Hallituksen sihteeri − strategisen päätöksenteon mahdollistaja

Yhteistyöskentelyn ja viestinnän koordinointi on hallituksen sihteerin ydintehtäviä. Hallinnolliset ja lainsäädännölliset tehtävät ovat edelleen keskeinen osa hallituksen sihteerin työtä. Ympäristö- ja vastuullisuusasioiden (ESG) tärkeys kasvaa samoin kuin kyberriskit, mikä muuttaa hallituksen sihteerin roolia.

Fasilitaattori ja mahdollistaja

Osan mielestä hallituksen sihteeri on fasilitaattori, joka mahdollistaa hallituksen tehokasta toimintaa. Sihteerin rooli on laajentunut niin, että he tuottavat ennusteita, analyysejä ja jälkikäteisarvioita hallituksen puheenjohtajille ja hallituksen jäsenille. Kyberuhat, tietosuojarikkomukset ja digitaalinen muutos ovat hallituksille iso huolenaihe. Hallitukset testaavat yhä enemmän tekoälyä, joten hallituksen sihteerin rooli ja heidän käyttämänsä teknologia ovat yhä tärkeämmässä asemassa.

Hallituksen sihteerillä onkin erityinen asema edistää linjauksia ja käytäntöjä, jotka suojaavat yrityksen mainetta ja parantavat tehokkuutta sekä tietoturvaa. 

Hybridityön vaikutukset

Hybridimallinen työnteko tuo hallitustyöhön sekä haasteita että mahdollisuuksia. Osa toimitusjohtajista on nostanut esiin, että kokoukset ovat tehostuneet, kun matkustamiseen menee vähemmän aikaa, kokousten agendat ovat lyhentyneet ja kokouksissa käydään suorempia keskusteluita. Hallituksen sihteeri joutuu yhä kuitenkin ratkomaan monia teknisiä ja käytännöllisiä haasteita.   

On tärkeää varmistaa, että kaikilla hallituksen jäsenillä on tarvittava teknologia ja asiakirjat, jotta kokous on tuloksekas ja yhteistyö ja keskustelu tehokkaita. Hallituksen sihteerin pitää sopeutua myös uusiin tapoihin tehdä töitä. Virtuaalisten kokousten järjestäminen ja hallinta ei aina ole helppoa, varsinkaan jos kokouksen osallistujat ovat maantieteellisesti kaukana toisistaan tai eri aikavyöhykkeillä. 

Hallituksen dokumenttien, kuten pöytäkirjojen, kokousaineistojen sekä taloudellisten raporttien, kokoaminen ja jakelu on työlästä ja aikaa vievää − etenkin, jos suurin osa osallistujista ei ole paikan päällä. Hallituksen sihteerin täytyy hallita ja jaella asiakirjat etänä, mutta sähköpostin käyttö on liian iso tietoturvariski.

Digitaaliset ratkaiset käyttöön

Yhä useampi hallituksen sihteeri käyttää nykyisin hallitustyöhön suunniteltuja digitaalisia työkaluja päihittääkseen yllä kuvattuja haasteita. Hallitusten täytyy pitää kokouksensa jatkossakin. Dokumentteja pitää valmistella ja jakaa ja lainsäädännölliset asiat täytyy hallinnoida.  

Digitaaliset ratkaisut, kuten hallitusportaalit, automatisoivat kokouksen järjestelyn ja hallintaprosessin. Ne tarjoavat turvallisen digitaalisen työkalun, joka helpottaa hallinnollista työtaakkaa. Käyttäjät voivat jakaa, tarkastella sekä allekirjoittaa sähköisesti hallituksen asiakirjoja yhdellä alustalla, oli käyttäjä sitten missä tahansa tai käytti mitä tahansa laitetta. 

Hallitustyöhön suunnitellut teknologiaratkaisut ovat todella tärkeä työkalu, jonka avulla hybridityön vaatimuksiin voivat vastata niin hallitukset, johtoryhmät kuin sihteeritkin. Sihteeri on henkilö, johon kaikki tukeutuvat, kun prosessi halutaan pitää tehokkaana. Digitaaliset työkalut eivät ainoastaan tehosta ylimmän johdon keskinäistä yhteistyötä. Ne myös vapauttavat hallituksen sihteerin arvokasta työaikaa strategisiin asioihin, kuten vastuullisuuteen, kyberriskien hallintaan sekä hallinnon neljään P:hen: ihmisiin (people), tarkoitukseen (purpose), prosessiin (process) ja suorituskykyyn (performance).

Yhteenvetona voidaan todeta, että hallituksen sihteerin roolin muutoksessa on kaksi ulottuvuutta. Sihteerin täytyy sekä puhua teknologisten ratkaisujen puolesta ja edistää niiden käyttöä, jotta hallitustyöstä tulisi helpompaa hybridimaailmassa, ja toisaalta käyttää enemmän aikaa strategisiin asioihin keskittymiseen.  

Tutustu hallitusportaaliimme ja varaa esittely: