Så leder du en organisation som präglas allt mer av distansarbete

I kölvattnet av Covid-19 överväger en majoritet av företag att fortsätta med distansarbete fram till 2021. Många organisationer funderar också på att permanent förändra sättet de arbetar på och erbjuda personalen mer flexibilitet. För många kan flexibiliteten bli ett sätt att öka moral och produktivitet, samtidigt som kostnader för lokaler och liknande minskar.

De anställda är mottagliga för idén. Enligt ny forskning[1] säger nio av tio anställda som har arbetat hemifrån under Covid-19-krisen att de vill fortsätta att göra det i viss utsträckning.

Intresset och viljan för distansarbete är här för att stanna. Som ett resultat måste styrelser nu fundera hur det kommer att påverka hur de granskar prestation och bedömer risk.

Här är vår genomgång av de viktigaste punkterna som du behöver överväga för att säkerställa att övergången till distansarbete blir en framgång:

1. Se till att det finns en tydlig långsiktig strategi

Det första som styrelser kommer behöva göra är att inleda en intern översyn av eventuella snabba reaktiva förändringar som har gjorts av arbetsrutiner och policys. Organisationer har uppnått mycket med distansarbete och digitalt arbete på kort tid. Det betyder inte att det som finns på plats nu – som sannolikt har byggts ad hoc – bör vara grunden för framtiden. Styrelserna måste se till att både policys och system proaktivt är inriktade på framtida mål för att göra distansarbete gångbart på lång sikt. 

2. Bedöm påverkan på människor och kultur

Styrelser behöver fundera över den långsiktiga inverkan som distansarbete kommer att ha på företagskulturen och personalen. Även om distansarbete är både smidigt och effektivt, kan det leda till att personalens psykiska hälsa och välbefinnande försämras. De långsiktiga effekterna av distansarbete på arbetsstyrkan i stor skala är helt enkelt inte kända ännu.

För att hjälpa till att ta itu med detta bör styrelserna be om regelbundna undersökningar som tar pulsen på personalen för att hjälpa dem att bedöma psykiska hälsorisker som en del av återkommande prestationsutvärderingar.

3. Gör säkert, produktivt arbete till en prioritet

Som en del av sin löpande riskbedömningsprocess måste styrelserna också ta en titt på säkerhets- och efterlevnadsproblemen i samband med distansarbete. Detta handlar inte bara om IT – policys måste finnas på plats för att säkerställa att distansarbete är livskraftigt och kompatibelt med den sektor som organisationen är verksam i. Styrelser bör överväga att regelbundet se över dessa policys för att säkerställa att de kombinerar robusthet med friheten för de anställda att arbeta på distans utan några hinder.

4. Överblick på kostnadskontroll och återinvestering

Ett av de stora löftena med distansarbete är att det kommer att göra det möjligt för organisationer att kapa sina omkostnader och spara betydande belopp utöver detta genom att minska sina lokal- och resekostnader. Vi kommer snart att se hur detta utspelar sig på en global skala – därför åligger det styrelserna att ge en överblick över hur pengar sparas, var de behöver återinvesteras för att stödja de anställda, och andra balanseringsåtgärder. Nästa år kommer troligen att bli det viktigaste i de flesta organisationers historia, där kritiska beslut måste fattas för att säkra den långsiktiga framtiden. Det kommer inte att finnas tid för kostnadsbesparingar enbart för kostnadsbesparingarnas skull.

Föregå med gott exempel från styrelserummet

Slutligen är det till föga nytta om en del av organisationen inför distansarbete och digitala arbetssätt om en annan inte gör det. Styrelser – som traditionellt har haft en tendens att förlita sig på pappersbaserade processer och fysiska möten – måste ta hänsyn till detta och anamma teknik som hjälper dem att genomföra alla sina möten, processer och interaktioner med sekreterare och högsta ledningen digitalt. Detta är ett måste för den miljö som vi alla arbetar i just nu. Det kommer att bidra till att snabba upp beslutsfattandet i en tid där tid är av största betydelse. Det viktigaste av allt är att det kommer att göra det möjligt för styrelsen att fullt ut förstå den typ av distansarbete som nu är en verklighet för alla andra.