Configurer et ajouter de nouveaux utilisateurs

Pour partager des documents et des réunions, vous devez d'abord ajouter les utilisateurs au portail du conseil d'administration. Cette opération s'effectue sous Paramètres > Ajout d'utilisateurs.

Ajouter des utilisateurs

Vous avez deux options pour ajouter des utilisateurs : individuellement ou en masse.

• Utilisateur unique : remplissez toutes les informations personnelles nécessaires avant d'envoyer ou d'enregistrer l'invitation.
• Utilisateurs multiples : il suffit de fournir les adresses électroniques, et les utilisateurs peuvent compléter le reste lors de l'inscription.

Ajouter un seul utilisateur

Sélectionnez "Ajouter un seul utilisateur
Remplissez le nom complet et l'adresse électronique de l'utilisateur. Assurez-vous que le numéro de téléphone peut recevoir des jetons d’authentification a deux facteurs (2FA) par SMS.

Attribuer des Droits d’accès 
Choisissez les rôles qui définissent les documents et les dossiers auxquels l'utilisateur peut accéder. Par défaut, les utilisateurs ont accès à tous les domaines spécifiés.

Attribuer des rôles système
Sélectionnez le droit d’accès approprié pour définir les droits de l'utilisateur. Pour les utilisateurs qui ne doivent avoir accès qu'au contenu actuel du portail, nous recommandons de sélectionner "Read and Print".

Pour en savoir plus sur les différents droit d’accès, cliquez ici.

Enregistrer l'utilisateur
L'option d'envoi de l'e-mail d'invitation est activée par défaut. Si vous n'êtes pas prêt à l'envoyer, désélectionnez simplement l'option et enregistrez.

Vous trouverez les utilisateurs non enregistrés sous Paramètres > Utilisateurs et Autorisations > Utilisateurs non inscrits, où vous pourrez renvoyer les invitations à tout moment. Une fois que l'utilisateur a accepté l'invitation, il est supprimé de cette liste et figure automatiquement dans la rubrique Utilisateurs inscrits/actifs.

Pour en savoir plus sur la gestion des utilisateurs et des autorisations, cliquez ici.

Ajouter plusieurs utilisateurs

1. Sélectionnez "Ajouter plusieurs utilisateurs
   Saisissez les adresses électroniques, séparées par un point-virgule ( ;). Seules les adresses électroniques sont requises au départ, assurez-vous donc qu'elles sont exactes.
2. Attribuer des rôles d'utilisateur
   Choisissez les rôles d'utilisateur pour tous les utilisateurs invités.