Kuinka johtaa yhä enemmän etätyötä tekevää organisaatiota?

Koronavirus-pandemian myötä suurimmassa osassa yrityksiä ei harkita laajamittaista paluuta toimistolle ennen vuotta 2021. Monet organisaatiot miettivät myös toimintatavan muuttamista pysyvästi. Yrityksissä halutaan tarjota henkilöstölle lisää joustavuutta tuottavuuden ja työssä viihtymisen parantamiseen sekä toimisto- ja kiinteistökustannusten alentamiseksi samanaikaisesti.  

Työntekijät ovat vastaanottavaisia ajatukselle, ja tuoreen tutkimuksen mukaan [1] yhdeksän kymmenestä koronakriisin aikana kotona työskennelleestä työntekijästä sanoo haluavansa jatkaa etätyötä jossain määrin.

Suurten massojen siirtyminen kohti etätyötä on tullut jäädäkseen, ja siksi hallitusten on nyt pohdittava tämän vaikutuksia suorituskykyyn ja riskien arviointiin.

Tässä ovat tärkeimmät kohdat, jotka sinun kannattaa huomioida varmistaaksesi työnteon sujuvuuden etänä ja toimistolla:

Varmista selkeä pitkän aikavälin strategia

Hallitusten täytyy ihan ensimmäisenä käynnistää sisäinen tarkastelu kaikista työ- ja toimintatapoihin tehtävistä nopeista muutoksista. Organisaatiot ovat lyhyessä ajassa saavuttaneet paljon etä- ja virtuaalityön suhteen. Yrityksellä nyt käytössä oleva ratkaisu ei välttämättä palvele tulevaisuuden tarpeita. Hallitusten on varmistettava, että menetelmien ja järjestelmien osalta ennakoidaan ja arvioidaan etätyötä tuleviin tavoitteisiin pitkällä aikavälillä. 

Arvioi vaikutus ihmisiin ja kulttuuriin

Hallitusten on huomioitava etätyön pitkäaikaiset vaikutukset yrityskulttuuriin ja ihmisiin. Vaikka etätyö on kätevää ja tehokasta, se voi johtaa henkilöstön mielenterveyden ja hyvinvoinnin heikkenemiseen. Etätyön pitkäaikaisia ja laajamittaisia vaikutuksia työtekijöihin ei vielä tiedetä.

Tämän vuoksi hallitusten tulisi tehdä säännöllisesti henkilöstön työhyvinvointia ja mielenterveyttä arvioivia kyselyjä osana laajempaa suorituskykyarvioivointia.

Tee turvallisesta ja tuottavasta työstä prioriteetti

Osana jatkuvaa riskinarviointiprosessia hallitusten on myös tarkasteltava etätyöhön liittyviä turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuuskysymyksiä. Kyse ei ole vain IT:stä – tarvitaan menettelytavat, joilla varmistetaan, että etätyö on kannattavaa ja organisaation toimialan mukaista. Hallitusten pitäisi käydä säännöllisesti läpi näitä menettelytapoja, jotta niissä toteutuu menestyminen ja tehokkuus sekä työntekijöiden vapaus toimia etänä ilman esteitä.

Valvo kustannusten hallintaa ja investointeja

Yksi etätyön suurista lupauksista on, että sen avulla organisaatiot voivat leikata yleiskustannuksia ja säästää merkittäviä lisäsummia vähentämällä kiinteistöomaisuuttaan. Pian näemme, kuinka tämä toimii maailmanlaajuisesti. Hallitusten velvollisuutena on valvoa, miten rahaa säästetään, mihin se kannattaa sijoittaa uudelleen ihmisten tukemiseksi. Seuraava vuosi on todennäköisesti tärkein useimpien organisaatioiden historiassa, sillä silloin pitää tehdä tärkeitä päätöksiä pitkän aikavälin tulevaisuuden turvaamiseksi.

Johda hallituksesta käsin esimerkillä

Siitä ei ole kokonaisuudelle juurikaan hyötyä, jos jokin organisaation osa omaksuu etä- ja digitaalisia työskentelytapoja mutta toinen yksikkö ei. Hallitusten, joilla on perinteisesti ollut taipumusta luottaa paperipohjaisiin prosesseihin ja kasvokkain järjestettäviin kokouksiin tarvitsevat käyttöönsä yhteistyö- ja viestintäratkaisuja, joilla voidaan toteuttaa virtuaaliset tapaamiset, prosessit ja vuorovaikutukset hallituksen sihteerien ja ylempien johtoryhmien kanssa.

Tämä on nyt ja tulevaisuudessa välttämätöntä. Päätöksenteko nopeutuu aikakaudella, jolloin aikaa on niukasti käytössä. Hallitukset oppivat ymmärtämään etätyötä ja mistä siinä on kyse.

Jos haluat lukea lisää siitä, miten hallitukset reagoivat organisaatioissa tapahtuviin muutoksiin ja johtavat niitä muuttuvassa toimintaympäristössä, katso Hallitustyö vuonna 2021: viisi trendiä, joihin hallitusten on nyt reagoitava.

[1] WISERD, Homeworking in the UK: Before and during the 2020 lockdown, 2020 (WISERD, työskentely kotona Isossa-Britanniassa: ennen vuoden 2020 sulkua ja sen aikana, 2020)