Yritysfuusioiden ja -kauppojen tapahtumien suojaaminen VDR:n avulla

Yritysfuusioiden ja -kauppojen (M&A) aikana käsitellyt ja jaetut tiedot ovat aina erittäin arkaluontoisia. Joskus nämä tiedot sisältävät liikesalaisuuksia, jotka ovat koko kaupan ydin. Mikään ei saa lipsahtaa tai päätyä vääriin käsiin: pahimmassa tapauksessa vuoto voi pysäyttää koko hankkeen.Tässä blogissa käsittelemme sitä, kuinka nykyaikaiset virtuaaliset datahuoneet voivat auttaa selviytymään näistä haasteista ja pitämään M&A:n liittyvän toiminnan turvallisena

Mikä on virtuaalinen datahuone?

Virtuaalinen datahuone on verkossa oleva tila, johon voit laittaa yritystäsi koskevia tärkeitä asiakirjoja ennen myyntiä tai fuusiota. Kun olet perustanut huoneesi, voit antaa muille osapuolille (kuten mahdollisille ostajille) asiakirjojen käyttöoikeuksia hallitusti.

Yleensä virtuaaliseen datahuoneeseen laitetaan dokumentaatiota, kuten sopimuksia, immateriaalioikeuksia koskevia tietoja, työntekijätietoja, tilinpäätöksiä ja niin edelleen. 

Pohjimmiltaan virtuaaliset datahuoneet ovat luonnollinen digitaalinen edistysaskel vanhanaikaisista fyysisistä huoneista, jotka sijaitsevat toimistotiloissa ja joissa on fyysisiä paperipohjaisia asiakirjoja. Kuten useimmat digitaaliset muutokset, ne tarjoavat myös suurta joustavuutta, joka voi muuttaa prosesseja. Esimerkiksi  kun M&A -kauppa on tehty, on helppo viedä ja ladata koko datahuone (kaikkine tiedostoineen, kysymys- ja vastaushistorioineen ja tietopyyntölistoineen) ja luoda prosessista laillinen arkisto, jota voidaan myöhemmin käyttää takautuvien vaateiden ja kyselyiden tapauksessa.

Miksi virtuaaliset datahuoneet ovat tärkeitä turvallisuuden kannalta?

Nykypäivän yritysmaailmassa on monia tapoja tallentaa, jakaa ja lähettää verkossa tietoja, ja ne ovat alttiita kyberhyökkäyksille. Sähköposti- ja tiedostojenjakopalvelut ovat ensisijaisia esimerkkejä. Näihin palveluihin kohdistuu entistä suurempi uhka, kun meihin kaikkiin kohdistuu covid-19-pandemian ja lisääntyneen etätyön seurannaisvaikutuksia. Tutkimuksen mukaan sähköpostihuijaukset lisääntyivät 667 prosenttia sulun alkamisen jälkeen pelkästään maaliskuussa 2020. Toisen lähteen mukaan käyttäjät ovat altistuneet kolme kertaa enemmän tietojenkalasteluhyökkäyksille.

Virtuaalisten datahuoneiden tärkein etu tietoturvan näkökulmasta on se, että ne auttavat ohittamaan kaikki nämä kanavat ja pitämään tietosi ja viestintäsi alustan rajoissa ja kanavissa suojattuna. 

Miten virtuaalinen datahuone tarkalleen pitää M&A:n liittyvän toiminnan turvallisena?

Kolmella päätavalla: valvomalla viestintää, tallennustilaa ja pääsyä

1. Viestinnän valvonta

Ongelmat alkavat M&A:n liittyvästä viestinnästä, kun ihmisiä houkuttelee keskustella turvattomilla kanavilla, kuten sähköpostilla. Virtuaaliset datahuoneet auttavat ratkaisemaan tämän ongelman tarjoamalla turvallisen ja tuotteliaan vaihtoehtoisen paikan viestiä ja tehdä yhteistyötä käsillä olevan projektin asiakirjojen parissa.

Hyvän virtuaalisen datahuoneratkaisun tulisi esimerkiksi sisältää vähintään salattu keskustelutoiminto, jota kaikki osapuolet voivat käyttää. Admincontrolin oma datahuoneratkaisu sisältää suojatun viestinnän moduulin, jonka avulla käyttäjät voivat lähettää ja vastaanottaa luottamuksellisia viestejä alustalla. Se on sähköpostin ja keskustelutoiminnon yhdistelmä, jolla käyttäjät voivat viestiä suojatusti ryhmänsä kanssa.

2. Asiakirjojen tallennustilan valvonta

M&A:n yhteydessä voi syntyä ongelmia, jos ihmiset alkavat käyttää ilmaisia pilvipohjaisia tiedostojen jakamis- ja tallennuspalveluita tärkeiden asiakirjojen jakamiseen. Nämä palvelut on yleensä suunniteltu kuluttajakäyttöön, eivätkä ne täytä yritysluokan turvallisuusstandardeja.

Virtuaalinen datahuone voi auttaa voittamaan tämän ongelman, koska se tarjoaa turvallisen paikan tallentaa asiakirjoja ja jakaa niihin käyttöoikeuksia alustan toiminnallisuuden puitteissa. Silloin ei ole tarpeen käyttää mitään ulkoista palvelua. Valtuutetut käyttäjät voivat myös lisätä dokumentteja ja  laatia ilmoituksia, jotka muut valtuutetut käyttäjät näkevät, joten päivitettyjä asiakirjoja ei tarvitse koskaan lähettää liitteinä.

Joissakin datahuoneissa on myös ominaisuuksia, joiden avulla voit jakaa tietoa keskeisten prosessien ympärille luomatta erillisiä asiakirjoja. Esimerkiksi kysymys- ja vastausmoduulit (Q&A) voivat auttaa kokoamaan kaikki järjestelmän sisällä tarvitsemasi keskeiset kysymys- ja vastaustiedot. Tällaisten sisäänrakennettujen toimintojen ansiosta ei ole tarpeen luoda kysymyksiä ja vastauksia varten erillistä Excel-laskentataulukkoa, joka sinun olisi sitten lähetettävä muille.

3. Käytön valvonta

Virtuaaliset datahuoneet sopivat erinomaisesti myös tietoturvan hallintaan, koska järjestelmänvalvojapaneelin kautta voit valvoa käyttöä. Tämä tuo sekä joustavuutta että turvallisuutta. Esimerkiksi jos potentiaalinen ostaja luopuu prosessista, voit helposti poistaa sen käyttöoikeudet tai tarjota ostajille, jotka edelleen ovat mukana prosessissa, pääsyn uusiin arkaluontoisiin tietoihin, kuten due diligence -tietoihin.

Voit myös määrittää valtuutetun käytön tasoja ja hallita sitä, mitä käyttäjät näkevät asiakirjoihin, kansioihin sekä Q&A:n liittyen. Voit jopa määrittää käyttöoikeudet, joten voit hallita sitä, kenellä on oikeus suorittaa rajoitettuja toimintoja, kuten tulostaa tai ladata asiakirjoja.

Johtopäätelmät

Useimmat myyvät yritykset sekä M&A-neuvonantajat käyttivät jo ennen vuotta 2020 virtuaalisia datahuoneita perinteisten fyysisten datahuoneiden sijaan toiminnan turvallisuuden varmistamiseksi. Nyt kun elämme covid-19-pandemian dominoimassa maailmassa, jossa matkoja ja fyysisiä kokouksia on rajoitettu huomattavasti, virtuaalisista datahuoneista on tullut välttämättömyys.

Jos olet valmistelemassa M&A-kauppaa varten, etkä tunne virtuaalisen datahuoneen ideaa, saat kaiken tarvitsemasi tiedon tutustumalla meidän Admincontrol-datahuoneratkaisuumme. Aina kun valitset datahuoneratkaisun, on myös tärkeää varmistaa, että ratkaisulla on tietoturvasertifikaatit, joiden avulla voit suojata tietosi tunnustettujen kansainvälisten standardien mukaisesti. Lue lisää näiden sertifikaattien tärkeydestä ja mitä ne tarkoittavat tietoturvasivuiltamme.