Elektroniske underskrifter – spørgsmål og svar

Med stigningen af hybridarbejde er der en øget efterspørgsel efter, at bestyrelsesmedlemmer skal underskrive dokumenter digitalt. Men de løsninger, der i øjeblikket findes på markedet, er meget forskellige når det kommer til funktionalitet, kvalitet, sikkerhedsmekanismer og juridisk forankring.

 

 

Kristoffer Munthe Aasbø, vores Chief Product Officer hos Admincontrol, besvarer alle de centrale spørgsmål, du sandsynligvis vil stille om elektroniske underskrifter. Han ser også på, hvad du skal gøre for at implementere denne facilitet sikkert og compliant.

Spørgsmål: Hvad er en elektronisk underskrift?

Svar: Elektronisk underskrift er det paraplybegreb, der dækker alle de teknologier og metoder, du kan bruge til at ’underskrive’ et digitalt dokument på samme måde som en håndskrevet underskrift på et fysisk dokument. Der findes mange typer elektroniske underskrifter. De varierer med hensyn til sikkerhed og retskraft og spænder fra at underskrive en PDF-fil med en elektronisk pen til underskrifter, som du kan godkende med NemID eller en biometrisk funktion, f.eks. et fingeraftryk.

Læs mere om elektronisk underskrift her

Spørgsmål: Hvorfor er elektroniske underskrifter vigtige?

Svar: Vores samfund og arbejdsliv bliver digitaliseret og strømlinet i et rasende tempo. Mange forventer nu – eller forventes – at kunne arbejde, uanset hvor de er og på ethvert tidspunkt af dagen. Det stiller store krav til de løsninger og værktøjer, vi bruger.

Spørgsmål: Hvad er fordelene for bestyrelser ved at bruge elektroniske underskrifter?

Svar: Muligheden for at bruge en elektronisk underskrift gør dig fri af kontoret og behovet for at have adgang til printere og scannere. Du kan træffe beslutninger hurtigt og vigtigst af alt sørge for, at beslutningerne implementeres, mens du er på farten. I stedet for at din underskrift bliver en flaskehals i beslutningsprocessen, kan du træffe beslutninger, når det virkelig betyder noget. Løsningen med en elektronisk underskrift mindsker også behovet for at bruge papir- og postsystemer, så det sparer også penge.

Spørgsmål: Hvad skal du overveje, når du vælger en løsning med elektronisk underskrift på bestyrelsesniveau?

Svar: Det er vigtigt at sikre, at du har en passende elektronisk underskriftsløsning, der muliggør god virksomhedsledelse og effektivt bestyrelsesarbejde. For det første skal du finde ud af, om løsningen giver dig mulighed for at underskrive de filer, du typisk bruger, og om løsningen også indeholder et indbygget automatiseret underskriftsflow og understøtter underskrivning af flere dokumenter i større mængder. Både for at sikre effektivitet, compliance og hurtig beslutningstagning. For det andet skal du kontrollere, om din løsning overholder reglerne på de områder, hvor I har aktiviteter. Overholder den f.eks. de seneste eIDAS-bestemmelser for Europa?

Bestyrelser skal sikre sig, at de har en passende elektronisk underskriftsløsning, der muliggør god virksomhedsledelse og effektivt bestyrelsesarbejde.

Spørgsmål: Hvor sikre er elektroniske underskrifter?

Svar: Sikkerheden ved din underskriftsløsning afhænger af dens tekniske design og kompleksiteten bag. Løsninger, der er baseret på at sende og modtage PDF-dokumenter via e-mail, har et meget anderledes sikkerhedsniveau end andre mere avancerede løsninger – f.eks. dem, der også styrer e-mail og lagring af dokumentet og omfatter NemID eller biometrisk godkendelse.

Spørgsmål: Hvilke andre funktioner skal du overveje?

Svar: Brugervenlighed er altafgørende. Gør den løsning, du bruger, det nemt at forberede dokumenter til underskrift? Kan du logge på en hvilken som helst type enhed? Understøtter din løsning avanceret underskrift af dokumenter med flere underskrivere? Alle disse funktioner er afgørende for at gøre det muligt at arbejde mere effektivt og få beslutninger underskrevet hurtigt.

Spørgsmål: Hvilke regler skal du overholde?  

Svar: Takket være eIDAS-forordningen har vi i Europa en juridisk platform, der giver mulighed for brug og validering på tværs af grænser. Med denne forordning behandles alle underskrifttyper ens.

Du skal dog være forsigtig med, hvilken løsning du bruger for at overholde reglerne. Hos Admincontrol tilbyder vi både løsninger med avanceret underskrift og begrænset underskrift. Vores avancerede underskrift er baseret på markedets førende teknologi for digital signering og er både juridisk bindende og sikker. Begrænset underskrift er en løsning baseret på en engangsadgangskode, der fås til alle markeder. Den repræsenterer en alternativ elektronisk underskrift baseret på en godkendt elektronisk signatur.

Selvom vores løsninger opfylder de mest krævende lovmæssige krav, kan der være juridiske, landespecifikke eller virksomhedsspecifikke krav, der angiver, om du kan underskrive et dokument med vores løsninger til avanceret eller begrænset underskrift. Det betyder, at vi altid minder vores kunder om, at ansvaret for at sikre compliance og gyldighed ligger hos dem som er brugere af løsningen.

Hvis du har spørgsmål til, hvilken løsning du skal bruge, skal du ikke tøve med at kontakte os via vores hjemmeside.

Hos Admincontrol tilbyder vi en løsning til sikker elektronisk signering af bestyrelsesdokumenter ved hjælp af sikre eID-udbydere, f.eks. BankID eller NemID, der er relevante for dit retsområde.

Hvis du gerne vil vurdere dine muligheder på dette og andre nøgleområder, anbefaler vi denne guide til at gennemgå dine investeringer i bestyrelsesteknologi.

Prøv også vores værktøj til vurdering af teknologi i bestyrelsen – en hurtig onlinetest, der hjælper dig med at identificere, hvor hullerne i din bestyrelsesteknologi er. Du får også øjeblikkelige anbefalinger til bedre måder at arbejde på.