Tehosta hallitustyötäsi virtuaalisilla kokouskäytännöillä

Olemme viestineet tästä aiheesta paljon myös itse kertomalla mahdollisuuksista ja tavoista, joita noudattamalla yritykset voivat toteuttaa hyvin organisoituja, sujuvia, tuottavia ja turvallisia kokouksia.   

Muutos on jatkuvaa. Yrityksesi menestymisen kannalta on tärkeää, että hallitusten jäsenet, sihteerit ja johtotehtävissä toimivat ammattilaiset voivat hyödyntää tehokkaita ja joustavia työkaluja. Omaksumalla ’jatkuvan kehittämisen’ ajatusmallin varmistat hyvät edellytykset päätöksentekoprosessin tehostamiseen ja määräysten noudattamiseen.  

Tässä muutamia neuvoja, joita sinunkin kannattaa hallitustyössäsi noudattaa.

5 tapaa virtuaalisten kokousten tehostamiseen  

Ovatko Lean, Kaizen tai Six Sigma sinulle entuudestaan tuttuja? Näitä jatkuvan kehittämisen malleja käytetään yrityksissä globaalisti parantamaan liiketoiminnan prosesseja ja tuotteita sekä edistämään kasvua. Hallitustyöskentelyn ja sen tehostamisen osalta nostaisimme esille viisi jatkuvan kehittämisen periaatetta digitalisaation ja etätyön aikakaudella.  

1) Parannukset perustuvat pieniin muutoksiin

Jatkuvan kehittämisen ensimmäisen periaate on rohkaiseminen. Suuria muutoksia ei tarvitse toteuttaa. Olet jo siirtynyt paperisista prosesseista ja kokouskäytännöistä digitaalisten yhteistyöratkaisujen sekä videoneuvottelujen käyttöön. Voit keskittyä olennaisten yksityiskohtien parantamiseen, jotta virtuaaliset kokoukset sujuvat yhä tehokkaammin.  

Toimenpiteitä, joihin voit ryhtyä:

• Kartoita aluksi ratkaisut ja työkalut, joita organisaatiossasi käytetään virtuaalisten kokousten toteuttamiseen. Kysy itseltäsi ja tiimiltäsi: “Käytämmekö ratkaisujamme fiksuimmalla mahdollisella tavalla, ja voisimmeko käyttää työkalujamme tehokkaammin?”

2) Kaikkien ideat ovat arvokkaita

Jatkuvan kehittämisen malli perustuu ajattelulle, jonka mukaan jokaisen tiimin ja organisaation jäsenen näkemyksillä on merkitystä. Jokainen voi vaikuttaa siihen, miten prosessit toimivat. Hallitusten jäsenten, johtajien ja sihteerien tulee toimia valitulla ja sovitulla tavalla.   

Toimenpiteitä, joihin voit ryhtyä:

• Ota käyttöön helppokäyttöinen sähköinen kanava, jonka kautta kaikki osallistujat voivat nostaa esille nykyprosessien heikkouksia ja tuoda kaikkien nähtäväksi hyviä kehitysideoita.

Kaikkien ideat ovat arvokkaita. Jatkuvan kehittämisen malli perustuu siihen, että jokainen tiimin ja organisaation jäsen voi vaikuttaa prosessien toimivuuteen.   

3) Yksinkertaista ja kavenna prosesseja niiden lisäämisen sijaan

Jatkuvan kehittämisen mallit tarkoittavat pieniä muutoksia, joita voidaan myös toteuttaa melko pienin kustannuksin. Prosesseja voidaan yksinkertaistaa poistamalla niistä osia sen sijaan että prosesseihin ikään kuin lisätään uusia osia. Korona-aikana monet hallitukset ovat pienentäneet kokousaineistoja, jotta fokus ei virtuaalikokouksissa herpaannu. Tämä on säästänyt aikaa ja paperia. Hallituksille voidaan tarjota monia keinoja tehokkuuden parantamiseen, ajankäytön tehostamiseen ja paperin määrän vähentämiseen.    

Toimenpiteet, joihin voit ryhtyä:

• Raportoi hallituksen jäsenille tehdyistä parannuksista, ja kannusta kaikkia osapuolia tekemään ehdotuksia, miten esimerkiksi paperin määrää voidaan edelleen vähentää.

4) Kehittäminen perustuu aina jatkuvaan palautteeseen

Jatkuva palaute on jatkuvaan kehittämiseen perustuvan mallin toinen keskeinen ulottuvuus. Kun ryhdyt toteuttamaan tiimisi jäsenen tekemää parannusehdotusta, pyydä palaute kaikilta, joita asia koskettaa. Miten asiat heidän mielestään toimivat? Tee tarvittaessa muutoksia, ja pidä kaikki osallisina.  

Toimenpiteet, joita voit tehdä:

• Kannusta kokousten järjestäjiä ja kokouksiin osallistuvia antamaan palautetta prosessiesi kehityskohteista. Turvallisella tiedonjakoalustalla, kuten Admincontrolilla, voit helposti varmistaa keskusteluiden luottamuksellisuuden.

5) Parannusten pitää aina olla mitattavissa 

Todellisten hyötyjen saavuttaminen edellyttää toimenpiteiden vaikutusten mittaamista.   Tulokset pitää kommunikoida kaikille asianosaisille. Kerro hallituksen jäsenille, mikäli virtuaalikokoukset sujuvat aiempaa nopeammin ja tehokkaammin. Todellisten hyötyjen näkeminen kannustaa heitä kehittämään hallitustyöskentelyä.  

Toimenpiteitä, joita voit tehdä:

• Aseta KPI:t, joilla mittaat toteuttamiesi muutosten vaikutuksia ajan ja kustannusten säästymiseen sekä päätöksentekoon.

Johtopäätökset pähkinänkuoressa

Videoneuvotteluratkaisuja ja turvallisia tiedonjakoalustoja käyttämällä hallitukset ovat saavuttaneet korona-aikana runsaasti hyötyjä. Haluatko varmistaa hallituksesi digitaaliset kyvykkyydet ja työkalut pitkälle tulevaisuuteen?