Miten yritykset ja neuvonantajat ovat hyödyntäneet datahuoneita?

Admincontrolin Head of Data rooms Erik Alopaeus kirjoittaa blogissaan, millaisia trendejä virtuaalisten datahuoneiden käytössä on näkyvissä.

Kuulen työssäni usein kysymyksiä: Miten yritykset ja heidän neuvonantajansa käyttävät virtuaalisia datahuoneita (VDR)? Kauanko datahuoneet ovat yleensä avoinna? Kuinka monta käyttäjää datahuoneissa yleensä on? Kuinka suuria datahuoneet ovat? Entä paljonko datahuoneen Q&A-osiota käytetään? Olen kerännyt tähän blogiin erilaisia tilastoja Admincontrolin datahuoneista vuosilta 2020–2022, jotka vastaavat näihin kysymyksiin. Olemme analysoineet tilastoja, ja tarkastelen blogissa myös niistä nousseita trendejä.

Kuka avaa datahuoneet?

Ensimmäinen tilasto kertoo, että vuonna 2022 datahuoneen avaajana tai sen käytön vahvana suosittelijana toimi 41 prosentissa tapauksista oikeudelliset neuvonantajat. Tilastojen mukaan yritykset avasivat itse ilman neuvonantajien kytköksiä datahuoneita 25 prosentissa projekteista. Loput 34 prosenttia tulivat taloudellisten neuvonantajien, brokereiden (kiinteistökauppojen neuvonantajat) tai pääomasijoittajien kautta. Viimeisen kolmen vuoden aikana nämä jakaumat ovat pysyneet kutakuinkin samanlaisina.

Kauanko datahuoneet ovat auki?

Seuraava tilasto kertoo siitä, kauanko datahuoneet ovat olleet keskimäärin avoinna. Vuonna 2022 datahuoneet olivat avoinna keskimäärin 102 päivää, vuonna 2021 keskimäärin 149 päivää ja vuonna 2020 keskimäärin 214 päivää. Huomattavaa on, että datahuoneiden käyttöaika on siis laskenut merkittävästi vuodesta 2020 vuoteen 2022. Tämä todennäköisesti johtuu siitä, että datahuoneiden ominaisuudet ovat kehittyneet, markkinoilla on ollut epävarmuutta, datahuoneiden käyttö on vakiintunut myös pienemmissä hankkeissa ja neuvonantajat tekevät entistä parempaa työtä hankkeiden läpiviemiseksi yhdessä asiakkaiden kanssa.

Kuinka suuria datahuoneet ovat?

Tilastojemme mukaan vuonna 2022 datahuoneet sisälsivät keskimäärin 7350 sivua, vuonna 2021 keskimäärin 5650 sivua ja vuonna 2020 keskimäärin 6640 sivua. Tilastot sinänsä eivät ole mielestämme täysin luotettavia, sillä otoksissamme on poikkeavuuksia. Osa datahuoneista on kooltaan valtavia, kun taas osa datahuoneista jää eri syistä tyhjiksi. Jos poikkeavuudet jättää pois laskuista, voimme todeta, että datahuoneen koko on keskimäärin noin 5500 sivun luokkaa. Datahuoneen koko ei sinänsä liity yrityksen kokoon vaan enemmän siihen, mitä asioita ostajapuoli haluaa tarkastella omassa due diligence -työssään ja montako kohdetta on kaupan (emoyhtiö, tytäryhtiöt jne).

Paljonko henkilöitä datahuoneissa on keskimäärin?

Vuonna 2022 yhden datahuoneen käyttäjämäärä oli keskimäärin 19, vuonna 2021 keskimäärin 22 ja vuonna 2020 keskimäärin 26. Datahuoneiden käyttäjämäärät ovat siis laskeneet kolmen vuoden aikana lähes 30 prosenttia. Käyttäjämäärän lasku voi johtua siitä, että datahuoneen teknologia on kehittynyt niin, että manuaalisen työn määrä datahuoneessa on vähentynyt ja myös siitä, että datahuoneen tuoma arvo on nähty myös pienemmissä hankkeissa, jolloin käyttäjämäärän ei tarvitse olla suuri.

Montako ostajaryhmää on projekteissa mukana?

Tilastojemme mukaan vuonna 2022 datahuoneissa oli keskimäärin 1,8 ostajaryhmää, vuonna 2021 keskimäärin 2 ryhmää ja vuonna 2020 keskimäärin 2,5 ryhmää. Ostajaryhmien määrän lasku kertoo osittain siitä, että olemme mahdollisesti siirtyneet enemmän kohti ostajien markkinaa, jossa ostajat tahtovat edetä eksklusiivisesti ja välttää huutokauppatilanteen. Olemme myös tilastojemme perusteella havainneet, että vuonna 2022 datahuoneen on avannut (tai sen käyttöä on vahvasti suositellut) ostaja noin 15 prosentissa hankkeista. Kyseinen luku on merkittävästi suurempi kuin edellisten vuoden vastaavat luvut.

Datahuoneen Q&A-osio

Kuudes ja viimeinen tilasto kertoo datahuoneen Q&A-osion käytöstä. Vuonna 2022 datahuoneen Q&A-osiota hyödynnettiin 76 prosentissa, vuonna 2021 puolestaan 75 prosentissa ja vuonna 2020 taas 70 prosentissa hankkeista. Datahuoneen Q&A-osiota hyödynnetään siis nykyisin aavistuksen enemmän kuin edellisinä vuosina. Toisaalta tilastot eivät ole täysin luotettavia, sillä osa projekteista ei koskaan käynnisty, ja näissä tapauksissa Q&A-osiolle ei ole ollut tarvetta. Osa käyttäjistä toteuttaa kysymysten ja vastausten esittämisen datahuoneen ulkopuolella kuten sähköpostilla tai Excel-tiedostoja kierrättämällä. Yhä useampi neuvonantaja ja käyttäjä toivoo kuitenkin, että datahuoneiden Q&A-osiota hyödynnetään, sillä sitä on helppo seurata ja hallinnoida. Lisäksi raportit saadaan sieltä ladattua ulos myös kauppakirjan liitteeksi.

Johtopäätöksiä

Tilastojemme perusteella virtuaalisia datahuoneita käytetään nykyisen enemmän myös pienemmissä hankkeissa ja myös ostajat ovat nykyisin aktiivisempia ottamaan datahuoneen käyttöönsä. Datahuoneen käyttöikä ja käyttäjämäärät ovat laskeneet osittain huomattavasti, eli asioita tehdään nopeammin ja tehokkaammin. Datahuoneen keskimääräinen koko on pysynyt vuosien mittaan 5000–7000 sivun kokoisena, ja datahuoneen Q&A-osiota hyödynnetään noin 75 prosentissa kaikista hankkeista. Neuvonantajien rooli due diligence -hankkeissa ja datahuoneissa on edelleen merkittävä, ja muutoksia tähän ei ole näköpiirissä.