Attribution et gestion des tâches dans la Data Room

Assignez et surveillez efficacement le téléchargement et la révision de la documentation grâce à notre fonction Tâches.

Configuration de la gestion des tâches

Paramètres par défaut

Les tâches sont activées par défaut dans toutes les data room. Les administrateurs peuvent modifier les paramètres des tâches sur la page de gestion des tâches. Les administrateurs sont également automatiquement définis comme gestionnaires de tâches.

Paramètres de gestion des tâches

Les administrateurs ont le pouvoir d'activer ou de désactiver la fonction Tâches et d'accorder aux utilisateurs la possibilité d'assigner des tâches.

• Lors de l'invitation d'un nouvel utilisateur, vous pouvez choisir si l'utilisateur doit être un gestionnaire de tâches. L'utilisateur aura alors automatiquement cet accès lors de son inscription.
• Vous pouvez également gérer les gestionnaires de tâches sous Paramètres>Utilisateurs et autorisations, où vous pourrez activer/désactiver les gestionnaires de tâches dans différents groupes d'utilisateurs. Vous pouvez également modifier cela sous Paramètres>Gestion des utilisateurs et des autorisations, et sélectionner/désélectionner la case "TM".
• Les administrateurs ne peuvent pas être supprimés en tant que gestionnaires de tâches.

Notifications de tâches

Lors de votre première visite dans le module des tâches, vous serez invité à vous abonner aux notifications de tâches. Vous serez ainsi informé de toute nouvelle tâche ou de tout changement d'état des tâches que vous avez attribuées.

Comment attribuer des tâches

En tant qu'administrateur ou gestionnaire de tâches, vous avez la possibilité d'assigner des tâches aux utilisateurs de votre équipe (rôles d'utilisateur).

Choisir un type de tâche

• Importer le document: Choisissez un dossier pour la tâche. L'utilisateur assigné est chargé de veiller à ce que tous les documents nécessaires soient importés dans le dossier désigné.
  - Si plusieurs dossiers sont concernés, vous pouvez attribuer des tâches groupées. Sélectionnez tous les dossiers souhaités et une tâche par dossier sera créée.
• Lire des documents: Indiquez si vous souhaitez examiner tous les fichiers d'un dossier ou sélectionner des fichiers spécifiques. En option, les téléchargements futurs peuvent être automatiquement ajoutés à la tâche de lecture.
  - Attribuez des tâches groupées pour plusieurs dossiers et fichiers, en créant une tâche par dossier.

Les tâches peuvent être assignées à plusieurs utilisateurs pour les mêmes dossiers.

Gestion des tâches attribuées à d'autres personnes

Les administrateurs peuvent accéder à la liste des tâches à partir du tableau de bord pour voir l'état des tâches en cours.

• Afficher la liste des tâches: Vous pouvez choisir d'afficher vos tâches ou toutes les tâches assignées à d'autres personnes.
• Actions sur les tâches: Modifiez, annulez, terminez ou rouvrez les tâches. Utilisez le menu Plus d'actions pour modifier l'état de plusieurs tâches simultanément.
• Options d'état des tâches: Ouvert, Terminé, Annulé

Les changements d'état des tâches notifient les utilisateurs, à condition qu'ils soient abonnés aux notifications.

Aperçu de toutes les tâches

Pour obtenir une vue d'ensemble, cliquez sur "Tout afficher" et utilisez le tri et les filtres (Ouvert, Terminé, Tous les statuts) pour organiser les tâches par structure de dossier.

Rapports

Accédez aux rapports de gestion des tâches en téléchargement et en lecture dans la section des rapports. Ces rapports sont également inclus dans l'exportation de la salle de données pour une documentation complète.

En suivant ces lignes directrices, vous pouvez gérer efficacement les tâches dans votre data room. Pour toute assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter le support.