Derfor er styresekretæren viktig for selskapet ditt!

Som tilrettelegger av styrearbeid for tusenvis av selskaper på tvers av flere markeder, har vi i Admincontrol gjort følgende observasjoner om styresekretærrollen.

Forskjeller mellom land

Noe av det første vi har observert er at det er forskjeller fra marked til marked på en del områder i styresekretærens rolle – selv om kjerneoppgavene ser ganske like ut. I UK er for eksempel styresekretæren, den såkalte Company Secretary, en lovpålagt rolle med et bredt ansvarsområde som blant annet inkluderer selskapsrett, finans, styring og strategi. I Norge derimot, er styresekretærrollen ikke en lovpålagt rolle – men det er uansett viktig å identifisere hvem som er best egnet og skal være ansvarlig for oppgavene som hører til rollen.

Punkter som bør vurderes:

• Hva skal gjøres i forkant av styremøtene?
• Hva skal vedkommende ha ansvaret for under og etter møtene?
• Hvilke av de lovpålagte oppgavene skal styresekretæren følge opp og hvilke skal daglig leder/styreleder følge opp?

En styresekretær har stor makt og påvirkningsmulighet. Ta for eksempel protokollen, hva som skrives og hva som utelates kan få stor betydning for selskapet. Noen hevder at det ideelle er å få inn en objektiv, utenforstående styresekretær. En som ikke er styremedlem, ikke har stemmerett og ikke har andre agendaer enn å tilrettelegge for gode styremøter og en god styreprosess.

Ofte overvekt av menn

Så hvem er det som oftest sitter i denne rollen? Vi ser at styresekretæroppgavene ofte er fordelt på flere personer i mindre selskaper. Daglig leder og styreleder har ofte felles ansvar og oppgaver knyttet til behandling av aktuelle saker. Når det gjelder de største selskapene, er det mer vanlig at styresekretærrollen er definert og plassert hos en annen person enn de nevnte. Det vanligste er nok CFO eller en virksomhetsjurist. Det ser ut til å være en overvekt av menn i disse posisjonene, spesielt i litt større selskaper. I mindre selskaper gjenspeiles nok kjønnsfordelingen fra daglig leder, økonomileder og styreleder siden det er disse som oftest har rollen.

Bruker mye tid på rollen

Tidsbruken, hvordan ser den ut? Alle styresekretærer må beregne å sette av en del tid til arbeidet– særlig som ny i rollen når man skal sette seg inn i styreprotokoller og generalforsamlingsprotokoller. Når det gjelder tidsbruk ellers, så er våre erfaringer at arbeidet som styresekretær helt klart tar mest tid når man sitter i morselskapet i et konsern, siden dette styrearbeidet ofte også omfatter gjennomgang av rapporter og status fra ulike datterselskaper. I praksis betyr dette at man da utøver styrearbeid for opptil flere selskaper. I slike selskaper kan det nok være snakk om såpass som 1-2 dager per uke.

Våre erfaringer viser at følgende egenskaper er viktige for å lykkes i rollen:

• Multitasking-ferdigheter: Man må kunne holde mange baller i lufta på samme tid: forberede seg til møter mens man sørger for at alt er oppdatert og koordinert med ledelsen.
• Flink til å kommunisere: Man må være flink til å håndtere flere oppgaver samtidig og kommunisere godt slik at menneskene man jobber med forstår hvilke oppgaver som må prioriteres.
• Evnen til å lytte: Evnen til å lytte er viktig, samt å be om tydelighet og avklaringer i forhold til frister og grenser.
• Innsikt og forståelse: Styresekretæren bør ha god innsikt og forståelse i hvordan selskapet fungerer. Man bør kunne oversette styringsteori til passende rammer og prosesser for organisasjonen.
• Organisasjonskunnskap: Styresekretæren må ha organisatoriske evner, god ordenssans og være nøyaktig og presis.