Be om demo

Fyll ut skjemaet, så tar vi kontakt.

DATAROM – Dokumentdeling, prosesstøtte og tilgangskontroll for due diligence og andre virksomhetskritiske prosjekter

Datarom fra Admincontrol er laget etter skreddersøm for å effektivisere og støtte opp under due diligence-prosesser. I datarommet kan selskapet dele sensitiv dokumentasjon og gjennomføre spørsmålsrunder (Q&A) i et brukervennlig, intuitivt og sikkert oppsett. Datarommet er designet for å bidra til en smidig prosess for alle parter.

Løsningen gir rask, oversiktlig og sikker informasjonsdeling ved eksempelvis transaksjoner (M&A), restruktureringer, børsnoteringer, kapitalinnhentinger, innkjøp og outsourcing.

Noen av fordelene med datarom fra Admincontrol

  • Datarommet er bygget på en strømlinjeformet prosess og er brukervennlig og intuitivt
  • Struktur og kontroll på informasjon og sensitive dokumenter
  • Sikker samhandling og deling utenfor virksomheten
  • Clean Room-funksjonalitet til Clean Team
  • Tilgang og support uavhengig av tid og sted 24/7/365
  • Dedikert client manager assisterer ved oppstart og er tilgjengelig for nøkkelbrukere igjennom hele prosessen
Datarom - Virtual Data room - due diligence

EFFEKTIV DUE DILIGENCE

Due diligence, selskapsgjennomgangen, er en sentral og kritisk del av restruktureringer, salg av selskaper og ved vurdering av nye strategiske partnerskap. Man må være forberedt på å vise fram alt fra kundekontakter til bonusavtaler, patentbeviser og veldig mye annet. Denne prosessen er avgjørende for den endelige prissettingen av selskapet. Salgsprosesser kan komme brått på, og de er alltid på toppen av daglig drift og oppgaver. Vi vet at dette er meget krevende for selskapet og har bygget vårt datarom for å lette arbeidet så mye som mulig. I tillegg har vi klare anbefalinger til hvordan du bør gå fram i due diligence- prosessen slik at dere oppnår et best mulig resultat.

Les mer

I noen tilfeller kommer strategiske prosesser inn fra sidelinjen og det er ønskelig å gjennomføre due diligence umiddelbart. I andre tilfeller planlegges prosessen over flere år. Det blir mer og mer vanlig at eierskifte og endringer i finansiering er en del av strategi og forretningsplaner, så hvorfor ikke sørge for å være godt forberedt? Vi kaller dette pre-due diligence og i realiteten handler det om å bygge en god struktur for forretningskritisk informasjon og dokumenter. Fordelen ved å ha full kontroll på dette er at man da kan bruke tid og energi på interessentene, i stedet for på å samle, produsere og gjøre tilgjengelig innhold når prosessen allerede er i gang. Det vil øke sannsynligheten for et godt utfall for selskapet.

Kontroll på alle relevante dokumenter er et godt utgangspunkt for en due diligence. Det som er viktig å tenke på er at dette skal kunne deles med interessenter som ikke er en del av selskapet. Et datarom skal i tillegg til å oppbevare og strukturere data, også sørge for at dette sikkert og trygt kan deles med eksterne parter. Effektiv tilgangsstyring er helt kritisk når prosjektet går i gang og ulike parter skal inviteres inn i datarommet for å kunne se informasjon og dokumenter. En annen kritisk del av en due diligence er spørsmål og svar-delen (Q&A). Mengder med spørsmål skal besvares på en kontrollert og effektiv måte. En smidig Q&A-modul er kjernefunksjonalitet i en god dataromsløsning som Admincontrol. All brukeraktivitet i datarommet loggføres og er tilgjengelig ved via rapporter.

Hos Admincontrol får du også en egen rådgiver som bistår med alt som må på plass. Dine mest forretningskritiske prosjekter er trygge hos oss.

Last ned vår due diligence sjekkliste

Datarom - Virtual Data room

BRUKSOMRÅDER

Datarom fra Admincontrol har ulike bruksområder. Fellesnevneren er at forretningskritisk informasjon og dokumenter skal struktureres og deles på tvers av ulike grupper mennesker der flere av disse kan befinne seg på utsiden av virksomheten.

Dette krever et effektivt verktøy som gir sikker oppbevaring og oversiktlig tilgang 24/7/365.

Les mer

De vanligste bruksområdene for datarom fra Admincontrol er:

• M&A
• Kapitalinnhenting
• Børsnotering
• Innkjøp
• Outsourcing
• Eiendomstransaksjoner
• Konkursbo

 

PERSONVERN OG SIKKERHET

Personvern og sikkerhet er av vesentlig betydning for Admincontrol og noe de fleste av våre kunder er opptatt av. Dette ivaretas ved at vi har kontinuerlig fokus på sikkerhet i alle ledd; fra produktutvikling og daglig drift til utfasing av utstyr.

TRYGT OG SIKKERT

Sikkerhetstiltakene sikrer at kundedataene oppbevares trygt og sikkert og er tilgjengelig bare for registrerte brukere med tilgangsrettigheter. Brukere uten tilgangsrettigheter har ingen tilgang til kundedata. Dersom enheter med offline data kommer på avveie kan de enkelt slettes ved hjelp av avstandssletting. Alle ansatte i Admincontrol er sikkerhetsklarerte og kan føres opp på kunders innsiderliste om ønskelig.

Les mer

Kontrollen og sikkerheten hos Admincontrol er inspirert av DS484:2005 og er i samsvar med relevant lovgivning om sikkerhetstiltak.

Admincontrol bestiller jevnlig attestasjoner (ISAE 3402) fra uavhengige revisorer vedrørende internkontrollen i Admincontrol, herunder om ivaretakelse av sikkerhet og personvern. Gjennomgangen utføres av sertifiserte IT-revisorer.

Systemutvikling
I utviklingsarbeidet benytter Admincontrol OWASP-retningslinjene for sikkerhet, som er en standard for utførelse av sikkerhetsverifikasjoner på applikasjonsnivå. Admincontrol foretar løpende sikkerhetsevalueringer for produksjonssystemer og lagringsenheter, og Admincontrol har egne retningslinjer for håndtering av brukt utstyr.
Admincontrol benytter Microsoft® .NET 4.0-teknologi for å utvikle sikre internettapplikasjoner. Alle data lagres på en sikret Microsoft® SQL Server.

Tilgangskontroll
Admincontrol setter opp hver bruker med et unikt brukernavn og passord som må oppgis hver gang en bruker logger seg på. Passordet lagres ikke i databasen som klartekst. Admincontrol lagrer bare krypterte passord, og sikrer dermed høyest mulig passordbeskyttelse. I tillegg sendes det en automatisk generert kode til brukerens mobiltelefon (SMS 2-faktorløsning) hver gang brukeren logger seg på. Admincontrol oppretter en økt-informasjonskapsel («session cookie») som registrerer kryptert autentifiseringsinformasjon så lenge økten varer. Økt-informasjonskapselen inneholder verken brukerens brukernavn eller passord, bare en kodet økt-ID. Når kunder gis tilgang til portalen, blir all informasjon, inklusive brukernavn og passord, kryptert med Secure Socket Layer (SSL)-teknologi. Den kraftige 256-bits krypteringen beskytter dokumentene og annen informasjon når de sendes mellom dine enheter og serveren.

Brukerrettighetene er rollebaserte og gir rettigheter på mappenivå. All informasjon er knyttet til mapper, herunder informasjon om møter og beslutninger. For å innlemme brukere i en bestemt rolle må kundens brukeradministrator tildele rettigheter til de relevante personene eller be Admincontrols personell om hjelp til å gjøre dette. Admincontrol kan ikke tildele rettigheter uten å ha forsikret seg om at henvendelsen kommer fra en autorisert bruker som er godkjent av kundens organisasjon.

Dokumentsikkerhet
Alle dokumenter ligger i en database og tilgang til disse kan bare oppnås gjennom Admincontrol-applikasjonene. Alle PDF-dokumenter leses i et leserprogram som ikke etterlater spor av dokumentet på klientmaskinen. PDF-leserens internminne («cache») slettes når dokumentet lukkes. Alle andre filtyper behandles som vanlige filer og vedlegg, og kan hentes fram i lesbar form. Admincontrol skal være i stand til å garantere at et dokument ikke etterlater digitale spor på klientmaskinen. Kundens administrator kan kontrollere utskriftsrettighetene for hvert dokument og velge om dokumentet skal kunne lastes ned på vanlig måte eller bare skal kunne leses i den sikre PDF-leseren.

Sikkerhet i datasenteret
Admincontrols datasentre drives etter en ‘Best-of-Breed’-policy som innebærer at vi bare benytter maskinvare, programvare og mellomvare fra ledende produsenter på markedet. Rommene som brukes, er videre beskyttet med følgende sikkerhetstiltak:

• Hevede gulv
• Overvåkingssystem, f.eks. fuktighets- og brannsensorer
• Temperaturkontroll
• UPS med generator-backup
• Brannslokkingsutstyr

All tilgang til bygninger og rom loggføres i et tilgangskontrollsystem. Videre er alle adgangspunkter til rommene videoovervåket. Bare autorisert personell har tilgang til det fysiske utstyret som portalen kjører på.

Sikkerhetsovervåking og testing
All brukeraktivitet loggføres i applikasjonsloggen med nøyaktig klokkeslett, IP-adresse, navn på bruker og informasjon om hvorvidt innloggingen var vellykket eller ikke. Dette omfatter åpning, endring, sletting og opprettelse av nye dokumenter, møter eller oppgaver. Videre blir all brukeraktivitet på nettserveren og i operativsystemet loggført. Admincontrol har også dedikerte brannmurer og trafikklogger for all trafikk inn til og ut fra serverne. All trafikk overvåkes i sanntid for å detektere og blokkere trusler (IDS/IPS-løsning), og alle advarsler fra deteksjonssystemet analyseres av sikkerhetseksperter ved et sikkerhetssenter som er bemannet 24 timer i døgnet, året rundt.

Med jevne mellomrom bestiller Admincontrol en grundig sikkerhetsanalyse som utføres av et eksternt, uavhengig IT-sikkerhetsselskap. Analysen omfatter både applikasjoner og infrastruktur som er tilknyttet portalen. Formålet er å avdekke sårbarheter som kan utnyttes i potensielle hacker-angrep, og å utbedre eventuelle sårbarheter så raskt og effektivt som mulig.

NEDLASTINGER

Funksjoner

Q&A

Spørsmål og svar-sesjoner. Avansert spørsmål og svar-modul med mulighet for å eksportere, delegere og abonnere på spørsmål og svar.

Eksport

Muligheten for å laste ned komplett datarom etter at prosessen er ferdigstilt.

Prosessoversikt

Komplett prosessoversikt, realtidsrapporter og kontroll på brukerne.

Annotering og notater

Samme muligheter som på papir: Marker, tegn og skriv notater og kommentarer på dokumentene.

Arkiv

Alle dokumentene lagres i et digitalt arkiv med søkefunksjon.

Drag & Drop

Enkel organisering av innhold og dokumenter.

Felles innlogging

For deltakelse i ulike prosjekter.

Offline-modus

Mulighet for å laste ned dokumenter og jobbe videre uten internett tilgang i iPad og iPhone app.

Rapportering og søk

Komplett oversikt, logg og rapportering av bruk og brukere.

Sikkerhet

Markedsledende sikkerhetsmekanismer.

24/7 support

Vi er tilgjengelig med lokal støtte og support døgnet rundt, hele året.

Innlogging med elektronisk ID

Benytt elektronisk ID (BankID og BankID på mobil) for sikker og enkel innlogging.

Kontaktpersoner

Espen Bordvik

Head of virtual data rooms

+47 9526 5969

bordvik@admincontrol.com

Be om demo

Fyll ut skjemaet, så tar vi kontakt.