Vous avez décidé de mettre en place un logiciel de gestion pour votre conseil d’administration ou de remplacer la solution que vous utilisez déjà ? Vous êtes au bon endroit. Cet article vous accompagne dans le choix d’une plateforme qui aidera votre conseil à travailler plus efficacement, en toute sécurité.
Voici notre liste des fonctionnalités requises et des questions importantes à se poser : vous serez ainsi bien préparé pour passer en revue les solutions existantes et commencer à profiter des avantages d'un portail de gestion à la pointe du marché.
Un portail de gouvernance (aussi appelé logiciel ou portail de gestion des conseils d'administration) est une plateforme numérique sécurisée qui centralise le travail d’un conseil. Il permet la communication, l'organisation de réunions, le partage et l'accès aux documents du conseil, en ligne comme hors ligne.
Ce logiciel remplace les processus papier traditionnels, les impressions en grandes quantités et les communications non sécurisées par e-mail.
Pour mieux comprendre ce qu'est un portail de gestion et la façon dont il peut être utile à votre conseil, nous recommandons de consulter notre guide Qu'est-ce qu'un portail de gestion du conseil ?
Tous les portails ne se valent pas. Le nombre et la complexité des fonctionnalités varient selon le niveau de sophistication de la solution choisie. Cependant, un portail doit vous permettre a minima d’effectuer les tâches suivantes :
créer facilement et rapidement des ordres du jour et des dossiers de conseil,
communiquer ou échanger de manière sécurisée,
permettre les signatures électroniques pour l'approbation à distance des décisions et des procès-verbaux.
D'autres fonctionnalités peuvent également être utiles telles que :
les contrôles des accès et des permissions utilisateurs,
le suivi de l'activité des utilisateurs,
le processus d'approbation et le contrôle des workflows,
le stockage sécurisé de documents et leur récupération,
la gestion de calendriers,
la gestion de la conformité,
la collaboration via des commentaires et des notes,
les rappels automatisés pour les réunions et actions à entreprendre,
le partage sécurisé de fichiers,
l’accès hors ligne,
la compatibilité multi-appareil,
la recherche et l’archivage faciles de documents,
l’historique des versions des documents.
L'un des éléments les plus importants que les conseils doivent considérer lors de l'achat d'une solution de gestion est la menace permanente des cyberattaques, qui selon McAfee, coûtent aux entreprises plus de 1 000 milliards de dollars annuellement.
Cette question est particulièrement importante pour les conseils car les administrateurs et membres du comité exécutif figurent parmi les cibles préférées des hackers malveillants. Cela n'est guère surprenant étant donné la nature hautement confidentielle des informations en leur possession.
Pour cette raison, le portail de gestion que votre organisation adopte devrait inclure les garanties suivantes :
communication cloisonnée via des canaux sécurisés au sein du portail,
stockage sécurisé pour tous les documents actuels et passés,
signature électronique pour l'approbation à distance des documents du conseil,
conformité avec le RGPD,
authentification à deux facteurs pour restreindre l'accès et garantir une vérification rigoureuse des utilisateurs.
Vous devez vous assurer que la solution présente les prérequis nécessaires pour maintenir les documents importants et les communications en parfaite sécurité. Lors de l'évaluation du portail, posez les questions suivantes :
Toutes les données qui circulent dans le portail sont-elles chiffrées ?
Où les données sont-elles stockées ?
Y a-t-il des serveurs de sauvegarde ?
La sécurité du fournisseur du portail de gestion a-t-elle déjà été compromise ?
L'application mobile du portail dispose-t-elle d'une protection contre les hackers ?
À quelle fréquence le fournisseur effectue-t-il des tests de pénétration et de sécurité par des tiers ?
Le fournisseur dispose-t-il de ressources dédiées pour la sécurité et la confidentialité ?
Le portail de gestion est-il régulièrement audité par des auditeurs indépendants et reconnus ?
Le prestataire dispose-t-il d'un système de connexion avec une authentification à deux facteurs ?
Le portail fournit-il une authentification fondée sur l'identité au niveau de sécurité le plus élevé ?
Le portail de gestion est-il entièrement conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne ?
Le bon fournisseur devrait être capable de fournir des preuves sous forme d'accréditations ou de certifications, afin de vous rassurer sur ses processus.
Un portail de gestion du conseil moderne est indispensable pour les organisations qui souhaitent améliorer l'efficacité et la qualité des communications entre dirigeants, tout en économisant temps et argent, et en gardant les documents confidentiels sécurisés.
Poser les questions listées dans cet article vous aidera à déterminer si le fournisseur choisi est capable de répondre à toutes ces exigences. Les réponses que vous recevrez fourniront une précieuse indication pour savoir si la solution répond à vos besoins aujourd’hui, mais aussi sur