La fonction Commentaires et statut des dossiers aide les administrateurs à suivre l'avancement du téléchargement des documents et à communiquer les mises à jour au sein de la data room.
En attribuant des statuts et en ajoutant des commentaires aux dossiers, vous pouvez tenir les équipes internes informées et faire savoir aux groupes d'acheteurs que les documents sont prêts à être examinés. Cela réduit la nécessité d'envoyer des courriels, des messages ou des appels téléphoniques pour demander des mises à jour de téléchargement.
Tous les commentaires et statuts de dossiers peuvent être contrôlés à l'aide du rapport Data Room Index, qui fournit une vue d'ensemble claire de la progression du téléchargement dans la data room.
Les statuts des dossiers indiquent l'état actuel des téléchargements de documents. Ils apparaissent à la fois dans la grille des documents et dans l'index de la salle de données, ce qui facilite le suivi de la progression.
Quatre statuts sont disponibles :
Les statuts de dossier aident les différents utilisateurs de différentes manières :
Équipes internes
Groupes d'acheteurs
Les administrateurs peuvent ajouter des commentaires aux dossiers pour fournir des mises à jour ou des informations supplémentaires.
Les commentaires sont affichés à côté des informations sur le dossier et peuvent également être suivis dans le rapport Data Room Index.
Les commentaires sont utiles pour fournir un contexte ou guider les utilisateurs dans la salle de données.
Pensez à utiliser les commentaires pour
Vous pouvez également utiliser la structure de vos dossiers pour établir des liens et des références croisées avec des documents connexes, afin d'aider les utilisateurs à naviguer plus efficacement dans la salle de données.