Pour pouvoir créer un compte rendu de réunion dans le domaine dans lequel la réunion est créée, il faut qu'un dossier de compte rendu de réunion par défaut soit défini. Tous les comptes rendus de réunion approuvés seront enregistrés par défaut dans ce dossier.
Un seul dossier par domaine peut être défini comme dossier de compte rendu de réunion par défaut. Vous pouvez à tout moment modifier le dossier par défaut.
Il existetrois façons de définir un dossier comme dossier par défaut du compte rendu de réunion :
Pour bénéficier pleinement du compte rendu de réunion et de la signature électronique, il est important que les secrétaires et les utilisateurs appelés à signer le compte rendu aient accès au dossier par défaut du compte rendu de réunion.
L'icône du dossier dans la structure des dossiers est colorée en bleu pour faciliter l'identification et un texte explicatif est affiché dans le dossier Procès-verbal de la réunion, indiquant aux utilisateurs qu'il s'agit du dossier Procès-verbal de la réunion par défaut.
Lorsque le compte rendu de la réunion a été approuvé, il est disponible dans le dossier par défaut. Un bouton " Aller au dossier" dans le panneau "Procès-verbal de la réunion" de la réunion permet à l'utilisateur d'accéder directement au dossier dans lequel se trouve le procès-verbal approuvé.
Si le procès-verbal de la réunion a été signé manuellement ou électroniquement, le statut du procès-verbal indiquera Procès-verbal de la réunion (signé).