Spar penge med en bestyrelsesportal – se hvordan her
En bestyrelsesportal muligør sikker og effektiv dokumentdeling og er et samarbejdsværktøj for bestyrelsen, management teamet, administrationen og andre interessenter.
Stadig flere virksomheder opdager værdien af en bestyrelsesportal i form af f.eks. tidsbesparelser, sikkerhed og brugervenlighed. Vidste du, at en bestyrelses portal også er omkostningseffektiv, og at du rent faktisk kan spare penge ved at gøre skiftet til en portal?
Her er 5 besparelser relateret til bestyrelsesportaler:
1: Udgifter til papir, print og indbinding.
Har du taget et kig på de penge du bruger på papir? Hvad med udgifter til printerblæk og service? Hertil kan jeg fortælle dig, at det tilføjer et stort minus i budgettet over en årrække. Måske outsourcer du endda til et trykkeri? Her er der en stor sandsynlighed for at du tredobler omkostningerne.
Og hvordan præsenterer du bestyrelsesmaterialet efter de er blevet printet? Jeg gætter på at du ikke bare stempler dem sammen og sender dem ud til bestyrelsesmedlemmerne? Du bruger sikkert tid og omkostninger, til at binde dem sammen, eller arrangere dem pænt i en mappe? Udgifterne til dette er også omkostningstunge.
2: Leveringsomkostninger
Efter du har printet og arrangeret dokumenterne pænt, er du endelig klar til at sende dem afsted. Portoudgifter er ikke billige, og hvis du så får forsendelsen sendt med kurrer er prisen fordoblet.
3: Omkostninger ved sikkerhedsbrud
Måske var de to forgående punkter ikke relevant, og du tænker: ”Jeg har ikke disse omkostninger, jeg bruger e-mail til udsendelse!” E-mail er klart enkelt og praktisk og fri for omkostninger, men det er bestemt ikke den rette kommunikation mellem bestyrelsesmedlemmer.
Med både e-mail og snail-mail, mister du kontrollen, over dine mest følsomme dokumenter. Du kan ikke styre, at bestyrelses dokumenterne når frem til dine bestyrelsesmedlemmer, og du ved ikke, hvad der sker med de dokumenter efter de har nået deres retmæssige modtagere (hvis de overhovedet når frem…).
Med det boom af hackere og internetsvindel, vi ser i dag, har cybersikkerhed fået en mere afgørende rolle end nogensinde før. Privatliv og sikkerhed er væsentlige elementer i en bestyrelsesportal. Det sikres ved et konstant fokus på sikkerhed, når vi udvikler nye løsninger.
Kan du overhovedet forestille dig hvad der ville ske med dokumenter der ender i de forkerte hænder?
4: Udgifter til arkivering.
De besparelserne der er at hente, ved at anskaffe sig en bestyrelses portal, ender ikke ved selve mødet. Efter bestyrelsesmødet, skal dokumenterne arkiveres, de skal opbevares sikkert og skal være tilgængeligere for senere brug. Dette udnytter lagringsplads og kræver en person til at styre og være i stand til at få adgang til anmodede dokumenter.
Med en bestyrelsesportal har administrationen – og alle bestyrelsesmedlemmerne – sikker og nem adgang til alle dokumenter i deres egen digitale arkiv. Søgefunktionen gør det nemt at slå ting op og gå igennem flere års historie og dokumentation.
5: Tiden der bliver brugt på bestyrelsessekretær, Administration og bestyrelsesmedlemmer.
For at se det fulde billede, må du også se på besparelser som følge af mere effektive måder at arbejde på.
Nogle af Admincontrols kunder, har ved at skrifte til en bestyrelsesportal, har forkortet den tid de bruger på forberedelse og distribuere bestyrelsesmaterialet, fra 8 timer til blot 30 minutter.
For bestyrelsesmedlemmer, forkorter en bestyrelsesportal forberedelsestiden før et bestyrelsesmøde og hjælper til at mødet forgår mere fejlfrit. Bestyrelsesmedlemmer værdsætter også muligheden for at arbejde papirløst. Hver år arrangerer Admincontrol en større kundeundersøgelse med svar fra mere end 2000 bestyrelsesmedlemmer. I et af spørgsmålene, bliver respondenterne bedt om at fremhæve de største fordele ved at bruge en bestyrelsesportal. År efter år er at kunne arbejde papirløst det der score højest, efterfulgt af let adgang til dokumenter, uanset tid og sted.
Vil du vide mere?
Bestyrelsesportaler repræsenterer forudsigelige omkostninger i form af et årligt gebyr, med alle de overnævnte besparelser slået sammen med de mange fordele ved sikker og effektivt samarbejde før, under og efter bestyrelsesmøder. Det er derfor at bestyrelsesportaler er ved at være et vigtigt redskab og platform for professionelle bestyrelser.
Vil du lære mere om bestyrelsesportaler og fordelene ved at investere i dem for virksomheden, administrationen og bestyrelsesmedlemmerne?