Elektronisk signering - Spørsmål og svar

Nå som hybride arbeidsformer blir stadig mer populære, trenger styremedlemmer stadig oftere mulighet til å signere dokumenter digitalt. Det er store variasjoner mellom de ulike løsningene som finnes på markedet i dag, med tanke på funksjonalitet, kvalitet, sikkerhetsmekanismer og juridisk aksept. 

Kristoffer Munthe Aasbø som er Chief Product Officer hos Admincontrol, svarer på alt du sikkert lurer på om elektronisk signering. Han tar også opp hva du må gjøre for å innføre denne funksjonaliteten på en sikker og juridisk holdbar måte.

Q. Hva er elektronisk signering?

A. Elektronisk signering er et paraplybegrep som dekker alle teknologier og metoder som kan brukes til å «signere» et digitalt dokument på en måte som tilsvarer den håndskrevne signaturen på et fysisk dokument. Det finnes mange slags elektroniske signaturer. De har ulik grad av sikkerhet og juridisk tvangskraft, og omfatter alt fra signering av en PDF-fil med en elektronisk penn, til signaturer som kan verifiseres med BankID eller biometriske funksjoner som for eksempel fingeravtrykk.

Q. Hvorfor er elektronisk signering viktig?

A. Samfunnet og arbeidslivet digitaliseres og strømlinjeformes i et rasende tempo. Mange forventer nå, eller pålegges, å kunne jobbe uansett hvor de befinner seg, og når som helst i løpet av dagen. Dette stiller store krav til løsningene og verktøyene vi bruker.

Q. Hva er fordelene ved at styrer bruker elektronisk signering?

A. Hvis du kan bruke en elektronisk signering, trenger du ikke tilgang til skrivere og skannere. Du kan treffe beslutninger raskt og, fremfor alt, sørge for at beslutningene gjennomføres mens du er på farten. Ved å unngå at signaturen blir en flaskehals i beslutningsprosessen, kan du treffe beslutninger umiddelbart når det er viktig. Siden elektronisk signatur-løsninger også reduserer behovet for papir og frimerker, sparer du også penger.

Q. Hva må du ta hensyn til når du skal velge riktig elektronisk signeringsløsning til styrearbeidet?

A. Det er viktig å sikre at du har en egnet elektronisk signeringsløsning som tilrettelegger for god selskapsledelse og effektivt styrearbeid. For det første må du se om løsningen lar deg signere filene du vanligvis bruker, om løsningen har en innebygd, automatisert signaturflyt og om den støtter samtidig signering av flere dokumenter. Dette er viktig for å sikre effektivitet, samsvar og raske beslutninger. For det andre må du sjekke om løsningen overholder forskriftene for områdene der du har virksomhet. Overholder den for eksempel den nyeste eIDAS-forordningen for Europa?

Styrer må sikre at de har en egnet elektronisk signeringsløsning som tilrettelegger for god selskapsledelse og effektivt styrearbeid.

Q. Hvor sikkert er elekstronisk signering?

A. Hvor sikker signeringsløsningen din er, avhenger av den tekniske utformingen og kompleksiteten bak den. Løsninger som baseres på at PDF-dokumenter sendes og mottas per e-post, har en helt annen sikkerhet enn andre mer avanserte løsninger, for eksempel løsninger som også kontrollerer sendingen og lagringen av dokumentet samt inkluderer godkjenning med Bank-ID eller biometri.

Q. Hvilke andre funksjoner må du vurdere?

A. Brukervennlighet er avgjørende. Er det enkelt å klargjøre dokumenter for signering med løsningen du bruker? Kan signeringen gjøres med alle typer enheter? Støtter løsningen avansert signatur der flere skal signere dokumentet? Alle slike funksjoner er avgjørende for å kunne jobbe effektivt og ta beslutninger som signeres raskt.

Q. Hvilke regler trenger du å overholde?  

A. Takket være eIDAS-forordningen i Europa, har vi en juridisk plattform som tilrettelegger for bruk og validering på tvers av landegrensene. Med denne forordningen blir alle signaturtyper behandlet på samme måte.

Du trenger imidlertid ikke å bruke mye tid på å vurdere hvilken løsning du skal bruke for å overholde forordningen. Admincontrol tilbyr både avanserte og begrensede signaturløsninger. Vår avanserte signatur er basert på markedsledende digital signeringsteknologi, og er både sikker og juridisk bindende. Begrenset signatur er basert på engangspassord, og er tilgjengelig for alle markeder. Den representerer en alternativ elektronisk signatur basert på en verifisert elektronisk signatur.

Selv om våre løsninger overholder alle lovfestede krav, kan det finnes juridiske, nasjonale eller forretningsspesifikke krav som angir hvorvidt du kan signere et dokument med våre avanserte eller begrensede elektronisk signatur-løsninger. Derfor ber vi alltid kundene våre huske at de som brukere av løsningen, selv har ansvar for å sjekke om den er gyldig og overholder kravene.

Hvis du har noen spørsmål om hvilken løsning du bør bruke, kan du gjerne ta kontakt via nettsiden vår.

Vi i Admincontrol tilbyr en løsning for sikker elektronisk signering av styredokumenter ved hjelp av sikre eID-leverandører som BankID eller NemID, som er relevant for din jurisdiksjon. Les mer om vår løsning for elektronisk signering her.