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BOARD PORTALS – Collaboration numérique et partage de documents pour le Conseil d’administration et la Direction. Dématérialisation. Sécurité. Simplicité d’utilisation.

Le portail de Conseil d’administration est un outil de partage de documents et d’échanges entre les membres du Conseil, la Direction, l’Administration et les différentes parties prenantes de l’entreprise. Le portail du Conseil d’administration permet de travailler efficacement et en éliminant le papier. Les documents sont toujours disponibles en ligne et hors ligne, dans un environnement sécurisé et simple d’accès, via le Web et l’application iPad/iPhone.

La préparation et la diffusion des documents du Conseil d’administration est simple, économique, rapide et beaucoup plus sécurisée qu’une distribution par courriels ou postale. L’organisation des réunions et des activités post-réunions est rationnalisée. Les processus de convocation et de tenue des séances du Conseil d’administration, ainsi que les autres réunions et activités post-réunions, peuvent aisément être intégrés dans le portail. Le portail du Conseil d’administration représente ainsi un outil efficace avant, pendant et après chaque réunion du Conseil d’administration.

La solution Admincontrol de portail du Conseil d’administration a été développée en dialogue et collaboration constante avec les utilisateurs et elle est parfaitement adaptée aux procédures d’échange de documents, aux notifications de réunions et à la communications confidentielles de nos clients.

AVANTAGES

Echanges conviviaux avec le Conseil d’administration, les auditeurs, les comités, les actionnaires et d’autres groupes d’utilisateurs.

Distribution et stockage sécurisés des documents sensibles.

Maîtrise totale et protection des documents confidentiels sur le Web ou via l’application iPad et iPhone.

Archive numérique commune pour la documentation du Conseil d’administration et de la Direction.

Solution souple et évolutive qui peut être facilement étendue aux filiales, comités, groupes de travail et autres applications.

Conforme aux réquisitions formelles pour le contrôle de l’information.

La capacité de travailler sans papier et efficacement.

Accès permanent aux documents du Conseil d’administration via le Web, l’application iPad et iPhone, en ligne et hors ligne.

Invitations aux réunions et notifications de disponibilité de nouveaux documents.

La prise de notes, les annotations et la saisie de commentaires sur les documents s’effectuent en toute simplicité.

Tout se trouve dans un seul et même emplacement, tous les documents sont archivés dans une base de données consultable.

Identifiant de connexion unique pour les administrateurs de plusieurs entreprises.

Distribution rationalisée et économique des documents.

Création d’ordres du jour et envoi rapides et aisés des invitations à des réunions depuis le portail.

Supervision compléte, traçabilité, rapports et consignation des activités des utilisateurs.

Possibilité de modifier aisément les documents déjà distribués.

Canal spécifique aux communications sensibles.

Gestion des accès et des permissions en toute simplicité.

Eric Brun 12:26

As-tu étudié la documentation de la prochaine réunion du Board?.. Il me semble que le dernier point de l’agenda va amener des débats importants pour notre plan stratégique?

Mathieu Decourt 12:29

Je suis à l’aéroport, justement en train de la lire et j’ai effectivement quelques réflexions sur la manière de l’adresser. Si nous y travaillons efficacement, j’y vois une grande opportunité!

INTERACTIONS SÉCURISÉES ET EFFICACES

Meilleures informations. Meilleure préparation. Meilleures décisions.

Les dirigeants consacrent jusqu’à 85 pour cent de leur temps à la communication et à l’interaction en lien avec la stratégie et le suivi des initiatives. Pour les membres du Conseil, il est aussi question de communication : le partage et la lecture des documents, l’information, les échanges, les commentaires et la retransmission des commentaires constituent une part importante de leur travail. De nombreux documents et éléments d’informations partagés sont sensibles. Ils exigent un canal de communication spécialement conçu à cette fin : une interaction sécurisée et efficace pour le Conseil d’administration et la Direction.

Voir plus

Le concept original d’Admincontrol consistait à numériser et à protéger la documentation des Conseils d’administration. Les processus sur supports papier sont coûteux et chronophages. Les processus par courrier électronique sont vulnérables et inefficaces. Ces préoccupations restent au cœur de la solution du portail du Conseil d’administration, mais au fil des années elle s’est développée pour apporter encore plus de fonctionnalités. Aujourd’hui, nous parlons de la numérisation de l’ensemble du processus des réunions du Conseil d’administration. La planification du calendrier annuel, la préparation des ordres du jour numériques, la convocation aux réunions, la distribution des documents, la préparation des réunions, les échanges cryptés, la tenue des réunions et la signature des procès-verbaux. Admincontrol vise à prendre en charge l’intégralité de ces fonctionnalités et cela fait toute la différence pour nos clients. L’entreprise gagne du temps et réalise des économies, les membres du Conseil et les autres utilisateurs sont plus satisfaits. Les décideurs, le Conseil d’administration et la Direction sont mieux informés, mieux préparés et prennent de meilleures décisions pour leur entreprise.

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APPLICATIONS

La plate-forme d’Admincontrol n’est pas qu’un outil précieux pour le travail du Conseil d’administration ; c’est également un outil idéal pour toute structure requérant des interactions et un partage de documents sécurisés et efficaces.

Exemples d’autres champs d’application :

  • Echanges  internes avec les cadres dirigeants
  • Echanges avec des auditeurs externes
  • Gestion des informations sensibles dans le domaine des RH, de la finance et  d’autres départements de l’entreprise
  • Dans les comités et les groupes de travail
  • Avec les propriétaires et les investisseurs

Disponibilité, sécurité et confidentialité

La disponibilité, la sécurité et la confidentialité des informations sont essentielles pour Admincontrol. Cela se traduit par une préoccupation constante apportée sur la conception et le développement des solutions, ainsi que sur leur maintien en condition opérationnelle.

Les moyens mis en œuvre garantissent la sécurité des données et leur disponibilité uniquement aux utilisateurs autorisés et authentifiés. Les données clients sont rigoureusement inaccessibles aux utilisateurs non autorisés.

Voir plus

Régulièrement, Admincontrol commande des rapports d’audit (ISAE 3402) auprès de sociétés indépendantes pour contrôler l’environnement Admincontrol et rechercher d’éventuelles failles de sécurité. Ces missions sont conduites par des auditeurs certifiés.

Développement applicatif
Admincontrol utilise la technologie Microsoft® .NET pour le développement de ses applications Internet sécurisées et suit les recommandations de l’Open Web Application Security Projet (OWASP) qui constitue une norme permettant d’effectuer des vérifications de sécurité de niveau applicatif. Par ailleurs, Admincontrol évalue de façon permanente la sécurité de son environnement de développement.

Contrôle des accès et sécurisation des échanges
Admincontrol fournit à chaque utilisateur un couple (utilisatéur/mot de passe) unique qui doit être saisi à chaque connexion. Le mot de passe stocké est crypté de manière à garantir le plus haut niveau de sécurité possible. En complément, un code SMS peut être généré automatiquement vers le téléphone mobile de l’utilisateur à chaque connexion (authentification à deux facteurs par SMS). Admincontrol génère un cookie crypté pour enregistrer les informations d’authentification de chaque session. Ce cookie est un identifiant de session crypté et ne comporte ni le login ni le mot de passe de l’utilisateur. Une fois l’accès au portail autorisé, toutes les données sont cryptées en utilisant la technologie SSL 256 bits qui protège les échanges d’information sur Internet entre le client et le serveur.


L’accès aux documents s’effectue exclusivement à partir de l’application Admincontrol. Tous les documents au format PDF sont lus dans un navigateur qui ne laisse aucune trace lisible sur l’ordinateur de l’utilisateur. A chaque fermeture de document toute trace en mémoire est effacée. Le responsable de la gestion du portail peut contrôler les droits d’impression de chaque document et sélectionner lesquels sont autorisés en téléchargement ou seulement en lecture dans un lecteur PDF sécurisé.

Sécurité du data-center
Les data-center d’Admincontrol sont opérés suivant les bonnes pratiques tendant vers la certification ISO 27001 en utilisant les matériels et logiciels des plus grands fournisseurs reconnus du marché. Les salles d’hébergement utilisées sont protégées par les mesures de sécurité suivantes:

• Contrôle et maintien de température et d’humidité
• Système anti-incendie
• Surveillance et monitoring
• Alimentation électrique redondante secourue

L’accès aux bâtiments donnant sur les salles d’hébergement est sécurisé par différents système de contrôle complémentaires : accréditation par badge, vidéosurveillance, PC de sécurité. Seules les personnes autorisées et contrôlées ont accès aux infrastructures.

Monitoring et tests de sécurité
Toutes les activités sont journalisées par une application de gestion des logs qui consigne l’adresse IP, l’identifiant de l’utilisateur et le succès/échec de la connexion. Il trace également l’ouverture, la modification, la suppression et la création de nouveaux documents, de réunions et de tâches. De plus il conserve la trace de toute activité des utilisateurs sur le serveur Web et le système d’exploitation utilisé. Enfin Admincontrol a déployé des pare-feu dédiés (firewall) qui gère le trafic entrant et sortant sur les serveurs. Le filtrage par détection et blocage des menaces détectées est effectué en temps réel et tout alerte est analysée par des experts sécurité en 24/24, 7/7, 365 jours par an depuis le Centre d’Opération Sécurité.

Régulièrement, Admincontrol commande des études de sécurité approfondies auprès de tiers spécialistes de la sécurité informatique. Ces analyses recouvrent à la fois les infrastructures et l’applicatif du portail. L’objectif est de prévenir d’éventuelles vulnérabilités exploitables par des pirates informatiques.

Téléchargements

 

FONCTIONS

Annotations et commentaires

Les même possibilités que sur le papier : annotez, signez et saisissez des notes et commentaires sur votre documentation.

Archive

Toutes les documentations sont stockées dans une archive numérique disposant de la fonctionnalité de recherche.

Vote

Mettez le vote en place et votez rapidement dans le portail.

Livre du Conseil d'administration

Créez l’ordre du jour d’une réunion avec des liens vers les dossiers, directement dans le portail. L’ordre du jour est enregistré et peut être facilement réutilisé en accord avec le calendrier annuel du Conseil d’administration.

Identifiant de connexion unique

Pour les intervenants de plusieurs entreprises.

Application iPad et iPhone

Accès à tous les documents et toutes les fonctions via l’application d’Admincontrol.

Mode hors ligne

Possibilité de télécharger les documents et de travailler sur ces documents sans connexion Internet dans l’application iPad et iPhone.

Messagerie sécurisée

Partage des notes, annotations et messages cryptés.

Rapports et recherche

Aperçu complet, journaux et rapports d’utilisation et des utilisateurs.

Sécurité

Solutions de sécurité leaders sur le marché.

Support technique 24h/24, 7j/7

Nous assurons une assistance locale et un support technique 24h/24, 7j/7 et 365 jours par an.

Contact

Aksel Belck-Olsen

Head of International Operations

+47 9825 5323

belck-olsen@admincontrol.com

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