkeen, jos dokumenteista syntyy erimielisyyksiä.
Kun kaupantekoprosessi on saatu päätökseen, organisaatiot haluavat usein tallentaa kopion datahuoneen sisällöstä myöhempää käyttöä varten. Tehdyn kopion on tärkeää kuvastaa tarkasti datahuoneen rakennetta ja sisältöä.
Kaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA ) on lisäturva, jolla varmistetaan, että vain halutuilla käyttäjillä on pääsy digitaaliseen ympäristöön. 2FA on yksi tehokkaimmista turvatoimista, ja sitä olisi syytä pitää pakollisena kaikille tileille tai käyttäjille, joilla on pääsy arkaluonteisiin tai liiketoimintakriittisiin tietoihin.
Pysyäksesi prosessissa ajan tasalla voit laittaa päälle ilmoitukset, jotka kertovat päivityksistä ja muutoksista. Ilmoitusten avulla pidät huolen, että et jätä huomaamatta kysymyksiä tai uutta dokumenttia.
Näin otat ilmoitukset käyttöön:
Asiakaspäälliköillämme on monen vuoden kokemus datahuoneen käyttöönotosta ja due diligence -prosessien vaatimuksista. He ovat aina valmiita auttamaan.
Asiakasmanagerit voivat:
Tässä vaiheessa käytössänne pitäisi olla datahuone, joka on luotu mahdollisimman pienellä stressillä, mutta joka ennen kaikkea sopii nykypäivän monimutkaisiin kauppoihin ja liiketoimiin ja toimii parhaiden käytäntöjen mukaisesti.
Riippumatta siitä, aiotteko käyttää datahuonetta fuusioon, yrityskauppaan, rahoituskierrokseen tai erittäin turvallisena asiakirjojen säilytys- ja jakamisalustana, sen luomiseen kannattaa käyttää aikaa. Tämän kymmenvaiheisen lähestymistavan avulla varmistatte, että datahuone täyttää vaatimuksenne olennaisena välineenä parhaassa mahdollisessa kaupantekoprosessissa.
Valmiina aloittamaan?
Osta Admincontrol-datahuone suoraan verkkokaupastamme.