Fem anledningar till att använda en QA funktion vid en due diligence

En av huvudanledningarna till användning av datarum vid due diligence processer är att kunna dela dokument med externa parter i en säker miljö.

En annan stor del i dessa processer är möjligheten till att kommunicera med varandra direkt i datarummet. Att kunna erbjuda en användarvänlig QA funktion är idag en självklarhet för de flesta datarumsleverantörer. Trots det upplever vi ofta att våra kunder inte utnyttjar denna funktion till dess fullo. Det leder många gånger till kompromissade lösningar – som att tex frågor ställs via email eller via diverse Excel listor. Till följ av detta tummar man inte enbart på säkerheten utan även på dyrbar tid.

Vårt fokus är att utbilda våra kunder så att det känner sig helt bekväma med vår QA funktion – med erfarenhet kan vi säkert säga att due diligence processer båda blir säkrare och mer effektiva vid användning av en QA. Därför lägger vi stor vikt vid att inte endast utbilda administratörer utan alla användare i datarummet.

Fördelar med att använda en QA:

• Kontroll över vem som ställer frågor, vem som besvarar och när
• Bibehålla all kommunikation på en säker plats
• Möjlighet att hålla flera QA sessioner på ett strukturerat sätt
• Om legala tvister skulle uppstå i relation till frågor eller svar så används QA rapporten som ett huvuddokument som ej går att korrigera i efterhand
• Användning av olika typer av rättigheter samt behörigheter på användare gör processen mer lätthantering

Tips:

Nyckelanvändare: 

Se till att ha ett fåtal personer i varje grupp som ansvarar för att publicera frågor eller svar. Vi kallar dessa ”Gate Keepers” – den användare som har möjlighet att offentliggöra frågor eller svar för motparten/erna. Det leder till mindre dubbletter och risken för att det ställs många frågor samtidigt minskar.

Experter: 

Fokusera på ditt område – exempelvis så kan man prenumerera på nya frågor som endast rör ett ansvarsområde. Ett email skickas ut när man behöver svara på en fråga.

Kontroll: 

Sätt gärna en tidsbegränsning för hur länge en grupp kan ställa frågor, detta gör det enklare att hantera, svara och följa upp på frågorna.

Det är viktigt för oss att kunna erbjuda en lösning som gör att alla parter i due diligence processer kan arbeta så effektivt så möjligt. Därför är våra kunder väldigt involverade i vår produktutveckling. Vi har nyligen gjort många uppdateringar samt förbättringar i vår QA funktion, vilket bland annat möjliggör import av frågor direkt från ett Excel dokument.

Kontakta gärna oss om ni vill veta mer om våra uppdateringar, få tips eller en genomgång av vår QA!