Slik sikrer du M&A-transaksjoner med et virtuelt datarom

Hva er et datarom?

Et datarom er et nettbasert område hvor du kan plassere sentrale dokumenter om selskapet før et salg eller en fusjon. Når du har satt opp rommet, kan du gi andre parter (for eksempel mulige kjøpere) tilgang til dokumentene på en kontrollert måte.

Vanligvis fyller du datarommet med dokumentasjon i form av kontrakter, informasjon om opphavsrettigheter, ansatte, regnskapsoppgjør og mye mer. 

I bunn og grunn er datarom en naturlig digital videreføring av de fysiske rommene som tidligere var plassert lokalt og inneholdt fysiske papirbaserte dokumenter. Digitale datarom tar med seg ekstra fleksibilitet og effektivitet. Når for eksempel en M&A fullføres, er det lett å eksportere hele datarommet (med filer, Q&A-historikk og indeks) og opprette et juridisk arkiv av prosessen som kan brukes ved eventuelle kommende retrospektive krav og forespørsler.

Hvorfor er datarom viktige for sikkerheten?

I dagens digitale arbeidshverdag finnes det mange metoder for å lagre, dele og sende informasjon som er sårbare for dataangrep via nettet. E-post og fildelingstjenester er gode eksempler. Disse tjeneste blir stadig mer truet ettersom vi i økende grad jobber hjemmefra og utenfor kontoret som følge av Covid-19.

Forskning viser at svindelforsøk via e-post økte med 667% etter nedstengningen i mars 2020. I henhold til en annen kilde har brukere blitt tre ganger mer utsatt for å rammes av phishing-angrep.

Den viktigste fordelen ved datarom sett fra et sikkerhetsperspektiv, er at de hjelper deg med å omgå alle disse kanalene og holde dataene og kommunikasjonen innenfor plattformens grenser og kanaler. 

Nøyaktig hvordan kan et datarom sikre M&A-aktiviteten?

I hovedsak på tre måter: ved å kontrollere kommunikasjon, lagring og tilgang.

1. Kontrollere kommunikasjon

Faren for lekkasjer og informasjon på avveier starter når M&A teamet blir fristet til å kommunisere via usikre kanaler som e-post. Datarom bidrar til å løse dette problemet ved å utgjøre et sikkert og produktivt alternativt sted hvor man kan kommunisere og samarbeide om dokumenter som er dedikert for det aktuelle prosjektet.

En god dataromløsning bør som et minimum ha en kryptert chatfunksjon som alle partene kan bruke. Dataromløsningen til Admincontrol, har en sikker meldingsmodul som gir brukerne mulighet til å sende og motta konfidensielle meldinger innenfor plattformen. Det er en hybrid mellom e-post og chat som lar brukerne kommunisere trygt innenfor sine respektive team.

2. Kontrollere dokumentlagring

Bruken av kostnadsfrie skybaserte fildelings- og lagringstjenester til å dele viktige dokumenter er en annen fallgruve å være bevisst på i M&A prosessen. Siden disse tjenestene gjerne er utformet for forbrukermarkedet, oppfyller de ikke nødvendigvis virksomheters sikkerhetsstandarder.

Et datarom er et sikkert alternativ som er skreddersydd til formålet og inkluderer sikkerhetsmekanismene som bedriftsmarkedet krever. Med et datarom er det ikke lenger nødvendig å bruke eksterne tjenester i tillegg. Siden autoriserte brukere også kan legge til kommentarer og merknader som andre autoriserte brukere kan se, blir det aldri nødvendig å sende oppdaterte dokumenter rundt i form av vedlegg.

3. Kontrollere tilgang

Videre er datarom velegnet for å håndtere hvem som har tilgang til hva.  Administratorer kan enkelt gi eller fjerne tilgang til enkeltbrukere og grupper via et kontrollpanel. Dette gir både fleksibilitet og sikkerhet. Hvis for eksempel en mulig kjøper trekker seg fra prosessen, kan du enkelt fjerne kjøperens tilgang, eller du kan gi kjøpere som fremdeles er aktuelle, tilgang til nye sensitive data som for eksempel due diligence-vurderinger.

Du kan også angi ulike tilgangsnivåer og kontrollere hva brukere kan se av dokumenter, mapper og Q&A. Videre kan du angi brukerrettigheter slik at du styrer hvem som får lov til å utføre begrensede aktiviteter som å skrive ut eller laste ned dokumenter.

Digital datarom har blitt en nødvendighet

Virtuelle datarom har for lengst erstattet de tradisjonelle fysiske datarommene og brakt med seg store og nødvendige sikkerhetsforbedringer inn i M&A prosessen, og i en verden preget av Covid-19 med begrensninger på reiser og fysiske møter, har de blitt en nødvendighet for M&A.

Når du velger en dataromløsning, er det også viktig å sørge for at den har sikkerhetssertifiseringer som hjelper deg med å beskytte dataene dine i henhold til anerkjente internasjonale standarder. Les mer om hva disse innebærer på vår sikkerhetsside.