Frågor och svar om elektroniska signaturer

De lösningar som för närvarande finns på marknaden skiljer sig dock avsevärt i fråga om funktioner, kvalitet, säkerhetsmekanismer och juridisk förankring.

Kristoffer Munthe Aasbø, Chief Product Officer på Admincontrol, svarar på frågor om elektroniska signaturer. Han tar också upp vad som krävs för att implementera en sådan lösning på ett säkert och juridiskt korrekt sätt.

F. Vad är elektronisk signering?

S. Elektronisk signering är ett samlingsbegrepp för tekniker och metoder som kan användas för att ”signera” ett digitalt dokument på ett sätt som motsvarar en handskriven underskrift på ett fysiskt dokument. Det finns många varianter av elektronisk signering med varierande grad av säkerhet och juridiskt bindning, allt från att underteckna en PDF-fil med en elektronisk penna till autentisering med BankID eller biometriska kännetecken som avläsning av fingeravtryck.

Läs mer om elektroniska signaturer här

F. Varför är det viktigt med elektronisk signering?

S. Vårt samhälle och arbetsliv digitaliseras och effektiviseras i en rasande takt. För många är det idag ett krav att kunna arbeta var som helst och när som helst. Detta ställer stora krav på de lösningar och verktyg man använder.

F. Vilka är fördelarna med elektronisk signering för en styrelse?

S. Genom att använda elektronisk signering är man inte längre bunden till kontoret eller beroende av tillgång till utrustning som skrivare och skanner. Man kan fatta snabba beslut, och inte minst, verkställa dem när man är på språng. Signeringen blir inte en flaskhals i beslutsprocessen, utan beslut kan fattas när det verkligen är viktigt. Elektroniska signaturlösningar minskar också behovet av pappers- och postsystem, vilket dessutom genererar kostnadsbesparingar.

F. Vad ska man tänka på när man väljer en lösning för elektronisk signering till styrelsen?

S. Det är viktigt att ha en lösning för elektronisk signering som underlättar god bolagsstyrning och effektivt styrelsearbete. För det första måste ni ta reda på om lösningen kan användas för att signera de filer ni vanligtvis använder, och även kontrollera om lösningen har ett inbyggt automatiserat signaturflöde och stöd för signering av flera dokument i bulk. Det handlar om att säkerställa effektivitet, regelefterlevnad och snabbt beslutsfattande. För det andra måste ni kontrollera om lösningen uppfyller reglerna i de områden där ni är verksamma. Följer den till exempel de senaste eIDAS-förordningarna för Europa?

F. Hur säkert är elektronisk signering?

S. Säkerhetsnivån för signeringslösningen beror på hur lösningen är uppbyggd rent tekniskt och vilken komplexitet den har. Det är alltså stor skillnad på säkerheten hos en lösning där man tar emot handlingen via e-post, undertecknar en PDF-version elektroniskt och sedan skickar tillbaka via e-post, jämfört med att använda en signeringslösning som även omfattar överföring och lagring av dokumentet och som använder BankID eller biometrisk autentisering.

F. Vilka andra funktioner behöver man tänka på?

S. Användarvänlighet är helt avgörande. Är det enkelt att förbereda dokument för underskrift? Kan man logga in på vilken typ av enhet som helst? Har lösningen stöd för avancerad signatur för dokument med flera undertecknare? Alla sådana funktioner är viktiga för att möjliggöra effektivare arbete och få beslut undertecknade snabbt.

F. Vilka regler behöver man vara uppmärksam på?  

S. Tack vare eIDAS-förordningen har vi i Europa en rättslig plattform som möjliggör gränsöverskridande användning och validering. Med denna förordning behandlas alla typer av signaturer lika.

Man måste dock vara försiktig med vilken lösning man väljer så att den faktiskt uppfyller reglerna. På Admincontrol erbjuder vi lösningar för både avancerad signatur och begränsad signatur. Avancerad elektronisk signatur bygger på marknadsledande digital signeringsteknik och är både säker och juridiskt bindande. Begränsad signatur är en lösning med engångslösenord som är tillgänglig för alla marknader. Den utgör en alternativ elektronisk signatur som baseras på en autentiserad e-signatur.

Även om våra lösningar uppfyller de mest krävande regelkraven kan det finnas juridiska, landspecifika eller affärsspecifika krav som påverkar om man kan signera ett dokument med våra avancerade eller begränsade elektroniska signaturlösningar. Det innebär att vi alltid påminner våra kunder om att ansvaret för att säkerställa regelefterlevnad och giltighet ligger hos dem som användare av lösningen.

Om ni har frågor om vilken lösning ni ska använda, tveka inte att kontakta oss via vår webbplats.

Admincontrol erbjuder en lösning för säker elektronisk signering av styrelsedokument med hjälp av säkra eID-leverantörer, exempelvis BankID.

Om ni vill utvärdera styrelsens förmåga inom detta och andra viktiga områden rekommenderar vi den här guiden för att granska styrelsens teknikinvesteringar.

Prova även vårt verktyg för att bedöma den teknik ni använder i styrelsen  – ett snabbt onlinetest som hjälper er att identifiera var teknikluckorna finns. Ni får också rekommendationer för hur ni kan arbeta effektivare.