Q&A Elektronische handtekeningen: Wat u moet weten om op directieniveau te kunnen werken

Nu hybride werken in opkomst is, is er een toenemende vraag aan bestuursleden om documenten digitaal te ondertekenen.

Kristoffer Munthe Aasbø

Chief Product Officer

De oplossingen die momenteel op de markt zijn, verschillen echter aanzienlijk in functionaliteit, kwaliteit, beveiligingsmechanismen en juridische onderbouwing.

Kristoffer Munthe Aasbø, Chief Product Officer bij Admincontrol, beantwoordt alle belangrijke vragen die u mogelijk hebt over elektronische handtekeningen. Hij gaat ook in op wat u moet doen om deze faciliteit veilig en volgens de regels te implementeren.

Q. Wat is een elektronische handtekening?

A. ‘Elektronische handtekening’ is de overkoepelende term die alle technologieën en methoden omvat die u kunt gebruiken om een digitaal document te ‘ondertekenen’ op een vergelijkbare manier als een handgeschreven handtekening op een fysiek document. Er zijn veel soorten elektronische handtekeningen. Ze variëren op het gebied van beveiliging en juridische afdwingbaarheid en variëren van het ondertekenen van een pdf-bestand met een elektronische pen tot handtekeningen die u kunt verifiëren met een BankID of een biometrische functie, zoals een vingerafdruk.

Lees hier meer over elektronische handtekening

Q. Waarom zijn elektronische handtekeningen belangrijk?

A. Onze samenleving en ons werk worden in een razend tempo gedigitaliseerd en gestroomlijnd. Van veel mensen wordt nu of in de nabije toekomst verwacht dat ze kunnen werken waar ze ook zijn en op elk moment van de dag. Dit stelt hoge eisen aan de oplossingen en tools die wij gebruiken.

Q. Welke voordelen zijn er verbonden aan het gebruik van elektronische handtekeningen door besturen?

A. De mogelijkheid om een elektronische handtekening te gebruiken, maakt u los van het kantoor en de noodzaak om toegang te krijgen tot printers en scanners. U kunt snel beslissingen nemen en, belangrijker nog, ervoor zorgen dat deze beslissingen worden uitgevoerd terwijl u onderweg bent. In plaats van dat uw handtekening een bottleneck wordt in het besluitvormingsproces, kunt u beslissingen nemen wanneer het er echt toe doet. De oplossing voor elektronische handtekeningen vermindert ook de noodzaak om papier- en postsystemen te gebruiken, zodat er ook geld wrdt bespaard.

Q. Waar moet u op letten bij het kiezen van een oplossing voor elektronische handtekeningen op bestuursniveau?

A. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat u beschikt over een geschikte oplossing voor elektronische handtekeningen die goed bestuur en efficiënt bestuurswerk mogelijk maakt. Ten eerste moet u weten of u met de oplossing de bestanden kunt ondertekenen die u normaal gesproken gebruikt, en ook of de oplossing een ingebouwde geautomatiseerde handtekeningstroom biedt en het ondertekenen van meerdere documenten tegelijk ondersteunt. Zowel om efficiëntie, naleving en snelle besluitvorming te garanderen. Ten tweede moet u controleren of uw oplossing voldoet aan de regelgeving in de gebieden waarin u actief bent. Voldoet het bijvoorbeeld aan de laatste eIDAS-regelgeving voor Europa?

Besturen moeten ervoor zorgen dat ze een geschikte oplossing voor elektronische handtekeningen hebben die goed bestuur en efficiënt bestuurswerk mogelijk maakt.
Besturen moeten ervoor zorgen dat ze een geschikte oplossing voor elektronische handtekeningen hebben die goed bestuur en efficiënt bestuurswerk mogelijk maakt.

Q. Hoe veilig zijn elektronische handtekeningen?

A. De beveiliging van uw ondertekeningsoplossing hangt af van het technische ontwerp en de complexiteit erachter. Oplossingen die afhankelijk zijn van het verzenden en ontvangen van PDF-documenten per e-mail, hebben een heel ander beveiligingsniveau dan andere, meer geavanceerde oplossingen, bijvoorbeeld oplossingen die ook de verzending en opslag van het document regelen en BankID of biometrische autorisatie bevatten.

Q. Welke andere functies zou u moeten overwegen?

A. Gebruiksgemak staat voorop. Maakt de oplossing die u gebruikt het gemakkelijk om documenten voor ondertekening voor te bereiden? Kunt u op elk type apparaat inloggen? Ondersteunt uw oplossing geavanceerde handtekeningen voor documenten met meerdere ondertekenaars? Al dit soort functies zijn cruciaal om efficiënter te kunnen werken en om beslissingen snel af te handelen.

Q. Aan welke regels moet u voldoen?  

A. Dankzij de eIDAS-regelgeving hebben we in Europa een legaal platform dat grensoverschrijdend gebruik en validatie mogelijk maakt. Met deze regelgeving worden alle soorten handtekeningen gelijk behandeld.

U moet wel voorzichtig zijn met de oplossing die u gebruikt om aan de voorschriften te voldoen. Bij Admincontrol bieden we zowel Geavanceerde Handtekening- als Beperkte Handtekening-oplossingen. De Geavanceerde handtekening is gebaseerd op toonaangevende digitale ondertekeningstechnologie en is zowel juridisch bindend als veilig. Beperkte handtekening is een eenmalige wachtwoordoplossing die beschikbaar is voor alle markten. Het vertegenwoordigt een alternatieve elektronische handtekening op basis van een geverifieerde elektronische handtekening.

Hoewel onze oplossingen voldoen aan de meest veeleisende wettelijke vereisten, kunnen er wettelijke, land- of bedrijfsspecifieke vereisten zijn die aangeven of u een document kunt ondertekenen met onze Geavanceerde of Beperkte elektronische handtekeningoplossingen. Dit betekent dat we onze klanten er altijd aan herinneren dat de verantwoordelijkheid om te zorgen voor naleving en validiteit bij hen ligt als gebruiker van de oplossing.

Als u vragen hebt over welke oplossing u zou moeten gebruiken, aarzel dan niet om contact op te nemen via onze website.

Bij Admincontrol bieden we een oplossing voor het veilig elektronisch ondertekenen van bestuursdocumenten met behulp van veilige eID-providers, zoals BankID of NemID, die relevant zijn voor uw rechtsgebied.

Als u uw capaciteiten op dit en andere belangrijke gebieden wilt beoordelen, raden we deze gids aan om uw investeringen in bestuurstechnologie te beoordelen.

Probeer ook onze tool voor bestuurstechnologiebeoordeling – een snelle online test die u helpt te bepalen waar al de lancunes in uw bestuurstechnologie zitten. U krijgt ook direct aanbevelingen voor betere manieren van werken.