Be om demo

Fyll ut skjemaet, så tar vi kontakt.

STYREPORTAL – Digital samhandling og dokumentdeling for styret og ledelsen. Papirløst. Sikkert. Enkelt.

En styreportal er et dokumentdelings- og samhandlingsverktøy for styremedlemmer, ledelsen, administrasjon og andre interessenter av selskapet. Styreportalen gir brukerne muligheten til å jobbe papirløst og effektivt. Dokumentene er alltid tilgjengelig, online og offline, i en sikker og brukervennlig løsning, via web og iPad/iPhone app.

Forberedelse og distribusjon av styredokumenter blir enklere, mer kostnadseffektivt og langt sikrere enn distribusjon via e-post, post eller andre kanaler. Gjennomføring av møter og etterarbeid blir også mer effektivt og smidig. Prosesser og rutiner for innkallelse, gjennomføring og etterarbeid forbundet med styremøter og andre møter kan enkelt flyttes inn i portalen. Dette gjør en styreportal til et uvurderlig verktøy før, under og etter styremøtet.

I Admincontrol utvikler vi vår styreportal i kontinuerlig dialog og samarbeid med brukerne og portalen er tilpasset våre kunders rutiner rundt dokumentutveksling, møteinnkalling og sensitiv dialog.

Prøv gratis i 30 dager

Prøv gratis i 30 dager

Fyll ut skjemaet for å komme i gang

Verdi for

Brukervennlig samhandling med styret, revisor, komiteer, aksjonærer og andre.

Sikker distribusjon og oppbevaring av sensitive dokumenter.

Full kontroll og sikring av sensitive dokumenter på nett og via iPad og iPhone app.

Felles digitalt arkiv for styre- og ledelsesdokumentasjon.

Fleksibel og skalerbar løsning som enkelt kan utvides til datterselskaper, komiteer, utvalg eller andre bruksområder.

Innfrir formelle krav til informasjonskontroll.

Mulighet for å jobbe papirløst og effektivt.

Alltid tilgang til styrepapirer, via web, iPad og iPhone app, online og offline.

Møteinnkallelser og varsling om nye dokumenter.

Enkelt å ta notater, gjøre markeringer og skrive kommentarer på sakspapirene.

Alt på et sted, alle dokumenter arkiveres i søkbar database.

Felles innlogging for verv i ulike selskaper.

Tids- og kostnadseffektiv distribusjon av saksdokumenter.

Raskt og enkelt å opprette agenda og sende ut møteinnkallelser fra portalen.

Full oversikt, sporbarhet, rapporter og logg over brukeraktivitet.

Enkelt å gjøre endringer i allerede distribuerte dokumenter.

Dedikert kanal for sensitiv kommunikasjon.

Enkelt å styre tilgang og rettigheter.

JOHAN ANDERSEN 14:33

Har du lest gjennom dokumentasjonen til førstkommende styremøte? Jeg tror mulighetene knyttet til den femte saken er veldig spennende for selskapet.

SYNNØVE NILSEN 14:37

Jeg sitter faktisk og leser gjennom det nå. Må innrømme at jeg har notert noen utfordringer med dette også, men ser frem til diskusjonen neste uke.

SIKKER SAMHANDLING

Bedre informert. Bedre forberedt. Bedre beslutninger.

Toppledere bruker inntil 85 prosent av sin tid på kommunikasjon og samhandling knyttet til strategi og oppfølging av tiltak. For styremedlemmene handler det også om kommunikasjon. Dele og lese dokumenter, informere, diskutere, kommentere og gi tilbakemeldinger er en stor del av arbeidet. Mange dokumenter og mye av informasjonen som deles er sensitiv for selskapet. Dette krever en dedikert kanal som er utviklet nettopp for dette formålet; sikker og effektiv samhandling for styret og ledelsen.

Les mer

Ideen bak Admincontrol var opprinnelig å digitalisere og sikre styrepapirene. Papirbaserte prosesser er dyre og tidkrevende. Epostbaserte prosesser er sårbare og lite effektive. Dette er fortsatt kjernen i styreportalen, men i årenes løp har den blitt så mye mer. Vi snakker i dag om digitalisering av hele styremøteprosessen. Planlegging av året, utarbeidelse av digital agenda, møteinnkallelser, dokumentdistribusjon, møteforberedelse, kryptert dialog, møtegjennomføring og signering. Admincontrol skal støtte opp under alt dette og vi ser at det gjør en stor forskjell for våre kunder. Selskapet sparer tid og penger og styremedlemmene og andre brukere blir mer fornøyde. De viktigste beslutningstakere, styret og ledelsen, blir bedre informert, bedre forberedt og tar bedre beslutninger for sitt selskap.

Board Portal Styreportal

BRUKSOMRÅDER

Admincontrol sin plattform er ikke bare et uvurderlig verktøy for styrearbeid, den er også velegnet i enhver setting som krever sikker og effektiv samhandling og dokumentdeling.

Eksempler på andre bruksområder:

  • Internt i ledelsen
  • Mot ekstern revisor
  • I HR-, økonomi- og andre avdelinger internt som håndterer sensitiv dokumentasjon
  • I komiteer og utvalg
  • Mot eiere og investorer

PERSONVERN OG SIKKERHET

Personvern og sikkerhet er av vesentlig betydning for Admincontrol og noe de fleste av våre kunder er opptatt av. Dette ivaretas ved at vi har kontinuerlig fokus på sikkerhet i alle ledd; fra produktutvikling og daglig drift til utfasing av utstyr.

TRYGT OG SIKKERT

Sikkerhetstiltakene sikrer at kundedataene oppbevares trygt og sikkert og er tilgjengelig bare for registrerte brukere med tilgangsrettigheter. Brukere uten tilgangsrettigheter har ingen tilgang til kundedata. Dersom enheter med offline data kommer på avveie kan de enkelt slettes ved hjelp av avstandssletting. Alle ansatte i Admincontrol er sikkerhetsklarerte og kan føres opp på kunders innsiderliste om ønskelig.

Les mer

SIKKERHETSTILTAK

Kontrollen og sikkerheten hos Admincontrol er inspirert av DS484:2005 og er i samsvar med relevant lovgivning om sikkerhetstiltak.

Admincontrol bestiller jevnlig attestasjoner (ISAE 3402) fra uavhengige revisorer vedrørende internkontrollen i Admincontrol, herunder om ivaretakelse av sikkerhet og personvern. Gjennomgangen utføres av sertifiserte IT-revisorer.

Systemutvikling
I utviklingsarbeidet benytter Admincontrol OWASP-retningslinjene for sikkerhet, som er en standard for utførelse av sikkerhetsverifikasjoner på applikasjonsnivå. Admincontrol foretar løpende sikkerhetsevalueringer for produksjonssystemer og lagringsenheter, og Admincontrol har egne retningslinjer for håndtering av brukt utstyr.
Admincontrol benytter Microsoft® .NET 4.0-teknologi for å utvikle sikre internettapplikasjoner. Alle data lagres på en sikret Microsoft® SQL Server.

Tilgangskontroll
Admincontrol setter opp hver bruker med et unikt brukernavn og passord som må oppgis hver gang en bruker logger seg på. Passordet lagres ikke i databasen som klartekst. Admincontrol lagrer bare krypterte passord, og sikrer dermed høyest mulig passordbeskyttelse. I tillegg sendes det en automatisk generert kode til brukerens mobiltelefon (SMS 2-faktorløsning) hver gang brukeren logger seg på. Admincontrol oppretter en økt-informasjonskapsel («session cookie») som registrerer kryptert autentifiseringsinformasjon så lenge økten varer. Økt-informasjonskapselen inneholder verken brukerens brukernavn eller passord, bare en kodet økt-ID. Når kunder gis tilgang til portalen, blir all informasjon, inklusive brukernavn og passord, kryptert med Secure Socket Layer (SSL)-teknologi. Den kraftige 256-bits krypteringen beskytter dokumentene og annen informasjon når de sendes mellom dine enheter og serveren.

Brukerrettighetene er rollebaserte og gir rettigheter på mappenivå. All informasjon er knyttet til mapper, herunder informasjon om møter og beslutninger. For å innlemme brukere i en bestemt rolle må kundens brukeradministrator tildele rettigheter til de relevante personene eller be Admincontrols personell om hjelp til å gjøre dette. Admincontrol kan ikke tildele rettigheter uten å ha forsikret seg om at henvendelsen kommer fra en autorisert bruker som er godkjent av kundens organisasjon.

Dokumentsikkerhet
Alle dokumenter ligger i en database og tilgang til disse kan bare oppnås gjennom Admincontrol-applikasjonene. Alle PDF-dokumenter leses i et leserprogram som ikke etterlater spor av dokumentet på klientmaskinen. PDF-leserens internminne («cache») slettes når dokumentet lukkes. Alle andre filtyper behandles som vanlige filer og vedlegg, og kan hentes fram i lesbar form. Admincontrol skal være i stand til å garantere at et dokument ikke etterlater digitale spor på klientmaskinen. Kundens administrator kan kontrollere utskriftsrettighetene for hvert dokument og velge om dokumentet skal kunne lastes ned på vanlig måte eller bare skal kunne leses i den sikre PDF-leseren.

Sikkerhet i datasenteret
Admincontrols datasentre drives etter en ‘Best-of-Breed’-policy som innebærer at vi bare benytter maskinvare, programvare og mellomvare fra ledende produsenter på markedet. Rommene som brukes, er videre beskyttet med følgende sikkerhetstiltak:

• Hevede gulv
• Overvåkingssystem, f.eks. fuktighets- og brannsensorer
• Temperaturkontroll
• UPS med generator-backup
• Brannslokkingsutstyr

All tilgang til bygninger og rom loggføres i et tilgangskontrollsystem. Videre er alle adgangspunkter til rommene videoovervåket. Bare autorisert personell har tilgang til det fysiske utstyret som portalen kjører på.

Sikkerhetsovervåking og testing
All brukeraktivitet loggføres i applikasjonsloggen med nøyaktig klokkeslett, IP-adresse, navn på bruker og informasjon om hvorvidt innloggingen var vellykket eller ikke. Dette omfatter åpning, endring, sletting og opprettelse av nye dokumenter, møter eller oppgaver. Videre blir all brukeraktivitet på nettserveren og i operativsystemet loggført. Admincontrol har også dedikerte brannmurer og trafikklogger for all trafikk inn til og ut fra serverne. All trafikk overvåkes i sanntid for å detektere og blokkere trusler (IDS/IPS-løsning), og alle advarsler fra deteksjonssystemet analyseres av sikkerhetseksperter ved et sikkerhetssenter som er bemannet 24 timer i døgnet, året rundt.

Med jevne mellomrom bestiller Admincontrol en grundig sikkerhetsanalyse som utføres av et eksternt, uavhengig IT-sikkerhetsselskap. Analysen omfatter både applikasjoner og infrastruktur som er tilknyttet portalen. Formålet er å avdekke sårbarheter som kan utnyttes i potensielle hacker-angrep, og å utbedre eventuelle sårbarheter så raskt og effektivt som mulig.

NEDLASTINGER

Funksjoner

Annotering og notater

Samme muligheter som på papir: Markér, tegn og skriv notater og kommentarer på dine sakspapirer.

Arkiv

Alle dokumentene lagres i et digitalt arkiv med søkefunksjon.

Avstemning

Sett opp og gjennomfør raske avstemninger i portalen.

Board Book

Lag møteagendaen med lenker til saksdokumentene direkte i portalen. Agendaen lagres og kan enkelt gjenbrukes i henhold til styrets årshjul.

Felles innlogging

For verv i ulike selskaper.

iPad og iPhone app

Tilgang til alle dokumenter og funksjoner via Admincontrol sin app.

Offline-modus

Mulighet for å laste ned dokumenter og jobbe videre uten internett tilgang i iPad og iPhone app.

Secure Messaging

Kryptert deling av notater, annoteringer og meldinger.

Rapportering og søk

Komplett oversikt, logg og rapportering av bruk og brukere.

Sikkerhet

Markedsledende sikkerhetsmekanismer.

24/7 support

Vi er tilgjengelig med lokal støtte og support døgnet rundt, hele året.

E-signatur

Signér dokumenter hvor som helst, når som helst ved bruk av elektronisk signering. Tidsbesparende, juridisk bindende og sikkert.

Innlogging med elektronisk ID

Benytt elektronisk ID (BankID og BankID på mobil) for sikker og enkel innlogging.

Kontaktpersoner

Daniel Vadet Hansen

CMO

+47 9822 1747

hansen@admincontrol.com

Be om demo

Fyll ut skjemaet, så tar vi kontakt.