Exporter le contenu de la salle de données

Ce guide vous aidera à exporter facilement le contenu de votre salle de données virtuelle, en veillant à ce que vous compreniez chaque étape du processus. Voici comment vous pouvez sécuriser et transférer vos données importantes à tout moment.

Avant de commencer

Lorsque vous exportez des données de votre salle de données virtuelle, elles sont regroupées dans une archive .zip cryptée pour une sécurité maximale.

🛑 Important : le niveau de cryptage que nous utilisons (AES-256) peut ne pas être compatible avec le logiciel ZIP intégré de Windows et MacOS. Pour accéder à vos fichiers, vous aurez besoin d'un logiciel ZIP tiers tel que 7zip ou WinRAR.

Création de votre exportation

Étape 1 : Naviguer vers les paramètres d'exportation

Allez dans `Paramètres> Exportation`. Ici, vous verrez un historique des exportations passées et le nombre d'exportations qu'il vous reste. Par défaut, chaque data room se voit attribuer cinq exportations.

Navigate to Export Settings

Etape 2 : Initier une nouvelle exportation

Cliquez sur "Nouvelleexportation". Vous verrez des options pour personnaliser votre exportation :

Créer une archive basée sur le rôle de l'utilisateur: Idéal pour partager des documents spécifiques accessibles à un rôle d'utilisateur, tels que des documents pour un acheteur.
Créer une archive basée sur tous les dossiers: Sélectionnez cette option pour inclure tous les dossiers, ou choisissez des dossiers spécifiques pour adapter le contenu de votre exportation.

Initiate a New Export

Étape 3 : Sélectionner les rapports

Choisissez les rapports à inclure.

Remarque : l'option de rapport Q&A n'est disponible que si vous créez une archive basée sur les rôles des utilisateurs, car elle dépend de l'accès basé sur les rôles du module Q&A.

Decide which reports to include.

Étape 4 : Choisir les destinataires

Sélectionnez les personnes qui doivent recevoir l'exportation.

Select recipients

Étape 5 : Terminer l'exportation

Finalisez en cliquant sur "Exporter". Les utilisateurs sélectionnés seront notifiés par e-mail lorsque l'exportation sera prête à être téléchargée.

Complete the Export

Téléchargement de l'exportation

Une fois l'exportation terminée, un courriel contenant un lien de téléchargement et des instructions sera envoyé aux destinataires choisis.

Accès à l'exportation

Pour accéder à l'archive .zip :

Afficher le mot de passe : cliquez sur "Afficher" pour révéler le mot de passe nécessaire à l'extraction - nous vous conseillons d'enregistrer ce mot de passe immédiatement pour éviter de perdre l'accès au fichier Zip plus tard.
Télécharger : Utilisez le lien pour télécharger votre archive .zip. En option, téléchargez une confirmation du contenu au format PDF.

🔔 Mémoriser : Enregistrez votre mot de passe en toute sécurité. Il ne pourra pas être récupéré une fois que le lien de téléchargement aura expiré au bout de 3 jours.

Accessing the Export

Extraction des fichiers

Utilisez le logiciel tiers sélectionné précédemment (par exemple, 7zip) avec le mot de passe fourni. Pour de meilleurs résultats, extrayez les fichiers directement à la racine de votre disque dur (C:\) afin d'éviter les problèmes liés aux noms de fichiers trop longs.

Que se passe-t-il ensuite ?

Après avoir réussi à extraire vos fichiers, ils sont prêts pour les prochaines étapes que vous prévoyez. Si vous souhaitez fermer votre Data Room, veuillez contacter notreéquipe d'assistance ou votre gestionnaire de clientèle pour obtenir de l'aide.