Vraag een demo aan

Vul het formulier in en wij nemen contact u op.
      JA, ik wil relevante informatie van Admincontrol per e-mail ontvangen. Ik kan op elk moment afmelden door een e-mail te sturen naar info@admincontrol.com.

BOARD PORTALS – Veilig en efficiënt informatie uitwisselen en digitaal samenwerken voor bestuurders, commissarissen en non-executives.

Een board portal is een gebruiksvriendelijke, veilige webomgeving en app voor bestuurders, toezichthouders en andere betrokkenen om informatie uit te wisselen, samen te werken en te communiceren. Met de board portal kunnen bestuursleden papierloos en efficiënt vergaderen. De documenten zijn altijd beschikbaar, online en offline, op een veilig, gebruiksvriendelijk platform, online en via iPad/iPhone-app.

Vergaderstukken worden eenvoudiger, efficiënter en veiliger samengesteld en gedistribueerd dan op de traditionele wijze per e-mail of post bijvoorbeeld. Het organiseren van vergaderingen en de daarbij behorende activiteiten en handelingen zullen ook efficiënter en meer gestroomlijnd verlopen. Processen en routines voor het uitnodigen en houden van bestuursvergaderingen en andere bijeenkomsten worden gemakkelijk opgenomen in de portal. Dit maakt de board portal tot een waardevol instrument voor, tijdens en na de bestuursvergadering.

De Admincontrol board portal is ontwikkeld in intensieve samenspraak met onze gebruikers en afgestemd op procedures voor documentuitwisseling, notificeren en samenwerken ten behoeve van effectievere besluitvormingsprocessen.

VOORDELEN VOOR

Gebruiksvriendelijke interactie met het bestuur, toezichthouders, comités, aandeelhouders en andere stakeholders.

Veilige distributie, opslag en toegang tot gevoelige documenten.

Volledige controle en bescherming van vertrouwelijke online documenten of via iPad- en iPhone-app.

Gemeenschappelijk digitaal archief voor documentatie van het RvB en RvC / RvT (compliance management).

Flexibele en schaalbare oplossing die eenvoudig uit te breiden is naar nevenvestigingen, comités, werkgroepen en partners.

Voldoet aan alle formele vereisten voor informatiebeheer.

De mogelijkheid om duurzaam en efficiënt te werken.

Permanente toegang tot documenten via het web, iPad- en iPhone-app, online en offline.

Snelheid; uitnodigingen voor vergaderingen en notificatie voor nieuwe documenten.

Eenvoudig aantekeningen maken, annotaties toevoegen en opmerkingen invoeren en delen.

Alles op één plek, alle documenten worden gearchiveerd in een doorzoekbare database.

Vanuit 1 gebruikers account toegang tot board informatie van verschillende ondernemingen.

Gestroomlijnd en kostenefficiënt distribueren van documenten.

Snel en gemakkelijk agenda’s maken en uitnodigingen voor vergaderingen versturen.

Compleet overzicht, volledige traceerbaarheid, rapportages en logbestanden van gebruikersactiviteiten.

Gemakkelijk om wijzigingen aan te brengen in reeds verspreide documenten.

Uniforme werkwijze voor vertrouwelijke documenten.

Eenvoudig te beheren toegang en rechten.

Aaldert Janssen 14:33

Is het je gelukt de informatie voor de komende board meeting te bekijken? De zaken bij het vijfde agendapunt zien er veelbelovend uit voor het bedrijf.

Aafje Domburg 14:37

Ik ben er nu me bezig. Voorzie echter wel enkele uitdagingen in deze zaak, zodoende kijk ik erg uit naar de discussie hierover volgende week.

VEILIGE EN EFFECTIEVE INTERACTIE

Beter geïnformeerd. Beter voorbereid. Betere beslissingen.

Bestuurders besteden tot 85 procent van hun tijd aan communicatie en interactie met betrekking tot de strategie en initiatieven die daaruit voortvloeien. Voor de toezichthoudende leden gaat het ook om communicatie: het uitwisselen en lezen van documenten, informeren, discussiëren, commentaar leveren en feedback geven maken een groot deel uit van hun werk. Een groot deel van de documenten en gegevens die worden gedeeld, zijn per definitie gevoelig. Dit vereist een speciaal voor dit doel gemaakt kanaal: een veilig en effectief platform voor de interactie van de raad van bestuur, commissarissen en non-executives.

Meer

Het concept achter Admincontrol was oorspronkelijk het digitaliseren en beveiligen van board documenten en vergaderstukken. Processen gebaseerd op papier zijn duur en tijdrovend. Processen gebaseerd op e-mail zijn kwetsbaar en inefficiënt. Dit blijft de kern van de board portal-oplossing, maar in de loop der jaren is het uitgegroeid tot veel meer. Tegenwoordig hebben we het over het digitaliseren van het gehele vergaderproces. De planning van het jaarschema, de voorbereiding van de digitale agenda, het uitnodigen voor vergaderingen, het verspreiden van documenten, het voorbereiden van vergaderingen, vertrouwelijk communiceren, het vergaderen en het ondertekenen van de notulen. Omdat we weten dat het een groot verschil maakt voor onze klanten streeft Admincontrol ernaar om al deze functies te ondersteunen. Zo bespaart de organisatie tijd en geld en zijn bestuursleden andere gebruikers meer tevreden. Ook zijn de belangrijke besluitvormers, de RvB en de toezichthouders beter geïnformeerd, beter voorbereid en nemen zij betere beslissingen voor het bedrijf.

Bilde av en iPad med innlogging til en styreportal. En styreportal gir mer effektivt styrearbeid.

TOEPASSINGEN

Het platform van Admincontrol is niet alleen een waardevol instrument voor bestuurscommunicatie: het is ook ideaal voor elke instelling waar een veilige en efficiënte interactie en het uitwisselen van documenten belangrijk is.

Voorbeelden van andere toepassingsgebieden:

  • Intern binnen het uitvoerend management
  • Met externe controleurs
  • In HR, Financiën en andere afdelingen in het bedrijf die gevoelige documenten behandelen
  • In comités (Audit & Risk, Remuneratie etc.) en werkgroepen
  • Met aandeelhouders en investeerders

Privacy en beveiliging

Privacy en beveiliging vormen essentiële elementen voor Admincontrol. Deze worden gegarandeerd door een constante focus op security tijdens de ontwikkeling en het dagelijkse gebruik van onze oplossingen.

Onze beveiligingsnormen zorgen ervoor dat klantgegevens veilig en alleen beschikbaar zijn voor geregistreerde gebruikers met gedocumenteerde toegang. Klantgegevens zijn niet toegankelijk voor niet-geverifieerde gebruikers.
Admincontrol vraagt op regelmatige basis een onafhankelijke auditor om rapport (ISAE 3402) uit te brengen over de beheeromgeving van Admincontrol, inclusief potentiële beveiligingskwesties. De audit wordt uitgevoerd door gecertificeerde IT security-auditoren.

Meer

Systeemontwikkeling
Tijdens de ontwikkeling maakt Admincontrol gebruik van de OWASP-richtlijnen voor beveiliging; een standaard voor de uitvoering van beveiligingsverificaties op toepassingsniveau. Admincontrol evalueert voortdurend de beveiliging op de productiesystemen en servers.

Admincontrol gebruikt technologie van Microsoft® .NET voor de ontwikkeling van veilige internettoepassingen.

Toegangscontrole
Admincontrol geeft iedere gebruiker een unieke gebruikersnaam en wachtwoord, die bij elke aanmelding van de gebruiker moeten worden ingevuld. Het wachtwoord wordt niet in de database opgeslagen als ongecodeerde tekst. Admincontrol slaat alleen het gehashte wachtwoord op, waardoor de hoogst mogelijke wachtwoordbeveiliging kan worden gegarandeerd. Bovendien wordt er bij elke aanmelding van de gebruiker, een automatisch gegenereerde code naar de mobiele telefoon (2-factor authenticatie via SMS) van de gebruiker verzonden.
Admincontrol verstrekt een sessie-cookie om versleutelde verificatie-informatie op te nemen voor de duur van een specifieke sessie. De sessie-cookie bevat geen gebruikersnaam en geen wachtwoord van de gebruiker, maar alleen een gecodeerde sessie-ID.
Wanneer klanten toegang krijgen tot de portal, wordt alle informatie, inclusief gebruikersnaam en wachtwoord, versleuteld met behulp van Secure Socket Layer (SSL)-technologie. De 256-bits versleuteling beveiligt de documenten en andere informatie wanneer die wordt verzonden tussen uw computer en de server.

Gebruikersrechten zijn gebaseerd op rollen en bieden toegangsrechten tot het relevante mapniveau. Alle informatie is gekoppeld aan mappen, inclusief informatie over vergaderingen en beslissingen. Voor opname in een bepaalde rol wijst de gebruikersbeheerder van de klant rechten toe aan de relevante gebruikers.

Documentbeveiliging
Documenten zijn alleen toegankelijk via de toepassingen van Admincontrol. Alle PDF-documenten worden gelezen in een browser die geen leesbare sporen van het document achterlaat op het systeem van de klant. De computer “cache” van de lezer wordt verwijderd zodra het document wordt gesloten.
De beheerder van de klant kan de afdrukrechten van elk afzonderlijk document bepalen en selecteren of de documenten beschikbaar zijn om te downloaden of alleen kunnen worden gelezen in een veilige PDF-lezer.

Datacentrumbeveiliging
De datacenters van Admincontrol worden beheerd op basis van een ‘Best-of-Breed’-beleid, door alleen hardware, software en middleware te gebruiken van toonaangevende fabrikanten op de markt. De gebruikte omgevingen worden verder beveiligd door middel van de volgende maatregelen:

• Verhoogde vloer
• Bewakingssysteem, zoals sensoren voor vocht en brand
• Temperatuurbeheersing
• UPS met dieselgenerator als back-up
• Brandblusapparatuur

De toegang tot het gebouw en de ruimtes wordt vastgelegd op een toegangscontrolesysteem. Bovendien is er videobewaking aanwezig bij elke toegang tot een ruimte. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot de fysieke apparatuur die de portals beheert.

Security monitoring en testen
Alle gebruikersactiviteiten worden vastgelegd in het logbestand van de toepassing met datum, tijd, IP-adres, gebruiker en informatie of de aanmelding is gelukt of niet. Dit omvat het openen, wijzigen, verwijderen en maken van nieuwe documenten, vergaderingen en taken. Verder wordt alle gebruikersactiviteit op de webserver en het besturingssysteem vastgelegd. Tot slot heeft Admincontrol specifiek toegewezen firewalls en wordt het inkomende en uitgaande verkeer van de server vastgelegd. Al het verkeer wordt realtime bewaakt om bedreigingen te detecteren en te blokkeren (IDS/IPS-oplossing) en alle waarschuwingen van het detectiesysteem worden geanalyseerd door beveiligingsexperts in een 24-7-365 Security Operation Center.

Admincontrol laat regelmatig een uitvoerige beveiligingsanalyse uitvoeren door een extern, onafhankelijk ICT-beveiligingsbedrijf. De analyse omvat zowel het gebruik als de infrastructuur van de portals. Het doel is om kwetsbaarheden te detecteren die kunnen worden misbruikt tijdens mogelijke aanvallen van hackers en om deze kwetsbaarheden zo snel en efficiënt mogelijk te ondervangen.

Downloads

 

FUNCTIES

Annotaties en opmerkingen

Dezelfde mogelijkheden als op papier: Annoteren, ondertekenen, opmerkingen en commentaar toevoegen aan uw documentatie.

Archief

Alle documenten worden opgeslagen in een digitaal archief met zoekfunctionaliteit.

Stemmen

Stemronden opzetten en snel uitvoeren in de portal.

Board Book

Creëer een vergaderagenda en koppel documenten aan vergaderpunten rechtstreeks in de portal. De agenda wordt opgeslagen en kan eenvoudig worden hergebruikt in overeenstemming met de jaarplanning.

Gemeenschappelijke login

Voor bestuurders van verschillende ondernemingen.

iPad- en iPhone-app

Toegang tot alle documenten en functies via de Admincontrol app.

Offline modus

Download documenten en werk vervolgens ook zonder internettoegang in de iPad- en iPhone-app.

Secure Messaging

Versleuteld delen van notities, aantekeningen en communiceer over vertrouwelijke onderwerpen.

Rapportage en zoeken

Compleet overzicht en rapportages van portalgebruik en gebruikers.

Veiligheid

Toonaangevende beveiligingsmechanismen.

Ondersteuning 24/7

We bieden 24/7/365 hulp en ondersteuning.

Digitale handtekening

Onderteken documenten op elk gewenst moment met een digitale handtekening. Juridisch bindend, veilig en tijdbesparend.

Protocol

Genereer besturingsprotocollen en andere vergaderprotocollen met de hulp van Admincontrol. Eenvoudiger en efficiënter bijhouden van de vergaderingen van het raad van bestuur.

Contactgegevens

Aksel Belck-Olsen

Head of International Operations

+47 9825 5323

belck-olsen@admincontrol.com

Vraag een demo aan!

Vul het formulier in en wij nemen contact u op.
      JA, ik wil relevante informatie van Admincontrol per e-mail ontvangen. Ik kan op elk moment afmelden door een e-mail te sturen naar info@admincontrol.com.