Guide d'exportation du portail de la Commission

Avant de commencer

Lorsque vous exportez des données à partir de votre portail du Conseil, elles sont regroupées dans une archive .zip cryptée pour une sécurité maximale.

🛑 Important : le niveau de cryptage que nous utilisons (AES-256) peut ne pas être compatible avec le logiciel ZIP intégré de Windows et macOS. Pour accéder à vos fichiers, vous aurez besoin d'un logiciel ZIP tiers tel que 7zip ou WinRAR.

Création de votre exportation

Étape 1 : Naviguer vers les paramètres d'exportation

Allez dans `Paramètres> Exportation d'archive`. Vous y trouverez un historique des exportations passées et le nombre d'exportations qu'il vous reste. Par défaut, cinq exportations sont attribuées au portail

Etape 2 : Initier une nouvelle exportation

Cliquez sur "Nouvelle exportation". Vous verrez des options pour personnaliser votre exportation :

• Créer une archive basée sur le rôle de l'utilisateur: Idéal pour partager des documents spécifiques accessibles à un rôle d'utilisateur, tels que des documents pour un acheteur.
• Créer une archive basée sur tous les dossiers: Sélectionnez cette option pour inclure tous les dossiers, ou choisissez des dossiers spécifiques pour adapter le contenu de votre exportation.

Étape 3 : Sélectionner les rapports

Décidez des rapports à inclure. Si vous fermez le portail, nous vous recommandons d'inclure tous les rapports afin de vous assurer que vous avez accès à toutes vos données.

Étape 4 : Sélection des destinataires

Sélectionnez les personnes qui doivent recevoir l'exportation.

Étape 5 : Terminer l'exportation

Finalisez en cliquant sur "Exporter". Les utilisateurs sélectionnés seront notifiés par e-mail lorsque l'exportation sera prête à être téléchargée.

Téléchargement de l'exportation

Une fois l'exportation terminée, un courriel contenant un lien vers l'archive sera envoyé aux destinataires choisis. Suivez le lien pour télécharger un fichier zip contenant l'archive.

Accès à l'exportation

Pour accéder à l'archive .zip :

1. Afficher le mot de passe : cliquez sur "Afficher" pour révéler le mot de passe nécessaire à l'extraction - n'oubliez pas de sauvegarder ce mot de passe immédiatement.
2. Télécharger : Utilisez le lien pour télécharger votre archive .zip. En option, téléchargez une confirmation du contenu au format PDF.

🔔 Mémoriser : Enregistrez votre mot de passe en toute sécurité. Il ne pourra pas être récupéré une fois que le lien de téléchargement aura expiré au bout de 3 jours.

Extraction de fichiers

Utilisez le logiciel tiers sélectionné précédemment (par exemple, 7zip) avec le mot de passe fourni. Pour de meilleurs résultats, extrayez les fichiers directement à la racine de votre disque dur (C:\) afin d'éviter les problèmes liés aux noms de fichiers trop longs.