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DATA ROOMS – Le partage des documents, le support des processus et le contrôle des accès en vue de l’audit préalable d’acquisition et d’autres projets de gouvernance d’entreprise

Les Data Rooms d’Admincontrol ont été conçues pour supporter et rationaliser les processus d’audit préalable d’acquisition. Au sein de la Data Room, l’entreprise peut partager des documentations confidentielles et établir des tables rondes de questions-réponses dans un environnement convivial, intuitif et sécurisé. Cet espace est conçu pour simplifier le support des procédures à toutes les parties-prenantes.

Cette solution assure un partage d’informations rapide, transparent et sécurisé, notamment dans le cas de transactions de fusion-acquisitions, de restructurations, de cotations en bourse, d’apports de capitaux, d’approvisionnement et d’externalisation.

Les atouts des Data Room Admincontrol

  • Une Data Room simple et intuitive, construite autour d’un processus rationalisé
  • Une Structuration et un contrôle des données et des documents sensibles
  • Une Interactions et un partage sécurisés en dehors de l’entreprise
  • Un accès et une assistance disponible où que vous soyez, 24h/24, 7j/7, 365 j/an
  • Un responsable dédié pour faciliter la mise en route et disponible tout au long du processus

Admincontrol’s Data Room is more than just a software solution. Admincontrol is always working to enhance and streamline the solution to meet our specific needs and, as users, we are also able to influence its development.

Sonja Stopner, Associate, Newsec Capital Markets
Datarom - Virtual Data room - due diligence

UN AUDIT PRÉALABLE D’ACQUISITION EFFICACE

L’audit préalable d’acquisition est un aspect essentiel et crucial des activités de restructuration, des cessions d’entreprise et d’évaluation de nouveaux partenariats stratégiques. L’entreprise doit être préparée à divulguer toutes les informations, depuis les contacts des clients jusqu’aux accords de primes, certificats de brevets et bien d’autres encore. Ce processus est essentiel à l’évaluation finale de l’entreprise. Les processus de ventes peuvent arriver sans prévenir et ils sont toujours en première ligne des opérations et activités quotidiennes. Nous savons que ceci peut se révéler très contraignant pour l’entreprise, et nous avons conçu nos espaces de données de façon à faciliter ce travail le plus possible.

Nous mettons également à disposition nos meilleures pratiques pour vous permettre de construire efficacement votre Data Room afin d’obtenir les meilleurs résultats possibles dans le processus d’audit préalable d’acquisition.

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Tandis que les opérations stratégiques se planifient habituellement sur plusieurs années, d’autres doivent se construire de façon opportuniste, dans des délais très courts… Et l’audit préalable d’acquisition doit alors, idéalement, être effectué immédiatement.

Il devient également de plus en plus fréquent que les futures opérations (acquisitions, cessions, fusions, transactions immobilières, cotations en bourse, etc…) soient inscrites dans les plans stratégiques et les business plans; alors pourquoi ne pas vous assurer d’être bien préparés en les anticipant? C’est ce que nous appelons les procédures préalables aux audits d’acquisition qui consistent à définir une structure fiable pour les informations et les documents s’inscrivant dans la gouvernance d’entreprise. La pleine maîtrise de ces processus présente l’avantage de vous permettre de consacrer du temps et de l’énergie aux parties prenantes plutôt que de collecter, produire et mettre les contenus à disposition une fois que le processus est déjà bien engagé. Ce qui accroîtra la probabilité d’une issue positive pour l’entreprise.

Le contrôle de tous les documents pertinents constitue une base solide pour l’audit préalable d’acquisition. La chose importante à prendre en considération ici est qu’ils devront être partagés avec les parties prenantes qui ne font pas partie de l’entreprise. En plus de stocker et de restructurer les données, le rôle d’une Data Room consiste également à s’assurer que les données puissent être partagées en toute sécurité et en toute confidentialité avec des parties externes. Un contrôle efficace des accès est absolument vital une fois que le projet est engagé et qu’il est prévu d’inviter différentes parties dans l’espace de données afin d’inspecter les informations et les documents.

Le service de foire aux questions (FAQ) représente un autre aspect critique de l’audit préalable d’acquisition car il est nécessaire de répondre à un grand nombre de questions d’une manière contrôlée et efficace. Un module de foire aux questions (FAQ) flexible est une fonctionnalité de base pour assurer l’efficacité de la solution d’espace de données comme celle d’Admincontrol. Toutes les activités des utilisateurs dans l’espace de données sont consignées et disponibles par l’intermédiaire de rapports.

Chez Admincontrol, vous disposez de votre propre consultant pour vous aider avec toutes les fonctionnalités requises. Vos projets de gouvernance d’entreprise sont en sûreté avec nous.

Download our Due Diligence Checklist (In English)

Admincontrol is a secure, effective and highly professional partner to collaborate with in mergers & acquisitions.

Christopher W. Husebye, Partner, Bull & Co
Mann som skriver på datamarskin og holder telefon i hånden.

APPLICATIONS

Les Data Rooms d’Admincontrol trouvent de nombreuses applications, mais toutes ces applications ont un dénominateur commun; elles ont pour objectif de permettre la gouvernance de l’information stratégique en assurant la sécurisation, la traçabilité et l’accès contrôlé à une documentation structurée et partagée entre différents groupes de personnes internes ou externes à l’entreprise.

Cet objectif est porté par la Data Room d’Admincontrol qui garantit un stockage sécurisé et un accès transparent, 24h/24, 7j/7 et 365 jours par an.

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Les domaines d’application les plus courants pour les Data Rooms d’Admincontrol:

• Fusions & Acquisitions
• Apports de capitaux
• Cotations en bourse
• Approvisionnements
• Externalisation
• Transactions immobilières
• Faillites

What’s great about Admincontrol is how quickly they come up with proposals. The Admincontrol Data Room solution is very easy to use, offering our clients a compelling experience.

Olof Forslund, Associate, Cederquist

Disponibilité, sécurité et confidentialité

La disponibilité, la sécurité et la confidentialité des informations sont essentielles pour Admincontrol. Cela se traduit par une préoccupation constante apportée sur la conception et le développement des solutions, ainsi que sur leur maintien en condition opérationnelle.

Les moyens mis en œuvre garantissent la sécurité des données et leur disponibilité uniquement aux utilisateurs autorisés et authentifiés. Les données clients sont rigoureusement inaccessibles aux utilisateurs non autorisés.

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Régulièrement, Admincontrol commande des rapports d’audit (ISAE 3402) auprès de sociétés indépendantes pour contrôler l’environnement Admincontrol et rechercher d’éventuelles failles de sécurité. Ces missions sont conduites par des auditeurs certifiés.

Développement applicatif
Admincontrol utilise la technologie Microsoft® .NET pour le développement de ses applications Internet sécurisées et suit les recommandations de l’Open Web Application Security Projet (OWASP) qui constitue une norme permettant d’effectuer des vérifications de sécurité de niveau applicatif. Par ailleurs, Admincontrol évalue de façon permanente la sécurité de son environnement de développement.

Contrôle des accès et sécurisation des échanges
Admincontrol fournit à chaque utilisateur un couple (utilisatéur/mot de passe) unique qui doit être saisi à chaque connexion. Le mot de passe stocké est crypté de manière à garantir le plus haut niveau de sécurité possible. En complément, un code SMS peut être généré automatiquement vers le téléphone mobile de l’utilisateur à chaque connexion (authentification à deux facteurs par SMS). Admincontrol génère un cookie crypté pour enregistrer les informations d’authentification de chaque session. Ce cookie est un identifiant de session crypté et ne comporte ni le login ni le mot de passe de l’utilisateur. Une fois l’accès au portail autorisé, toutes les données sont cryptées en utilisant la technologie SSL 256 bits qui protège les échanges d’information sur Internet entre le client et le serveur.

Sécurité des documents
L’accès aux documents s’effectue exclusivement à partir de l’application Admincontrol. Tous les documents au format PDF sont lus dans un navigateur qui ne laisse aucune trace lisible sur l’ordinateur de l’utilisateur. A chaque fermeture de document toute trace en mémoire est effacée.
Le responsable de la gestion du portail peut contrôler les droits d’impression de chaque document et sélectionner lesquels sont autorisés en téléchargement ou seulement en lecture dans un lecteur PDF sécurisé.

Sécurité du data-center
Les data-center d’Admincontrol sont opérés suivant les bonnes pratiques tendant vers la certification ISO 27001 en utilisant les matériels et logiciels des plus grands fournisseurs reconnus du marché. Les salles d’hébergement utilisées sont protégées par les mesures de sécurité suivantes :

• Contrôle et maintien de température et d’humidité
• Système anti-incendie
• Surveillance et monitoring
• Alimentation électrique redondante secourue

L’accès aux bâtiments donnant sur les salles d’hébergement est sécurisé par différents système de contrôle complémentaires : accréditation par badge, vidéosurveillance, PC de sécurité. Seules les personnes autorisées et contrôlées ont accès aux infrastructures.

Monitoring et tests de sécurité
Toutes les activités sont journalisées par une application de gestion des logs qui consigne l’adresse IP, l’identifiant de l’utilisateur et le succès/échec de la connexion. Il trace également l’ouverture, la modification, la suppression et la création de nouveaux documents, de réunions et de tâches. De plus il conserve la trace de toute activité des utilisateurs sur le serveur Web et le système d’exploitation utilisé. Enfin Admincontrol a déployé des pare-feu dédiés (firewall) qui gère le trafic entrant et sortant sur les serveurs. Le filtrage par détection et blocage des menaces détectées est effectué en temps réel et tout alerte est analysée par des experts sécurité en 24/24, 7/7, 365 jours par an depuis le Centre d’Opération Sécurité.
Régulièrement, Admincontrol commande des études de sécurité approfondies auprès de tiers spécialistes de la sécurité informatique. Ces analyses recouvrent à la fois les infrastructures et l’applicatif du portail. L’objectif est de prévenir d’éventuelles vulnérabilités exploitables par des pirates informatiques.

Téléchargements

FONCTIONS

Annotations et commentaires

Les même possibilités que sur le papier : annotez, signez et écrivez des notes et des commentaires sur vos documents.

Archive

Toute la documentation est stockée dans une archive numérique disposant de la fonctionnalité de recherche.

Drag & Drop

Organisation facile des contenus et des documents.

Exporter

L’option pour télécharger toute la Data Room une fois que le processus est terminé.

Connexion identique

Pour la participation dans différents projets.

Mode hors ligne

Possibilité de télécharger les documents et de travailler sur ces documents sans connexion Internet dans l’application iPad et iPhone.

Vue d'ensemble du processus

Vue d’ensemble globale du processus, rapports en temps réel et contrôle des utilisateurs.

Q&A

Questions et réponses sessions. Questions approfondies et réponses module avec la possibilité d’exporter, délégué et souscrire aux questions et réponses..

Rapports et recherche

Aperçu complet, journaux et rapports d’utilisation et des utilisateurs.

Sécurité

Solutions de sécurité leaders sur le marché.

Support technique 24h/24, 7j/7

Nous assurons une assistance et un support technique 24h/24, 7j/7 et 365 jours par an.

Contact

Mari Nygård

Head of Virtual Data Rooms

+47 4520 0024

mari.nygard@admincontrol.com

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