Sådan tilrettelægges bestyrelsesmøder

Det har længe været et spørgsmål – hvordan maksimerer man værdien af bestyrelsesmedlemmers tid, når de kun afsætter et bestemt antal timer og typisk kun mødes et par gange om året? 

Dette spørgsmål er der på det seneste kommet endnu mere fokus på. Bestyrelser har skullet medvirke til at håndtere konsekvenserne af en hidtil uset global pandemi. Flere andre problemer er fulgt efter – blandt andet behovet for hurtig digital transformation, relaterede cybersikkerhedsrisici, indvirkningen af hybridarbejde, skyhøje forretningsomkostninger og håndtering af stadigt stigende geopolitisk og økonomisk volatilitet.

Så hvad er den bedste måde at organisere disse kritiske møder i hurtigt skiftende tider? Hvordan sikrer I, at bestyrelserne er bedst muligt rustet til at yde den støtte, som disse udfordringer kræver? 

Her er vores hurtige vejledning til, hvordan man organiserer bestyrelsesmøder effektivt og sikrer, at møderne giver maksimalt afkast for den investerede tid. Vi dækker:

• Hvor mange bestyrelsesmøder er påkrævet om året
• Hvordan forbereder man en dagsorden til et bestyrelsesmøde 
• Tip til, hvordan man strukturerer bestyrelsesmøder
• Hvordan optages referatet fra et bestyrelsesmøde
• Brug af software til bestyrelsesportaler (af og til omtalt som software til bestyrelsesadministration) til styring af bestyrelsesmøder

Hvor mange bestyrelsesmøder er påkrævet om året?

Der er ingen universel bestemmelse om, hvor mange bestyrelsesmøder der er påkrævet på et år. Der er ikke noget lovkrav om, at private aktieselskaber i Storbritannien skal afholde bestyrelsesmøder. Det samme gælder for lande som Danmark, Finland, Holland, Norge og Sverige. I praksis afholdes møder normalt mindst en gang om året og ofte i forbindelse med årlige aktionærmøder. 

Aktuelle udfordringer dikterer dog, at bestyrelsesmøder skal afholdes mere regelmæssigt, ideelt set hver måned, for at gennemgå den foregående måneds økonomiske resultater, yde strategisk støtte og identificere handlinger, der skal adresseres inden næste møde. Bestyrelser skal også være fleksible alt efter de gældende forhold. Klik her for at skrive tekst.

Hvordan forbereder man en dagsorden til et bestyrelsesmøde

For at møderne kan være fokuserede og på sporet, bør dagsordener for bestyrelsesmøder typisk struktureres som følger: 

Overskrift

Overskriften til din dagsorden for bestyrelsesmødet skal indeholde navn og adresse på organisationen samt dato, tidspunkt og sted for mødet. Hvis mødet er online, skal overskriften også indeholde links til deltagelse.

Mødestart

Dette er det formelle punkt, hvor formanden meddeler, at det er tid til at behandle punkterne på dagsordenen.

Ændringer til/godkendelse af dagsordenen

Formanden spørger de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer, om de har brug for ændringer i dagsordenen, før man går videre – dette kan omfatte sletning af dagsordenspunkter, der ikke længere anses for relevante.

Godkendelse af referat

Formanden spørger bestyrelsesmedlemmerne, om de har rettelser eller ændringer til det foregående referat.

Beretning fra ledelsen 

Direktionen, herunder CEO og CFO (og nogle gange specialistudvalg) kommer med rapporter og opdateringer om strategisk retning, nye initiativer, de seneste økonomiske nøgletal og nye tendenser eller trusler.

Eksisterende forretning

Bestyrelsen genbesøger 'åbne' punkter, der har været drøftet på tidligere møder, som endnu ikke er løst og stadig kræver godkendelse.

Ny forretning

Formanden, bestyrelsen eller ledelsen introducerer nye forretningsemner, der skal overvejes, drøftes og uddelegeres for videre udvikling og beslutningstagning.

Mødet hæves

Formanden takker bestyrelsen, oplyser tid og dato for næste møde og meddeler, at mødet formelt er hævet.

I disse tider med så hastige forandringer i forretningsverdenen er de vigtigste punkter på dagsordenen til bestyrelsesmødet afsnittene for ændringer af dagsordenen, gennemgang af 'åbne' spørgsmål og introduktion af nye forretningsemner. Når du tænker på, hvordan man forbereder en dagsorden til et bestyrelsesmøde, bør der afsættes tilstrækkelig tid til disse punkter til at sikre, at man fanger, gennemgår og registrerer nye udfordringer. 

Tip til, hvordan man strukturerer bestyrelsesmøder

Ud over at skabe en velorganiseret dagsorden for bestyrelsesmøder, er det vigtigt at tilføje visse elementer før, under og efter mødet for at maksimere effektiviteten. Tips til bedste praksis her inkluderer:  

• Del din dagsorden til bestyrelsesmødet i god tid inden mødet – så medlemmerne har tid til at forberede sig og komme til møder med mulige beslutninger eller relevante ændringer.

• Brug software til underskrift hos bestyrelsesledelsen (også kendt som e-signatursoftware) til at gøre det nemmere at godkende tidligere referater – så medlemmer kan spare tid ved at gennemgå og underskrive referater eksternt og sikkert før og efter møder.

• Afsæt tid til hvert punkt på dagsordenen til bestyrelsesmødet – så du kan prioritere de vigtigste punkter og minimere den tid, der bruges på rutinemæssige punkter, der kun kræver lidt evaluering.

• Tildel opgaver på forhånd – så ethvert bestyrelsesmedlem eller direktionsledelsen, der skal rapportere om et bestemt emne, kan undersøge det emne og forberede sig i god tid før mødet.

• Gør din bestyrelsesmødedagsorden handlingsorienteret – med en klar metode til at registrere gennemførte handlinger og tildele nye handlinger.

Hvordan optages referatet fra et bestyrelsesmøde

Når du overvejer, hvordan man optager referater af et møde, er det vigtigt at huske, at bestyrelsesmødereferater ikke behøver at være en ordret udskrift. De er dog et juridisk bindende dokument, der som minimum bør indeholde følgende elementer: 

Sådan optager man referater af et møde: 

• Mødested, dato og præcist klokkeslæt for, hvornår formanden indledte mødet
• Hvem deltog i mødet, og hvilke medlemmer var fraværende 
• Resultatet af hvert forslag, herunder hvem der foreslog det, hvem der støttede det, og hvordan hvert medlem stemte
• Handlingspunkter og næste skridt, der kræves for at nå frem til en løsning 
• Dato og klokkeslæt for det næste møde
• Det nøjagtige tidspunkt, hvor formanden erklærede mødet for hævet

For at hjælpe bestyrelsesmedlemmer med at gennemgå et referat er det også vigtigt at sikre, at referatet er skrevet klart, kortfattet og indeholder en begrundelse for hver handling eller hvert forslag, der er foretaget. 

Efter mødet skal referatet underskrives af både firmasekretær og formand. Det skal også sendes sikkert til hvert medlem så hurtigt som muligt – inklusive dem, der ikke var til stede. Da referater er et juridisk dokument, der efterfølgende kan fremvises i retten, skal du også sikre dig, at referater opbevares sikkert med vandtæt anordning til backup. 

Software til bestyrelsesportal til at administrere bestyrelsesmøder

For det meste har bestyrelser over hele verden tilpasset sig de seneste år ved at gå væk fra manuelle papirbaserede processer og vedtage digitale måder at arbejde på tilpasset virtuelle møder. I nogle tilfælde har dette dog involveret brug af en midlertidig opsætning af populære samarbejdsværktøjer som Teams eller Zoom og produktivitetspakker fra Microsoft eller Google. Der er dog store fordele ved at bruge specialiseret dedikeret bestyrelsesadministrationssoftware, som er designet til at lette processen. Disse fordele omfatter: 

• Hurtigere og mere effektive metoder til at oprette dagsordener med portalen 
• Sikker kommunikationskanal til udsendelse af dagsordenen og eventuelle relevante understøttende rapporter 
• En enkel måde at oprette minutter og tildele handlinger på i portalen 

• Sikker software til underskrift hos bestyrelsesledelsen (eller e-signatursoftware) til fjernbaseret godkendelse af beslutninger og referater

Dedikeret software til bestyrelsesportal (også kendt som software til bestyrelsesadministration) gør det muligt for bestyrelsen at arbejde mere effektivt mellem møder og i mødeopfølgningsperioden ved at få adgang til fortrolige virksomhedsoplysninger hvor som helst. De kan også til enhver tid kommunikere sikkert med andre bestyrelsesmedlemmer via en separat kommunikationskanal. Hvis medlemmer sidder i flere bestyrelser, kan de også spare tid på at få adgang til alle de oplysninger, de har brug for via den samme portal ved hjælp af forskellige sikre logins.  

I sidste ende hjælper dette bestyrelser med at forberede sig grundigere til møder, fremskynde deres beslutningstagning og udnytte deres tid bedst muligt på møderne. Alt dette er afgørende faktorer i et hurtigt skiftende forretningsmiljø, der kræver, at bestyrelser er mere agile og fokuserede, end vi har set hidtil.

Du kan finde flere oplysninger om software til bestyrelsesportaler, og om hvordan man organiserer bestyrelsesmøder ved at besøge admincontrol.com. 

Du er måske også interesseret i vores ultimative guide til effektivitet i moderne bestyrelser, som indeholder vejledning om: 

• Hvordan bestyrelsesportaler kan bidrage til at maksimere effektiviteten af bestyrelsesarbejde        
• Fordelene ved bestyrelsesportaler for sekretærer
•  Fordelene ved bestyrelsesportaler for topledere
• Tip til at skabe et perfekt samarbejdsforhold
• Tjeklister, der gør det muligt for jer at evaluere den måde, en organisation bruger bestyrelsesteknologi på