Styrelseprotokoll: justering, reservation och digital signering

Aktiebolagslagen (2005:551) trädde i kraft den 1 januari 2006. I paragrafen om styrelseprotokoll, 8 kap. 24 §, finns en mening som är lätt att läsa förbi: styrelseledamöterna och den verkställande direktören har rätt att få en avvikande mening antecknad till protokollet.

Meningen ser ut som en formalitet. Det är den inte. En reservation fungerar både som protest och som skydd: att få sin avvikande mening förd till protokollet kan befria en ledamot från ansvar om beslutet senare leder till en skadeståndstalan. Men den kommer inte till av sig själv. Den som vill reservera sig måste begära det.

Vem ska justera styrelseprotokollet?

Ordföranden justerar protokollet, om hen inte själv har fört det. Har styrelsen fler än en ledamot ska protokollet också justeras av en ledamot som styrelsen utser. Justeraren kontrollerar att besluten och mötets förlopp är fullständigt och riktigt återgivna. Rollen blir extra viktig när ordföranden själv för protokollet.

Justeringen påverkar däremot inte beslutens giltighet. Inom bolagsrätten fattas besluten på mötet, och enligt FAR:s rättsserie finns det därför inget skäl att förklara ett beslut ”omedelbart justerat”. Inte ens ett bristfälligt eller saknat protokoll gör styrelsens beslut ogiltiga. Den enda påföljden är eventuell skadeståndsskyldighet. Protokollet är alltså inte det som gör beslutet giltigt. Det är det som visar vem som tog ansvar för det – och vem som inte gjorde det.

Hur reserverar man sig så att det håller?

Begär reservationen under mötet och se till att det framgår vilket beslut den gäller. Fattar styrelsen flera beslut vid samma sammanträde fyller en allmän anteckning om avvikande mening liten funktion.

Det är ordföranden som ska se till att protokoll förs. Kontrollera ändå i det justerade protokollet att reservationen faktiskt kom med.

En reservation kan bevisas på annat sätt, till exempel med ett mejl som skickades samma dag. Protokollet är bara ett bevis bland andra. Men det har en så kallad presumtionsverkan för vad som hände på mötet, vilket gör en rad i ett justerat protokoll till ett betydligt starkare läge än ett mejl.

Rätten att reservera sig gäller även verkställande direktören.

Hur detaljerat ska ett styrelseprotokoll vara?

I protokollet ska styrelsens beslut antecknas. Enligt FAR behöver det inte vara ett rent beslutsprotokoll, utan det kan också återge förslag och diskussion. Vanligare är att förslag och utredningar läggs som bilagor och att protokollet hänvisar till dem.

Här drar protokollföraren och den reserverande ledamoten åt olika håll. Ett protokoll som återger hela diskussionen blir långt, svårt att justera och kan läsas av fler än styrelsen om bolaget hamnar i en tvist. För ledamoten som var emot beslutet är det korta protokollet ett problem: beslutet syns, men inte skälen till invändningen. En möjlig kompromiss är att protokollet återger besluten och underlaget, medan reservationen får en kort motivering. Ingen lösning tar bort spänningen helt. Varje rad som skyddar den reserverande ledamoten är också en rad som kan läsas av en motpart.

Är protokollföraren, ordföranden och justeraren oense om vad som hände bestämmer protokollföraren innehållet. Ordföranden och justeraren kan i stället anteckna sin egen redogörelse på protokollet eller i en bilaga när de skriver under.

Glöm inte bilagorna. Hänvisar protokollet till bilagor är det inte fullständigt utan dem. Protokollen ska dessutom numreras löpande och förvaras på ett betryggande sätt.

I börsbolag gäller också utskottens protokoll. Har styrelsen inrättat utskott ska de enligt Svensk kod för bolagsstyrning protokollföra sina sammanträden, och protokollen ska tillhandahållas styrelsen (regel 7.1).

Kan styrelseprotokollet justeras och signeras digitalt?

Ja. Aktiebolagslagen säger uttryckligen att en handling som ska vara undertecknad får undertecknas med en avancerad elektronisk underskrift enligt EU:s eIDAS-förordning, om inget annat anges (1 kap. 13 §). Skillnaderna mellan signaturnivåerna går vi igenom i Förklaring av elektroniska signaturer och i Elektroniska signaturer – frågor och svar.

En elektronisk underskrift bär dessutom med sig information om vem som skrivit under. Om det senare ifrågasätts vem som justerade protokollet, och därmed godkände vad som står om en reservation, finns svaret i själva handlingen.

Protokoll från beslut som fattas utan sammanträde följer delvis andra regler. Läs mer i Per capsulam-beslut i styrelsen. Protokollet från årets första möte har en särskild tyngd – se Konstituerande styrelsemöte i aktiebolag.

Vanliga frågor om styrelseprotokoll

Har aktieägare rätt att läsa styrelseprotokollen?

Aktieägarna får i första hand information genom bolagsstämman. Där ska styrelsen och VD på begäran lämna upplysningar om ärendena och bolagets ekonomiska situation, om det kan ske utan väsentlig skada för bolaget (7 kap. 32 §). I bolag med högst tio aktieägare har varje aktieägare dessutom rätt att ta del av räkenskaper och andra handlingar om verksamheten, i den omfattning som behövs för att bedöma bolagets ställning eller ett ärende på stämman (7 kap. 36 §).

Hur gör man i en styrelse med en enda ledamot?

Protokollet undertecknas av den som har fört det. Någon justering behövs inte, eftersom kravet på justering bara gäller när styrelsen har flera ledamöter eller när någon annan än ordföranden har fört protokollet.

Blir ett beslut ogiltigt om protokollet inte har justerats?

Nej. Justeringen bekräftar att protokollet är riktigt, men beslutets giltighet hänger inte på den. Det som står på spel är bevisningen.

Hur länge ska styrelseprotokoll sparas?

Det finns ingen särskild regel. FAR bedömer att förvaringstiden för aktieboken (tio år) eller räkenskapsmaterialet (sju år) är rimlig, men påpekar att protokoll kan vara relevanta för skadeståndsfrågor ännu längre.

Vill ni ha ordning på protokollen, från utkast till signerat protokoll? Vi på Admincontrol erbjuder en styrelseportal där protokollet hanteras i ett sammanhållet flöde, från utkast till godkännande och elektronisk signering.