Slik bruker våre kunder datarom

Bloggpost skrevet av Monica Tang, Business Development Manager i Admincontrol

En tydelig trend som vi i Admincontrol har sett de siste årene, er at selskaper i alle størrelser har begynt å benytte seg av datarom når et salg skal forberedes, og ikke minst når det er tid for due diligence. Tidligere var det mest vanlig på de største transaksjonene, men nå har også små selskaper forstått viktigheten av sikkerhet og kontroll i transaksjoner.

Vi leverte og tilrettela 922 datarom i 2018 – noe som er 200 flere enn året før. Det ble åpnet flest datarom i Norge, men det har også vært stor etterspørsel etter datarom i resten av Norden og UK. Hvor mange av de 922 prosessene som endte med en vellykket transaksjon har vi ikke noe eksakt tall på, men at det blir mange milliarder i verdi på omsatte virksomheter er helt sikkert.

Hvor lang tid bruker selskapene på å forberede seg før de inviterer mulige kjøpere inn i datarommet? Hva er gjennomsnittlig levetid for et datarom og hvilke funksjoner benytter brukerne seg av? Dette får du svar på i denne bloggen hvor vi har tatt et dypdykk i våre tall for å finne ut litt mer om hvordan våre kunder bruker våre datarom.

Mange roller i et datarom

Tallene viser for det første at våre kunder i gjennomsnitt bruker 27 dager på å forberede seg til en lansering av et datarom.  Hvis man ønsker å være i forkant eller godt forberedt kan man starte en tidlig fase, så kan man benytte seg av vår nye funksjon, preparation portal.

En interessant observasjon er at 14, 9 prosent av de som etablerte et datarom i 2018 aldri åpnet portalen for potensiale kjøpere. Grunnene til dette kan være mange og sammensatte – alt fra at den aktuelle kjøperen har trukket seg fra prosessen til at noe ikke har gått helt som forventet underveis.

Mange involvert i datarommet

Vi i Admincontrol er vant med at kundene har det travelt og ønsker kjapp opprettelse av datarom. De aller fleste datarom som vi leverer er opprettet kun få timer etter at vi har mottatt en signert samarbeidsavtale. Vi har dedikerte Client Managers som assisterer ved oppstart og er tilgjengelig gjennom hele prosessen.

Når datarommet har blitt opprettet, så ser vi at det ofte er mange parter som involveres i transaksjonene. Det er i gjennomsnitt 28 personer totalt involvert i datarommet – 8 personer på selgersiden og 20 personer på kjøpersiden. Vanligvis er det tre roller i datarommet (selger og to interessenter), og gjennomsnittlig totalt innhold i et datarom er 935 MB eller 8312 sider.

Få oversikt over dokumentene du trenger i en finansiell eller juridisk due diligence med vår sjekkliste.

Q&A -funksjonen er viktig

Vi ser at en betydelig del av våre kunder benytter seg av Q&A-funksjonen – hele 63 prosent – og at det i gjennomsnitt kommer inn rundt 118 tilleggsspørsmål i løpet av due diligence prosessen. En Q&A-modul gir god oversikt over tilleggsspørsmål og svar knyttet til dokumentasjon. Q&A-modulen kan brukes som en spørsmål-svar-funksjon, og en kan legge til mulighet for å delegere, sortere og strukturere spørsmål. I så fall styres dette av en såkalt gatekeeper som kvalitetssirkler spørsmål og svar før de blir publisert.

I datarommet får man full oversikt over all aktivitet, når dokumenter blir lastet opp, og om det ble åpnet etc. Det kan være viktig å ha god dokumentasjon hvis det oppstår tvil i etterkant om hva som ble framlagt.

Selskapene har blitt mer sikkerhetsfokusert

Vi opplever at våre kunder har blitt mer sikkerhetsbetsbevisste de siste årene, og at de benytter Clean Rooms hyppigere enn hva de har gjort tidligere. Bare det siste året har vi tredoblet salget av Clean Rooms.

Et Clean Room er i bunn og grunn et datarom inne i datarommet som brukes til å dele informasjon med svært begrenset tilgang.

Forberedelser blir viktigere

Når det gjelder prosessens varighet, ser vi at gjennomsnittlig levetiden på datarom hos oss er elleve måneder. Her ser vi også at det er forskjeller mellom land. Vi ser blant annet at UK bruker lengst tid før datarommet stenges (399 dager) og de stiller også flest spørsmål (181).  Sverige (198) og Finland (173)  er de to landene som bruker kortest tid i datarommet, og de stiller også færre spørsmål Sverige (72) og Danmark (61).

En annen observasjon vi har gjort er at stadig flere oppretter et nytt datarom rett etter endt transaksjon med tanke på nye kjøp- og salgsprosesser. Når datarommet er basert på en tidligere transaksjon og er godt vedlikeholdt, vil dette kunne gi et mer komplett datarom og sannsynligheten for tilleggsspørsmål reduseres (Q&A) ved neste transaksjon. Dette viser at våre kunder har blitt mer oppmerksomme på hvor viktig det er å komme tidlig i gang. Jo bedre du forbereder et fremtidig oppkjøp, desto større sjanse for en smidig due diligence.