Hvordan administrere en organisasjon der fjernarbeid blir vanligere?

I kjølvannet av Covid-19 vurderer mange selskaper å permanent endre måten de jobber på. De ønsker å tilby ansatte mer fleksibilitet for å styrke moralen og øke produktiviteten, samtidig som de reduserer kontor- og eierkostnadene.

Ansatte er åpne for tanken. I henhold til nylig forskning[ har ni av ti ansatte som har jobbet hjemmefra under Covid-19-krisen, sagt at de ønsker å fortsette med det til en viss grad. Massebevegelsen mot ekstern jobbing har kommet for å bli.

Resultatet er at styrene nå må vurdere hvordan dette vil påvirke måten de gjennomgår prestasjoner og vurderer risiko på.

Her er vår gjennomgang av nøkkelpunktene du må vurdere for å sikre at overgangen til fjernarbeid og spredt arbeid blir vellykket:

1. Sørg for at det finnes en klar, langsiktig strategi

Det første styrene må gjøre er å ta initiativ til en intern gjennomgang av endringer som kan ha oppstått i arbeidsmetoder og policyer. Organisasjoner har oppnådd svært mye på kort tid ved å jobbe eksternt og virtuelt. Det betyr ikke at det som nå er etablert og som sannsynligvis er litt improvisert, må danne grunnlag for fremtidens arbeidsmetoder. Styrene må sørge for at policyer og systemer fokuserer proaktivt på fremtidige mål for å gjøre fjernjobbing levedyktig på lang sikt. 

2. Vurdere konsekvenser for mennesker og kultur

Styrene må vurdere den langsiktige effekten av fjernarbeid for selskapets kultur og menneskene i selskapet. Selv om fjernarbeid kan være praktisk og effektivt, kan det få negative konsekvenser for den mentale helsen og trivselen til de ansatte. De langsiktige konsekvensene av fjernarbeid i stor skala for arbeidsstyrker, kjenner vi enda ikke til.

For å bidra til å finne ut av dette, bør styrene som et minimum jevnlige ta pulsen på arbeidsstyrken gjennom spørreundersøkelser i forbindelse med de regelmessige medarbeidersamtalene, slik at de lettere kan vurdere risikoen for de ansattes mentale helse.

3. Gjør sikkert produktivt arbeid til en prioritet

I forbindelse med sin vedvarende risikovurderingsprosess må styrene også se på problemer knyttet til sikkerhet og overholdelse når man jobber eksternt. Dette handler ikke bare om IT – det må etableres policyer for å sikre at fjernarbeid skjer på en måte som er levedyktig og samsvarer med sektoren organisasjonen jobber i. Styrene må jevnlig vurdere slike policyer for å sikre at de både er robuste og gir de ansatte frihet til å jobbe eksternt uten barrierer.

4. Ha oversikt over kostnadsstyring og reinvesteringer

En av de store fordelene ved fjernarbeid er at organisasjonene kan kutte kostnader og spare store summer på å redusere kontorarealene. Vi vil snart se konsekvensene av dette i global skala, og da vil styrene ha plikt til å skaffe oversikt over hvordan penger spares og hvor de må reinvesteres for å støtte mennesker, og andre utlignende tiltak. Neste år vil sannsynligvis bli det viktigste i historien for de fleste organisasjoner, ved at de må foreta kritiske beslutninger for å sikre virksomheten på lang sikt. Det er ikke tiden for å kutte kostnader bare for å kutte kostnader.

Ledelse fra styrerommet som et godt forbilde

Til slutt vil det ikke være til stor hjelp om én del av organisasjonen innfører eksterne og digitale arbeidsmetoder hvis ikke ingen andre gjør det samme. Styrearbeidet som tradisjonelt har vært basert på papirbaserte prosesser og personlige møter, må også ta hensyn til den nye situasjonen og innføre samarbeidsteknologier som gjør at alle møter, prosesser og samhandlinger med sekretærer og toppledelse, kan skje virtuelt. Dette er nødvendig for det miljøet vi alle opererer i akkurat nå. Det vil bidra til raskere beslutninger i en periode hvor tid er avgjørende.

Det viktigste er imidlertid at styremedlemmene selv kan få kjenne på kroppen hva det faktisk innebærer å jobbe på den måten som nå har blitt en realitet for alle andre.

Ønsker du å vite mer om en styreportal?