Signer møteprotokollen fra styremøter og andre selskapsdokumenter enkelt, sikkert og i henhold til selskapets og myndighetenes retningslinjer. Admincontrol tilbyr sin egen løsning for elektronisk signering av dokumenter ved bruk av sikker nasjonal eID, slik som BankID.
Fordeler med elektronisk signering
Effektivt
Rask og effektiv administrering av hele signeringsprosessen
Sikkert
Sikker og juridisk bindende, tilpasset ulike markeder
Full kontroll
Full kontroll og oversikt over signerte dokumenter
Enkelt
Enkelt å signere for styremedlemmene
Er elektronisk signering juridisk bindende?
Det korte svaret; Ja, elektronisk signering er like bindende som signering med penn på papir.
Det finnes flere løsninger og teknologier på markedet med
varierende tillitsnivå og grad av juridisk binding. I Admincontrol-løsningen finnes det to alternativer, begge i henhold til eIDAS-standarden: Avansert signatur og Begrenset signatur.
Avansert signatur er basert på markedsledende digital signeringsteknologi, og er både sikker og juridisk bindende. Denne løsningen er tilgjengelig for de nordiske markedene som bruker BankID (Norge og Sverige), NemID/MitID (Danmark) og Finsk Bank ID. Den er kompatibel med internasjonale signaturforskrifter, og er enavanserte elektroniske signatur i henhold til eIDAS forordningen.
Begrenset signatur er en alternativ, SMS-basert løsning som er tilgjengelig for alle markeder. Det er en elektronisk signatur basert på enkel autentisering. Personen identifiseres gjennom tilgang til Admincontrol sammen med et engangspassord for å fullføre signeringen av et bestemt dokument. Denne løsningen brukes til å skaffe samtykke eller godkjenning av digitale dokumenter, slik som avtaler og anerkjennes som juridisk gyldig i de fleste land.
Avansert eller Begrenset signatur?
- Det kan være juridiske, nasjonale eller virksomhetsrelaterte krav som bestemmer om et dokument skal signeres med Avansert eller Begrenset signatur.
- Enkelte land kan ha ytterligere krav til et høyere tillitsnivå basert på kvalifiserte sertifikater for enkelte typer av dokumenter.
- Det er kundens ansvar å sikre at bruken av elektronisk signatur anerkjennes som gyldig signatur for dokumentene som skal signeres ved hjelp av e-signaturløsningen fra Admincontrol.
Sikkerhet
Sikkerhetsgraden til signeringsløsningen vil avhenge av hvordan løsningen teknisk er bygget opp og hva slags kompleksitet som ligger til grunn. Det vil følgelig være stor forskjell på sikkerheten til en løsning der man mottar dokumentet på epost, signerer en pdf-versjon elektronisk, for så å sende tilbake via epost vs. å benytte seg av en signeringsløsning som også berammer utsendelse og oppbevaring av dokumentet, og som benytter seg av Bank-ID eller biometrisk autorisasjon. Fordelen med Admincontrol sin løsning er at man har full kontroll på hvem som kan se innholdet i avtalen som skal signeres.
En eIDAS kompatibel løsning for elektronisk identifisering og elektronisk signatur i Norge vil være tilsvarende kompatibel i andre europeiske land.
Møyfrid Øygard | Managing Director in Admincontrol
Flere spørsmål og svar om e-signering og sikkerhet:
Løsningen må benytte sikre og godkjent eID baserte identifiseringsløsninger. I tillegg til tillitsnivået på signeringen, så må man også vurdere hvor sikker tilgangen til dokumentene er og sikkerheten til distribusjon av signeringsforespørsler.
I tillegg til tillitsnivået på selve signeringstypen, så bør man spørre seg selv hvordan man i ettertid kan validere signeringen på et elektronisk signert dokument.
Admincontrol støtter seg på anerkjente og kompatible formater hvor valideringen kan gjøres i en hvilken som helst standardisert pdf-leser og krever derfor ikke tilgang til spesialprogramvare eller tilgang til selve signeringsløsningen for å validere den elektroniske signaturen.
Styredokumenter og andre avtaler som krever signering kan ofte inneholde sensitiv informasjon. Hvor sikker er du på at løsningen som benyttes egner seg til lagring av informasjonen i selve dokumentet?
Admincontrol har høy fokus på sikkerhet, er ISO 2700: 2013 og SOC 2 sertifisert, samt gjennomgår jevnlig sikkerhetstesting og tilbyr løsninger med et høyt tillitsnivå, slik at du kan være trygg på at informasjonen du deler er sikkert lagret.