Gestion des demandes de signature

Une fois qu'une demande de signature a été créée, elle peut être gérée à partir de l'onglet « Signatures », dans la même section où se trouve le document.

Les demandes de signature ne peuvent être gérées que tant que leur date d'échéance n'est pas dépassée. Toutes les demandes encore actives sont répertoriées dans la section « Demandes en attente ».

Demandes en attente

La section « Demandes en attente » offre une vue d'ensemble de toutes les demandes de signature dont la date d'échéance n'est pas encore dépassée.

Chaque demande de signature affiche :

• Le nom du document à signer
• Un indicateur de statut
• Une barre de progression indiquant le nombre de signataires ayant terminé le processus de signature
• La date d'échéance de la demande de signature
• Les actions disponibles, telles que la signature ou le rejet du document, si vous avez été invité à le signer.

Par défaut, les demandes de signature sont triées par date d'échéance la plus proche. Cela garantit que la demande nécessitant l'attention la plus immédiate apparaisse en haut de la liste.

Des bannières d’avertissement contextuelles mettent également en évidence les demandes de signature nécessitant une attention particulière. Il s’agit notamment :

• Les demandes dont la date d’échéance est inférieure à 24 heures
• Les demandes qui ont été rejetées par un utilisateur
• Les demandes dont la date d'échéance a déjà été reportée

Modification d’une demande de signature

Les administrateurs et les administrateurs de contenu peuvent apporter des modifications aux demandes de signature en attente.

Pour accéder aux options de gestion disponibles :

• Ouvrez la section « Demandes en attente ».
• Cliquez n'importe où sur la demande de signature concernée pour afficher ses détails.
• Utilisez les options disponibles pour gérer la demande.

À partir des détails de la demande, vous pouvez :

• Prolonger la date d'échéance
• Annuler la demande de signature
• Ajouter ou supprimer des signataires
• Modifier le niveau de signature requis pour signer le document
• Consulter la liste des rappels envoyés, si cette fonctionnalité était activée lors de la création de la demande

Seuls les administrateurs et les administrateurs de contenu sont autorisés à modifier les demandes de signature sur le portail.

Les modifications ne peuvent être effectuées que tant qu’une demande de signature est en attente. Il est donc recommandé de surveiller les demandes de signature en cours et de s’assurer que tous les signataires requis aient terminé le processus avant la date d’échéance.

Demandes de signature expirées

Si une demande de signature expire avant que toutes les signatures requises aient été recueillies, la demande devient invalide.

Une demande expirée ne peut pas être finalisée. Pour poursuivre le processus de signature, une nouvelle demande de signature doit être créée et renvoyée à tous les signataires requis. Toutes les demandes expirées sont répertoriées dans l’aperçu de l’historique récent, aux côtés des demandes récemment finalisées.