Commentaires et statut des dossiers dans la salle des données

Commentaires et statut des dossiers dans la Data Room

Résumé

La fonction Commentaires et statut des dossiers aide les administrateurs à suivre l'avancement du téléchargement des documents et à communiquer les mises à jour au sein de la data room.

En attribuant des statuts et en ajoutant des commentaires aux dossiers, vous pouvez tenir les équipes internes informées et faire savoir aux groupes d'acheteurs que les documents sont prêts à être examinés. Cela réduit la nécessité d'envoyer des courriels, des messages ou des appels téléphoniques pour demander des mises à jour de téléchargement.

Tous les commentaires et statuts de dossiers peuvent être contrôlés à l'aide du rapport Data Room Index, qui fournit une vue d'ensemble claire de la progression du téléchargement dans la data room.

Comment fonctionne l'état des dossiers

Les statuts des dossiers indiquent l'état actuel des téléchargements de documents. Ils apparaissent à la fois dans la grille des documents et dans l'index de la salle de données, ce qui facilite le suivi de la progression.

Statuts de dossier disponibles

Quatre statuts sont disponibles :

• Pas de statut de dossier - Aucun statut n'a encore été attribué.
• Sans objet - Utilisé pour les dossiers qui resteront vides.
• En cours - Les documents sont en cours de téléchargement.
• Terminé - Tous les documents requis ont été téléchargés.

Pourquoi utiliser les statuts de dossier ?

Les statuts de dossier aident les différents utilisateurs de différentes manières :

Équipes internes

• Suivre les dossiers qui doivent encore être téléchargés
• Contrôler l'état d'avancement de la préparation de la data room

Groupes d'acheteurs

• Voir quand les documents sont disponibles pour examen
• Savoir quand ils peuvent commencer à soumettre des questions par le biais de la fonction Q&R.

Comment ajouter un commentaire à un dossier

Les administrateurs peuvent ajouter des commentaires aux dossiers pour fournir des mises à jour ou des informations supplémentaires.

Étapes

1. Ouvrez la salle de données.
2. Naviguez jusqu'au dossier que vous souhaitez mettre à jour.
3. Ajoutez un commentaire et/ou un statut au dossier.
4. Enregistrez le commentaire pour qu'il soit visible par les utilisateurs concernés.

Les commentaires sont affichés à côté des informations sur le dossier et peuvent également être suivis dans le rapport Data Room Index.

Bonnes pratiques pour l'utilisation des commentaires

Les commentaires sont utiles pour fournir un contexte ou guider les utilisateurs dans la salle de données.

Pensez à utiliser les commentaires pour

• Expliquer les retards dans le téléchargement des documents
• Partager des informations importantes sur le contenu des dossiers
• orienter les utilisateurs vers des documents ou des dossiers connexes
• Fournir des instructions aux réviseurs

Vous pouvez également utiliser la structure de vos dossiers pour établir des liens et des références croisées avec des documents connexes, afin d'aider les utilisateurs à naviguer plus efficacement dans la salle de données.