Publier la réunion et informer les utilisateurs

Partagez facilement votre agenda numérique pour votre prochaine réunion avec les utilisateurs concernés.

Avant la publication et pendant la préparation de l'ordre du jour, vous pouvez à tout moment ouvrir le brouillon de l'ordre du jour et du carnet de réunion. Vous pouvez également télécharger et partager le projet localement. Pour des raisons de sécurité, le projet contiendra un filigrane.

Publier une réunion

Lorsqu'une réunion a été créée, vous pouvez la publier en sélectionnant le bouton Publier. Vous pouvez voir l'état du carnet de rendez-vous, s'il s'agit d'un projet ou d'une publication, quand il a été modifié pour la dernière fois et par qui.

NB : UNE FOIS PUBLIÉ, IL EST POSSIBLE DE MODIFIER LE TITRE, LA DATE ET L'HEURE DE LA RÉUNION. 

Notifier les utilisateurs

Après avoir publié une réunion, vous pouvez la rendre visible en invitant des utilisateurs. Allez dans Envoyer aux participants et sélectionnez les destinataires. Vous pouvez ajouter de nouveaux destinataires à la réunion ultérieurement. Vous pouvez modifier la notification ou partager et notifier les utilisateurs

Si des modifications de dernière minute doivent être apportées, procédez aux changements et republiez le carnet de rendez-vous. Tous les destinataires existants peuvent être notifiés. Si vous ne modifiez que l'ordre du jour, toutes les annotations et notes potentielles seront transférées dans le nouveau calendrier de la réunion.

Si vous remplacez une pièce jointe, toutes les annotations/notes sur ce document n'apparaîtront plus dans le calendrier de la réunion. Pour conserver les annotations, nous recommandons d'ajouter une nouvelle version du document au point de l'ordre du jour et de conserver l'ancienne version.

Gérer et contrôler l'accès aux documents

Pour différencier l'accès à la documentation d'un point de l'ordre du jour, créez un dossier distinct dans la structure des dossiers et téléchargez la documentation dont l'accès est limité. Lorsque vous joignez des documents à partir de ce dossier, seuls les utilisateurs ayant accès au dossier pourront en lire le contenu.

Garder le contrôle grâce à l'historique des accès

Les administrateurs et les administrateurs de contenu peuvent accéder à l'historique des téléchargements de l'agenda/du carnet de réunion, qu'il soit à l'état de projet ou de publication. Allez dans Plus d'options et sélectionnez Historique d’accès dans la réunion. Cette fonction est utile si vous avez publié le calendrier de la réunion et que vous devez y apporter des modifications de dernière minute. Si l'agenda n'a pas encore été consulté, vous pouvez le republier sans en avertir les participants.