Slik forenkler en styreportal hverdagen til internasjonale selskaper

                                                   Skrevet av Camilla Celius

Styreportalen forenkler hverdagen

Gjennom jobben min møter jeg stadig styremedlemmer fra internasjonale selskaper. Det overrasker meg veldig å se at så mange selskaper fortsatt sender sensitive styredokumenter med e-mail eller vanlig post – gjerne i flere runder per styremøte. Dette er veldig lite effektivt og heller ikke særlig sikkert.  Jeg ser også at mange av disse selskapene mangler kontroll over hvem som har tilgang til hvilke dokumenter.

Utfordringer som jeg ser at mange internasjonale selskaper sliter med:

• Sikkerheten er ikke optimal
• Det er vanskelig å få samlet inn underskrifter
• Det er vanskelig å få god oversikt og kontroll
• Det er tidskrevende å dele informasjon via e-mail/post
• Ulike tidssoner gjør det vanskelig å kommunisere

Lettere hverdag med en styreportal

Heldigvis ser vi at veldig mange internasjonale selskaper har fått opp øynene for at en styreportal kan løse nettopp disse utfordringene. De gir tilbakemeldinger om at styreportalen har forenklet og effektivisert styrearbeidet deres betraktelig. Alle har sikker tilgang til informasjonen samme hvor de befinner seg og de har fått bedre oversikt og kontroll. Dessuten føler de seg trygge på at dokumentene er lagret på et sikkert sted.

Celius legger til at internasjonale selskaper fra alle bransjer benytter seg av styreportalen, og at brukerne hos hennes kunder befinner seg i mange ulike land som for eksempel Tyskland, Singapore, Nederland, USA, Sør-Afrika og Dubai.

Her er fem grunner til at internasjonale selskaper bør benytte en styreportal:

1. Optimal sikkerhet

Med en styreportal har du full kontroll over distribusjonsprosessen og kan styre tilgangen til dokumentene.  Alt foregår på en sikker og kryptert plattform, kun tilgjengelig for brukerne du inviterer inn. I fjor oppnådde vi ISO 27001:2013 sertifisering av Admincontrol som dekker alle forretningsprosesser og produktene våre. Dette beviser at vi jobber hardt for å levere maksimal sikkerhet i alle ledd av tjenestene våre. Admincontrol har også en sikker app som er fin å bruke for de som er mye på farten. All informasjon i appen er beskyttet og kryptert.

2. E-signering

Når man har et internasjonalt selskap kan det til tider være utfordrende å få samlet inn alle underskrifter. Ofte blir papirene sendt i en konvolutt fra en person til en annen helt til alle har fått signert papirene. Dette er veldig tidkrevende og lite sikkert. For internasjonale selskaper er derfor elektronisk signering ekstra tidsbesparende og nyttig. Med elektronisk signering kan man fatte raske beslutninger, og ikke minst, prosessere dem mens man er på farten – uten å bli flaskehalsen i beslutningsprosesser. 

3. Full kontroll

Hvis selskapet sender sensitive dokumenter for eksempel på e-mail, så har man ingen kontroll på hvor dokumentet til slutt kan ende opp. Ved å bruke en styreportal vil selskapet ha full kontroll på hvor dokumentene ligger selv om styremedlemmene kan befinne seg andre steder i verden. Gjennom styreportalen har administrator full kontroll over hvem som har tilgang til hvilken informasjon, og kan om nødvendig fjerne tilgang til bestemte dokumenteter. Det er også mulig å gi revisorer tilgang til selskapets finansielle dokumenter uten samtidig å gi dem full tilgang til andre styredokumenter.

4. Effektivt

Styremedlemmer i internasjonale selskaper befinner seg ofte ikke i samme rom, og derfor er det viktig å ha en plattform hvor man kan dele og få tilgang på informasjonen på en enkel måte. Fordelene ved å implementere en styreportal kommer både før, under og etter styremøtene for internasjonale selskaper. Styremedlemmer kan bruke portalen til å lage og dele notater, stemme over viktige saker og få tilgang til det historiske arkivet samme hvilken tidssone eller hvilket land de befinner seg i. Protokollen kan signeres elektronisk etter at styremøtet er ferdig, og den kan oppbevares videre i digitalt format. Dokumentene er alltid tilgjengelige – online og offline, i en sikker, brukervennlig løsning, via nettleseren eller app.

5. Opplæring og support

Fordelen med vår digitale verden er at vi også kan kjøre online opplæringer samme hvor man befinner seg i verden. Vi har god erfaring med opplæring av selskaper hvor arbeidsfordelingen er spredt rundt i ulike land. Vi tilpasser oss til hvert enkelt selskap og legger en god kjøreplan sammen. God opplæring er viktig for en god og positiv start. Vi har døgnåpen support som svarer alle med en gang. Derfor er tidssoner ikke en utfordring for oss.