Så här snabbar du upp installationen av ditt datarum

I en värld där mycket står på spel måste ditt datarum vara redo att användas på ett ögonblick.

Ju snabbare du sätter upp datarummet, desto snabbare kan köparna påbörja due diligence-processen. Att använda ett datarum, särskilt ett som är lätt att använda, gynnar affärsprocessen och påskyndar den för dig själv eller din klient. Ett datarum innebär också att ditt team lägger mindre tid på intern administration och kan fokusera på viktiga uppgifter som strategi och avslutande av affärer.

I det här blogginlägget kommer du att upptäcka de smartaste och snabbaste sätten att komma igång med ett datarum för bästa möjliga resultat.

Tio saker att ta med sig när du har ett tajt schema

1. Öppna en portal för förberedelser

Det är aldrig för tidigt att förbereda sig för nästa due diligence-process. En förberedelseportal underlättar processen med att samla in och organisera den dokumentation som behövs.

Enkelt uttryckt är en förberedelseportal ett datarum som endast ditt team och dina betrodda rådgivare har tillgång till. Eftersom en extern tredje part inte har tillgång till det ännu kan du ladda upp och organisera information i din egen takt för att vara redo för nästa due diligence-fas.

Ett fullständigt datarum är samma miljö, men vid den här tidpunkten har du bjudit in potentiella köpare eller investerare att få tillgång till innehållet. Med obegränsad kapacitet för datavolymer och interna användare är en förberedelseportal lätt att sätta upp. Du kan också automatiskt uppgradera till ett fullständigt datarum så snart du bjuder in externa parter att få tillgång till det.

Fördelarna med en förberedelseportal är bland annat följande:

• En säker miljö för att effektivt förbereda sig för due diligence.
• Fullständig datarumsfunktionalitet och funktioner för interna användare.
• Omedelbar konvertering till ett fullständigt datarum utan ytterligare konfigurering.

2. Skapa en logisk struktur

Det är viktigt att ha en snygg och logisk layout så att deal-teamen enkelt kan hitta den information de behöver. Vi rekommenderar att du rensar upp i dina filer genom att göra följande:

• Dela in dokumenten i kapitel.
• Lägg till nummer till kapitlen.
• Numrera din dokumentation och använd det integrerade indexverktyget för att spara tid.
• Markera onödiga mappar med N/A.

Dina rådgivare kan hjälpa dig att skapa en bra struktur, men Admincontrol har också mallar tillgängliga om du är osäker på hur du ska organisera ditt material.

3. Hantera uppgifter på ett effektivt sätt

Fördela uppgifter med hjälp av vår nya funktion för uppgiftshantering. Inköpsteamet kan bestå av många olika parter och för att få en bättre överblick över var man befinner sig i processen kan projektledaren använda uppgiftshanteraren för att följa vilka dokument som har granskats och vad som återstår. Teammedlemmarna får också en överblick över sina egna uppgifter.

Datarumsadministratörer är uppgiftshanterare som standard, men de kan också tilldela andra användare roller som uppgiftshanterare. Administratören har dock också en översikt över alla uppgifter och kan välja att se sina egna uppgifter eller de uppgifter som tilldelats andra.

Så här kommer du igång:

• Tilldela en roll som uppgiftshanterare. En uppgiftshanterarroll påskyndar delegeringen av uppgifter och stöder ett smidigt informationsflöde. Alla datarumsanvändare kan utses till uppgiftshanterare.
• Prenumerera på aviseringar. Få de senaste uppdateringarna om nya uppgifter och ändringar i uppgiftsstatus så att du alltid känner att du har kontroll.
• Använd uppgiftsöversikten. Spåra enkelt vilka dokument som har visats av interna eller externa användare för att hålla koll på deadlines och hålla igång affärsprocessen.

4. Sätt upp ett rent rum

När ett företag ska säljas eller fusioneras delas enorma mängder information. En stor del av denna dokumentation är så känslig att den inte kan delas med alla parter som är involverade i due diligence. I det här fallet kan du skapa ett rent rum. Ett clean room är ett datarum inuti ett datarum med mycket begränsad åtkomst.

I det huvudsakliga datarummet har alla tillgång till all information, medan det rena rummet begränsar tillgången till ett mindre rent team. Detta "clean team" består vanligtvis av datarumsadministratören och några av köparens rådgivare. Ett rent rum innebär att säljaren får en bättre överblick över vem som har tillgång till vad och kan rapportera om de olika rummen.

Exempel på information som du kan lagra och dela i ett rent rum är affärshemligheter, information som kan ge konkurrenter en fördel om affären inte genomförs eller kommersiellt känslig information som kan äventyra efterlevnaden av antitrustlagar.

5. Planera för en effektiv process för frågor och svar

Det är viktigt att ha en detaljerad plan för hur man ska hantera den intensiva fasen med frågor och svar i en affär. För att komma igång kan du fundera över följande frågor:

• Vilken typ av process är vi på väg in i?
• Är det många deltagare på varje sida eller bara ett litet antal personer som är involverade i denna del av due diligence?
• Kan du genomföra ett öppet informationsflöde mellan företaget och motparten?

Ju mer komplex processen och dess mål är, desto mer tid bör du lägga på att fundera över hur Q&A-fasen kan hanteras på ett effektivt sätt.

Här är några faktorer att ta hänsyn till:

• Ha gatekeepers på båda sidor. På så sätt kan du fördela frågorna till rätt person.
• Uppmuntra kortfattade svar. Svaren måste vara rakt på sak, så att köparna får rätt information för att kunna fatta sitt beslut.
• Ställ upp frågor under olika kategorier. Det hjälper dem som ansvarar för juridiska och ekonomiska frågor att enkelt hitta sitt ansvarsområde.

6. Få insikter genom rapportering

Rapportering gör det möjligt för administratörer att granska affärsprocessen innan datarummet stängs. Dessa rapporter innehåller information om följande:

• Vilken är aktivitetsnivån för ett köparteam?
• Vilket köparteam har tittat på informationen?
• Vilka dokument läses?

Dessa rapporter kan vara kritiska i efterdyningarna av en due diligence-process om det uppstår tvister om dokumentationen.

7. Exportera ditt datarum

Efter att ha slutfört affärsprocessen vill de flesta organisationer ha en kopia av datarummets innehåll för att spara för framtida referens. Den exporterade kopian bör korrekt återspegla datarummets layout och innehåll.

8. Skydda ditt datarum med tvåfaktorsautentisering

Tvåfaktorsautentisering (2FA) är en extra säkerhetsåtgärd som säkerställer att endast rätt användare får åtkomst till ett onlinekonto. 2FA är en av de mest effektiva säkerhetsåtgärderna du kan implementera och bör betraktas som obligatorisk för alla konton eller användare med tillgång till känslig eller affärskritisk information.

9. Prenumerera på nyheter och uppdateringar

För att hålla dig uppdaterad om utvecklingen bör du skapa aviseringar för statusuppdateringar eller ändringar under processen. Med aviseringar kan du se till att du inte missar en fråga eller ett viktigt nytt dokument.

Så här ställer du in aviseringar:

• Slå på aviseringar i ditt datarumskonto så får du ett e-postmeddelande för varje avisering.
• Du kan välja hur ofta aviseringarna ska komma så att de passar dina behov. Du kan t.ex. få ett meddelande direkt när ett nytt dokument eller en ny fråga kommer in, eller så kan du ställa in att meddelandena ska komma varje dag eller varje vecka.

10. Använd våra kundansvariga

Våra kundansvariga har många års erfarenhet av att sätta upp datarum och av kraven i due diligence-processer. De är alltid redo att hjälpa till.

Client managers kan hjälpa till med följande:

• Hjälpa till med att sätta upp datarum.
• Hjälp med frågeformulär.
• Onboarding/utbildningssessioner.
• Anpassa datarummet för varje enskild kund.
• Identifiera viktiga frågor innan potentiella köpare bjuds in.
• Kontrollera att allt är korrekt installerat i datarummet innan det öppnas.
• Finns tillgängliga under hela processen om några frågor skulle uppstå.

Vid det här laget bör du ha ett datarum som har inrättats med ett minimum av stress, men viktigast av allt, ett som återspeglar bästa praxis för att hantera och utveckla dagens komplexa affärer och transaktioner.

Oavsett om du tänker använda ditt datarum för en fusion, ett förvärv, en kapitalanskaffningsrunda eller som en extremt säker lösning för lagring och delning av dokument, är det värt att investera tid i att sätta upp det optimalt. Genom att använda denna tiostegsmetod säkerställer du att det uppfyller dina krav som ett viktigt verktyg för att optimera affärsprocessen.

Är du redo att komma igång?
Köp ditt Admincontrol-datarum direkt från vår webbshop.