Kokeneen hallituksen jäsenen näkemys tehokkaasta hallitustyöstä

Teemme yhteistyötä yli 6 000 organisaation hallituksen kanssa eri puolilla Eurooppaa, joten ymmärrämme hyvin, miten suuri vaikutus hallituksen jäsenillä voi olla organisaation kehittämiseen. 

Voit kuunnella Michaelin haastattelun kokonaisuudessaan täältä:

Tietoja Michaelista

Michael on toiminut lukuisten hyväntekeväisyysjärjestöjen, yksityiskoulun, NHS-säätiön, mielenterveysteknologiaan keskittyvän yrityksen ja kauppakorkeakoulun hallituksessa sekä ilmastojärjestön vapaaehtoisena johtoryhmän jäsenenä. Monipuolisista tehtävistään huolimatta Michael toteaa, että kaikkia näitä hallituspestejä yhdistää yksi tekijä: hän pääsee työskentelemään lahjakkaiden henkilöiden muodostamassa tiimissä, joka on sitoutunut luomaan lisäarvoa yksilöinä ja ryhmänä. Tämän kokemuksensa pohjalta Michael kertoo nyt, mitkä asiat hänen mielestään määrittävät nykyaikaisen hallituksen jäsenen tehtäviä. 

Hallitusten hallintotapa kehittyy

Hallituksen jäsenten rooli muuttuu nykyisessä liiketoimintaympäristössä nopeasti. Michael myöntää, että hallituksen jäsenten odotetaan varmistavan entistä aktiivisemmin, että heidän yrityksensä noudattavat ympäristöön, yhteiskuntaan ja hyvään hallintotapaan eli ESG:hen liittyviä standardeja.

Vaikka ESG:n mittaamiseen tai käsittelemiseen ei ole olemassa johdonmukaisia puitteita, se on erityisen painopiste, joka vaikuttaa tuleviin hallituksiin. Tutkimuksissa on kuitenkin käynyt ilmi, että monet hallituksen jäsenet kokevat organisaationsa ja johtoryhmänsä olevan ESG-asioiden suhteen jäljessä. 

Vuonna 2022 toteutetussa tutkimuksessa puolet kyselyyn vastanneista hallituksen jäsenistä koki, että heidän organisaationsa johtoryhmällä oli tarvittavat taidot ESG-strategian kehittämiseen ja toteuttamiseen organisaatiossa. Lisäksi vain kymmenen prosenttia vastaajista koki, että heidän yrityksellään oli ESG-datan keräämiseen tarvittavat järjestelmät ja prosessit. 

”Tutkimus tuo hyvin ilmi, että hallituksen jäsenten sitoutumisessa ESG-asioihin on vielä parantamisen varaa. Tätä korostaa etenkin vastaajien luottamus siihen, että johtajilla ja heidän tiimeillään on tarvittavat kyvyt ja mahdollisuudet toteuttaa tehokas ja vankka, koko liiketoimintaa tukeva ESG-strategia.”

NEDonBoard / Grant Thornton

Michael on samaa mieltä ja painottaa, että ESG-asiat ovat yhä tärkeämpiä kaikille hallituksille, etenkin niille, joissa hän on mukana. Hän uskoo kuitenkin, että useimmilla hallituksen jäseniltä on tältä alueelta vain vähän kokemusta. Siksi hallituksen jäsenten on haastettava itseään säännöllisesti ja esitettävä vaikeita kysymyksiä sen sijaan, että ne vain ohitettaisiin olankohautuksella. 

Hänen mielestään hallitus voi myös osoittaa aitoa johtajuutta ottamalla ESG-asiat keskeiseksi osaksi johtotason keskusteluja. Hän uskoo, että jos yritykset eivät pian ryhdy huomioimaan ESG-asioita aktiivisesti sääntelyviranomaisten edellyttämän tavanomaisen hallinnon ja osakkeenomistajien tai kuluttajien vaatimusten lisäksi, yrityksillä on myöhemmin edessään valtavia ongelmia. 

Kaksi olennaista tekijää hallitustyöskentelyn tehostamisessa

ESG pitäisi siis sisällyttää keskeiseksi osaksi hallitusten asialistaa, minkä lisäksi Michael uskoo, että jokaisen menestyvän hallituksen takana piilee kaksi olennaista tekijää:  

1. Varmista monipuoliset näkökulmat ja tunnusta, että ajattelutapojen, näkemysten ja kokemusten monimuotoisuus on välttämätöntä. Vireä keskustelu on ratkaisevan tärkeää, ja siihen tulisi suhtautua myönteisesti.
2. Valitse hallituksen jäsenet heidän mahdollisen panoksensa perusteella persoonallisuuden sijaan. Henkilökemioiden on luonnollisesti oltava kohdallaan, mutta kaikkien ei tarvitse tulla aina toimeen keskenään. 

Nämä ovat yksinkertaisia sääntöjä, joiden Michael uskoo luovan perustan tehokkaammalle hallitustyöskentelylle. Erityisesti hän korostaa, että näkökulmiltaan täysin yksimieliset hallitukset voivat olla vaarallisia, mistä sääntelyviranomaiset ovat samaa mieltä. 

Yhdistyneen kuningaskunnan FCA-rahoitusmarkkinaviranomaisen mukaan tällainen ryhmäajattelu tai laumasieluisuus tarkoittaa sitä, kun koko ryhmä tukee huonoja päätöksiä ennenaikaisesti. Historia on osoittanut tämän ilmiön vaarat, kun ryhmäajattelun ongelmiin on jätetty puuttumatta. Esimerkiksi vuonna 2008 romahtanutta pankkijätti HBOS:ää sääntelyviranomaiset kritisoivat ryhmäajattelusta hallitustason päätöksenteossa.

”Sääntelyviranomaisten mukaan HBOS:n hallituksen kokouksissa käytyä keskustelua rajoitti se, että puheenjohtaja ilmaisi mielipiteensä ehdotuksista jo ennen hallituksen keskustelua. Hallituksen jäsenet päätyivät siis yksimielisiin tuloksiin jo ennen hallituksen kokouksia, mikä johti puutteelliseen keskusteluun ja sokeuteen kollegoiden esiin tuomille huolenaiheille. Tämänkin sääntelyviranomaiset mainitsivat esimerkkinä heikosta hallintotavasta.”

Linklaters

Mielipiteiden moninaisuuden ja ryhmäajattelun välillä tasapainotteleminen on haastavaa. Terve keskustelu ei kuitenkaan ole pelkästään toivottavaa vaan myös välttämätöntä, ja Michaelin mielestä juuri sen ohjaamisessa yrityksen tai hallituksen sihteerillä on tärkeä tehtävä. Yrityksen sihteerit ovat liima, joka pitää hallituksen myönteisellä tavalla koossa ja toiminnassa. He ovat mahdollisuuksien luojia ja ongelmanratkaisijoita, joiden on kyettävä sekä ennakoimaan asioita että analysoimaan niitä jälkikäteen, jotta he voivat tukea puheenjohtajaa ja koko hallitusta. Heidän tehtävänään on luonnollisesti myös hyvän hallintotavan varmistaminen. Vaikka sihteereihin liittyvä sääntely vaihtelee maittain, Michael tunnustaa sihteerien olennaisen roolin. 

Michaelille on kertynyt kokemusta monilta eri toimialoilta ja monista eri organisaatiotyypeistä, minkä pohjalta hän kertoo nyt, millaisia yhdistäviä tekijöitä hän on huomannut niiden tehokkaimpien yrityksen sihteereiden välillä, joiden kanssa hän on työskennellyt.  

Tehokkaan yrityssihteerin viisi ominaisuutta

1. Puolueettomana pysytteleminen
Toimimalla hallituksen neuvonantajana sihteeri voi auttaa jokaista jäsentä loistamaan. Michael katsoo, että hallituksen sihteeri auttaa hallitusta toimimaan sujuvammin, jos hän onnistuu tässä ja pysyttelee samalla puolueettomana ristiriitatilanteissa.


2. Hallituksen tarpeiden ennakointi
Tunnistamalla sekä hallituksen mahdollisuudet että sen haasteet hallituksen sihteeri pystyy ennakoimaan tietotarpeita. Tämä voi usein tarkoittaa myös määräaikojen, toimialueen ja vastuiden selventämistä.  

3. Uusien hallituksen jäsenten tukeminen
Uusien hallituksen jäsenten auttaminen hallituksen työskentelytapaan perehtymisessä perustuu hallituksen sihteerin ainutlaatuiseen asemaan ja kokemukseen hallituksen dynamiikan ja prosessien hallinnoinnista.

4. Hallituksen politiikassa luoviminen
Kun sihteerillä on syvällistä ymmärrystä hallituksen jäsenten välisestä dynamiikasta, hän pystyy hallinnoimaan ihmissuhteita, tunnistamaan mahdollisia ristiriitatilanteita sekä etsimään kompromisseja ja ratkaisuja.

5. Hyvä hallintokäytäntöjen tuntemus
Yrityksen sihteeri on luonnollisesti vastuussa sen varmistamisesta, että lakisääteiset ja sääntelyyn perustuvat vaatimukset täytetään. Yrityksen toimialaa syvällisesti tuntevat sihteerit voivat kuitenkin tukea yrityksen toimintaa entistä paremmin tietämyksellään.

Tehdessämme yhteistyötä lukuisien eri hallitusten kanssa olemme huomanneet, että Michaelin mainitsemia ominaisuuksia täydentää myös kyky kommunikoida, tehdä useita asioita samaan aikaan ja soveltaa hallintoon liittyviä teorioita käytännössä. Vaikka yrityksen sihteerillä on olennainen rooli hyvän hallintotavan varmistamisessa, hänen roolinsa on keskeinen myös monilla muilla tavoilla. Tämä vaikuttaa väistämättä sihteerien työskentelytapoihin, kun hallituksen roolit kehittyvät ja muuttuvat.

Hallituksen etätyöskentely on tullut jäädäkseen

Michael korostaa hallituksen tehokkuuden ylläpitämisen tärkeyttä nyt, kun hallitusten etäkokoukset ovat yleistyneet. Hän uskoo, että vaikka virtuaaliset hallituksen kokoukset ovat periaatteessa toimivia, niistä saattaa puuttua se pieni kipinä, joka syntyy ennen kokousta, sen jälkeen ja kahvitaukojen aikana kasvotusten käytävistä keskusteluista. 

Tämän muutoksen myötä hallituksen jäsenten on tehtävä tehokkaampaa yhteistyötä digitaalisilla alustoilla käyttämällä työkaluja, joiden avulla hallituksen kokoukset voidaan pitää mahdollisimman dynaamisesti ja tehokkaasti. Vaikka hallituksen etäkokoukset ovat eittämättä luoneet uusia haasteita, ne tarjoavat myös uudenlaisia mahdollisuuksia käyttää teknologiaa, joka parantaa ja tukee hallituksen työskentelyä. Sekä kasvotusten järjestettävien että virtuaalisten kokousten pitäminen on viime kädessä todennäköisesti tehokkain ratkaisu. Hallitusportaalit ja muut teknologiat auttavat helppouden ja käytettävyyden lisäksi varmistamaan tehokkaat ja varmat tulokset. 

Katse eteenpäin

Keskustelumme lopuksi kävimme Michaelin kanssa läpi asioita ja trendejä, joiden hän uskoo vaikuttavan hallitustyöskentelyyn 12–18 seuraavan kuukauden aikana. Hän mainitsee kolme keskeistä asiaa, jotka voidaan kiteyttää ihmisiin, taseisiin ja vastuullisuuteen. 

Oikeiden henkilöiden löytäminen ja nimittäminen kehittyviin hallituksiin on monille organisaatioille haastavaa, ja kokeneista hallituksen jäsenistä käydään kovaa kilpailua. Samalla hallitusten jäsenten on edelleen keskityttävä taloudellisiin tuloksiin taloudellisesti haastavina aikoina. Michael muistuttaa, että vaikka luvut näyttäisivät päällepäin hyviltä, vaikeiden kysymysten esittäminen ja tarkempi tuloksiin pureutuminen on olennaisen tärkeää. 

Lisäksi Michael uskoo, että vastuullisen organisaation rakentamisen on oltava jokaisen hallituksen painopisteenä. Organisaation kohtaamien ympäristöön ja yhteiskuntaan liittyvien riskien ymmärtäminen ja niiden lieventäminen tukee nyt entistäkin vahvemmin organisaatioiden pitkäaikaista menestystä. Lopuksi Michael toteaa, että jokaisen yrityksen, hallituksen ja hallituksen jäsenen on pyrittävä hyväksi kansalaiseksi maailmassa, jossa toimimme. Tämän tulisi näkyä muun muassa ympäristönsuojelun, osallisuuden ja yhteiskuntavastuun edistämisessä. 

Jos haluat tutustua hallitustyöskentelyn tehokkuuteen ja moneen hallitukseen kuuluvien jäsenten rooliin tarkemmin, kuuntele koko keskustelu Michael Bernardin kanssa täältä.