Inhabilitet i styret: Når må et styremedlem tre ut, og hvordan dokumenteres det?

4. januar 2013 leverte granskere en rapport om Stangeskovene AS til Nedre Romerike tingrett. Granskerne vurderte at en ordning for formidling av aksjer gjorde enkelte styremedlemmer inhabile. Tre uker senere, 25. januar 2013, tillot Høyesteretts ankeutvalg ikke at anførselen om inhabilitet ble fremmet for Høyesterett (HR-2013-00158-U). Utvalget pekte på at de faktiske forholdene hadde foreligget allerede da styret traff vedtaket.

Kort fortalt: Et styremedlem er inhabilt og må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av en sak som har så særlig betydning for medlemmet selv eller en nærstående at medlemmet har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse (aksjeloven § 6-27). Det samme gjelder saker om lån eller sikkerhet til seg selv. Inhabiliteten bør protokollføres.

Når er et styremedlem inhabilt?

Aksjeloven § 6-27 har to regler. Etter den første må et styremedlem ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående, at medlemmet må anses for å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Etter den andre må et styremedlem eller daglig leder heller ikke delta i en sak om lån eller annen kreditt til seg selv, eller om sikkerhetsstillelse for egen gjeld.

Nøkkelordet er særinteresse. Det må være en interesse ikke alle andre har. Typiske eksempler er at styremedlemmet selv er motpart i en avtale med selskapet, at saken gjelder lån til medlemmet, eller at medlemmet har en ledende stilling i et selskap som skal inngå kontrakt med selskapet.

Hvem som er nærstående, er definert i aksjeloven § 1-5. Definisjonen omfatter blant annet ektefelle, slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken.

Er det nok å gå ut av rommet under avstemningen?

Nei. Loven sier at et inhabilt medlem ikke skal delta i behandlingen eller avgjørelsen. Det omfatter mer enn selve avstemningen. Et inhabilt styremedlem skal heller ikke delta i forberedelsen av saken, og et vedtak der et inhabilt medlem har deltatt, kan bli kjent ugyldig hvis inhabiliteten har påvirket utfallet.

Her blir det praktisk. Et styremedlem som har lest saksdokumentene, kommentert utkastet til innstilling og deltatt i diskusjonen, har deltatt i behandlingen, selv om vedkommende forlot møtet før avstemningen. Spørsmålet om inhabilitet bør derfor avklares når saken settes på agendaen, ikke når den skal avgjøres.

Hvem avgjør om et styremedlem er inhabilt?

Loven sier ikke hvem som skal avgjøre spørsmålet. I praksis tar styremedlemmet det opp selv, og styret tar stilling til det før saken behandles. Plikten til å si fra ligger hos den enkelte.

Inhabilitet er ingen fluktvei. Et styremedlems ønske om å slippe en vanskelig beslutning er ikke grunn nok til å erklære seg inhabil. Og et ansattvalgt styremedlem er som hovedregel ikke inhabilt i saker som angår de ansatte, med mulige unntak når styret skal behandle forhandlings- og lønnsstrategien overfor dem.

Hvordan dokumenteres inhabilitet i styreprotokollen?

Protokollen bør vise hvem som var inhabil, i hvilken sak, og at vedkommende ikke deltok. Brønnøysundregistrenes protokollmal sier at det skal tas inn i protokollen, med navn, hvis noen melder seg inhabil eller fratrer under behandlingen av en sak.

Husk også beslutningsdyktigheten. Når et medlem trer ut, må styret fortsatt være beslutningsdyktig etter § 6-24, altså at mer enn halvparten av styremedlemmene deltar. Har styret varamedlemmer, bør det vurderes å innkalle et varamedlem [VERIFY: om inhabilitet regnes som forfall etter § 6-24].

Hva viser ikke protokollen?

Protokollen viser at et medlem trådte ut av behandlingen. Den viser ikke om medlemmet hadde tilgang til saksdokumentene i ukene før møtet. I Stangeskovene-saken var det granskingsrapporten som brakte inhabiliteten fram, lenge etter at vedtaket var truffet. Slike spørsmål blir ofte stilt år senere, og da er det dokumentasjonen som avgjør hva som kan vises.

I Admincontrols styreportal kan tilgangen til en enkelt sak eller et enkelt dokument begrenses, slik at et inhabilt medlem ikke får sakspapirene. Aktivitetsloggen viser hvem som har åpnet dokumentene, og når. Sammen med protokollen gir det et fullstendig bilde: hvem som trådte ut, og at de heller ikke hadde underlaget.

Hva gjør små styrer når mange er inhabile?

På små styrer kan strenge habilitetsvurderinger føre til at for få medlemmer er igjen til å treffe beslutning. Tenk deg en gründer som er styreleder, største aksjonær og motpart i halvparten av sakene. Reglene er de samme, men konsekvensene er større: Saken kan stoppe opp, eller styret kan bli fristet til å tolke særinteresse snevert.

Det finnes ingen enkel løsning på det. Varamedlemmer, en bevisst sammensetning av styret og en styreinstruks som beskriver framgangsmåten, gjør det lettere. Men det er et dilemma mange styrer først oppdager når saken allerede ligger på bordet.

Har du et spørsmål om hvordan inhabilitet kan håndteres i styreportalen? Bruk kontaktskjemaet for en uforpliktende samtale. Er du ny i styret, kan du også lese om vurderinger før du takker ja til et styreverv, og slå opp begreper i ordlisten for styrearbeid.

Ofte stilte spørsmål om inhabilitet i styret

Hva betyr det å være inhabil i et styre?

At styremedlemmet har en så sterk personlig eller økonomisk særinteresse i en sak, for seg selv eller en nærstående, at vedkommende ikke kan delta i behandlingen eller avgjørelsen av den (aksjeloven § 6-27).

Gjelder inhabilitetsreglene også for daglig leder?

Ja. Daglig leder må heller ikke delta i en sak om lån eller annen kreditt til seg selv eller om sikkerhet for egen gjeld, og den generelle regelen om særinteresse gjelder tilsvarende [VERIFY: § 6-27 første ledd annet punktum].

Hva skjer hvis et inhabilt styremedlem har deltatt?

Vedtaket kan bli kjent ugyldig hvis inhabiliteten har påvirket utfallet av saken. Styret bør derfor vurdere å behandle saken på nytt uten det inhabile medlemmet.

Kan et styremedlem erklære seg inhabilt for å slippe en vanskelig sak?

Nei. Et ønske om å slippe en vanskelig beslutning er ikke grunn til å erklære seg inhabil. Det må foreligge en særinteresse.

Skal inhabilitet føres inn i styreprotokollen?

Ja, det bør det. Protokollen bør vise hvem som var inhabil, i hvilken sak, og at styret fortsatt var beslutningsdyktig.

Kilder

• Høyesteretts ankeutvalg: HR-2013-00158-U, 25. januar 2013
• Aksjeloven §§ 1-5, 6-24, 6-27 og 6-29
• Sticos: Inhabilitet i styrerommet
• Brønnøysundregistrene: Eksempel på styremøteprotokoll