Underteckna protokollen från styrelsemöten och andra företagsdokument enkelt, säkert och i enlighet med företagets riktlinjer och officiella regelverk. Admincontrol erbjuder dedikerade lösningar för elektronisk dokumentsignering med SMS och säkra nationella elektroniska ID-handlingar, till exempel BankID.
Fördelar med elektroniska signaturer
Effektivt
Snabb och effektiv hantering av hela signeringsprocessen
Säkert
Säkert och rättsligt bindande (beroende på lokal lagstiftning), skräddarsytt för olika marknader
Fullständig kontroll
Fullständig kontroll och översikt av undertecknade dokument
Lätt att använda
Förenklar signering för styrelseledamöterna
Är elektroniska signaturer juridiskt bindande?
Det korta svaret är ja, e-signaturer är lika bindande som att underteckna med en penna på papper, men alla våra kunder bör dubbelkolla lagkraven där man har sin verksamhet.
Det finns olika lösningar och tekniker på marknaden med olika nivåer av förtroende och rättslig verkan. Admincontrol erbjuder två alternativ som båda överensstämmer med EU:s eIDAS-standarder: avancerad signatur och begränsad signatur.
Avancerad signatur bygger på en marknadsledande digital signaturteknik som är både säker och juridiskt bindande.
Lösningen är tillgänglig på de nordiska marknaderna som använder BankID (Norge och Sverige), NemID/MitID (Danmark) och Finskt Bank ID (Finland). Signeringslösningen är förenlig med internationella signaturbestämmelser och är en kvalificerad elektronisk signatur enligt EU:s eIDAS-förordning.
Begränsad signatur är en alternativ SMS-baserad lösning för alla marknader och länder. Det är en elektronisk signatur som baseras på enkel autentisering. Personen identifieras genom åtkomst till Admincontrol och kan i kombination med ett engångslösenord signera ett visst dokument. Den här lösningen används för att inhämta samtycke eller godkännande av digitala dokument, till exempel avtal, och erkänns som juridiskt bindande i de flesta länder.
Avancerad eller begränsad signatur?
- Det är kundens ansvar att säkerställa att användningen av elektronisk signatur betraktas som giltig för de dokument kunden låter underteckna med hjälp av Admincontrols e-signaturlösningar.
- Det kan finnas rättsliga, landsspecifika eller affärsmässiga krav som avgör om ett dokument kan undertecknas med en avancerad eller begränsad signatur.
- Vissa länder kan ha ytterligare krav på vissa typer av dokument.
Säkerhet
Säkerhetsnivån för signeringslösningen beror på hur lösningen är uppbyggd rent tekniskt och vilken komplexitet den har. En lösning där dokumentet tas emot via e-post och en PDF-version undertecknas elektroniskt och returneras via e-post kommer därför att ha en helt annan säkerhetsnivå än en lösning som även kontrollerar utskicket och lagringen av handlingen och som använder sig av BankID eller biometriska uppgifter. Fördelen med Admincontrols lösning är att ni har full kontroll över vem som kan se innehållet i det dokument som ska signeras.
En eIDAS-kompatibel elektronisk identifierings- och elektronisk signaturlösning i Norge är lika gångbar i andra europeiska länder.
Møyfrid Øygard | Managing Director in Admincontrol
Fler frågor och svar om e-signaturer och säkerhet:
Lösningen måste använda identifieringsmetoder som baseras på säkra och godkända e-legitimationer. Förutom förtroendenivån för signaturen måste man också bedöma säkerheten för åtkomst till dokumenten och säkerheten för distributionsmetoden när signaturer begärs.
Utöver förtroendenivån för själva signeringstypen måste man överväga hur signeringen av ett elektroniskt signerat dokument kan valideras vid ett senare tillfälle.
Admincontrol förlitar sig på erkända och kompatibla format där juridisk validering kan utföras i alla standardiserade PDF-läsare. Man behöver alltså inte ha tillgång till särskild programvara eller själva signeringslösningen för att validera e-signaturen.
Styrelsedokument, avtal och liknande som kräver signering innehåller ofta känslig information. Därför bör man också fundera på hur lämplig lösningen är när det handlar om att lagra information i själva dokumentet.
Admincontrol är mycket säkerhets fokuserat och är certifierat enligt ISO 2700: 213 och SOC 2, och genomgår regelbundna externa säkerhetstester. Vi kan erbjuda lösningar med hög förtroendenivå, så att ni kan vara säkra på att er information lagras och delas säkert med era användare.