Digitale verktøy: Med digital opplæring på agendaen

Bloggpost skrevet av Erik Lund

Når jeg vurderer å gå inn i et nytt styre, så går jeg bl.a. nøye gjennom historiske styrepapirer og for å få mer kjennskap til bedriften. Deretter hilser jeg på styremedlemmene og eierne for å få et inntrykk av menneskene bak bedriften. Jeg er også alltid veldig interessert i å høre hvor langt bedriften har kommet med bruk av digitale verktøy.

Den digitale bølgen har jo slått innover oss de siste årene, og de aller fleste bedrifter har fått på plass digitale systemer for å effektivisere bedriften. Det som overrasker meg, er at ledelsen ofte glemmer hvor viktig det er med opplæring i digitale verktøy. Det er helt essensielt at man setter av tid og ressurser til å lære opp brukerne og dette gjelder også styremedlemmene når det er snakk om nye systemer for styret.

Det er menneskelig å føle utilstrekkelighet hvis man ikke mestrer noe. I et selskap har man ikke «råd» til å investere i nye systemer som ikke tas i bruk. Der er tap av både TID og PENGER.

Ingenting er hellig

Det er selvfølgelig mange andre komponenter som spiller inn for å få et effektivt og vellykket styre på plass. Jeg mener at det må være takhøyde for å snakke om absolutt alt – også de upopulære tingene. Ingenting bør være hellig.  Det er også svært viktig at de som sitter i styret har tillit til hverandre.

En god sammensetning av styret er derfor viktig. Det er lett å velge mennesker som ligner på seg selv, men gjennom årene har jeg lært at det er helt essensielt at man har bred og komplementære kompetanser i styret. Ulike typer mennesker som kan spille hverandre gode.

Mine beste råd er derfor:

• Fokuser på åpenhet og tillit
  – Internt mellom styret og administrasjonen
  – Internt mellom styremedlemmene

• Prioriter bred kompetanse
• Få på plass digitale verktøy
• Sett av tid til opplæring når nødvendig

Har man dette på plass, så mener jeg at man har gode forutsetninger til å skape et effektivt og velfungerende styre.

Tre tips til hvordan man oppdrar styremedlemmer digitalt:

1. Ingen spørsmål er dumme:

Uansett utdannelse og erfaring kan også styremedlemmer være tilbakeholdne med å stille spørsmål. Gjør det klart for styremedlemmene og andre ansatte administrasjonen at det vil bli gitt en grundig opplæring ved implementering av nye digitale verktøy.

2. Alle må med!

Ingen kan lære hvordan man bruker nye verktøy hvis man ikke har forsøkt selv. Felles opplæring av styremedlemmene og oppgaveløsning i plenum kan være forløsende.

3. Tid, tid og tid:

Det må ikke undervurderes hvor lang tid det kan ta før hele styret er komfortable med digitale verktøy. Sett av den tiden som skal til slik at de lærer seg systemet skikkelig. Behovet for repetisjon er ofte undervurdert

Øker sikkerheten, effektiviteten og kontrollen

Når styremedlemmene først har fått skikkelig opplæring i bruk av styreportalen, så ser vi at fordelene er mange. Jeg bruker styreportal i så å si alle styrene jeg sitter i   – noe som har hevet sikkerheten, effektiviteten og kontrollen. Hvis ikke dette verktøyet er på plass når jeg inntrer som styreleder, så er digital styreportal noe av det første som iverksettes.

Noen av fordelene ved bruk av styreportal i styret er følgende:

1. Sikkerhet:

Jeg blir alltid like overrasket over at det er så mange som sender over sensitive styrepapirer via posten, bud eller epost. Da har man ingen garanti på at papirene kommer fram til de rette personene. Bruker man digitale verktøy som en styreportal får man kvittering på at papirene har blitt levert, og du kan med andre ord være helt trygg på at de har kommet fram til riktig person.

2. Kontroll:

Styrepapirene er selskapets viktigste papirer og det er helt essensielt at disse ikke kommer på avveie. I en styreportal har alle dokumenter styremelders navn. dato og klokkeslett – noe som er med på å forebygge mulig uønsket distribusjon av styredokumenter. Dessuten har man bedre kontroll på hvem som har åpnet dokumentet.

3. Effektivt:

Hvis du kun har styrepapirer på papir, så kan det være tidkrevende å finne akkurat den informasjonen du er ute etter. Når du bruker en styreportal er alt lagret kronologisk og søkbart i et arkiv slik at man slipper å lete gjennom hundrevis av eposter. Sitter man i et møte og har behov for eldre styrepapirer, kan man enkelt få tilgang til disse.

4. Fleksibelt:

I styreportalen har man funksjonalitet som for eksempel e-signering som gjør at man ikke lenger er bundet til kontoret og avhengig av tilgang til utstyr som skriver og skanner. Og ikke mins muliggjør styreportalen at alle, på kort varsel, kan lese seg opp på nye utfordringer og påfølgende beslutningsprosesser kan ved behov raskt iverksettes selv om styremedlemmene er på farten. Slik kan uønskede forsinkelser i beslutningsprosesser unngås.

Er ditt selskap på utkikk etter et verktøy som effektiviserer styrearbeidet?