Krav til styremøter i aksjeselskap: møteform, innkalling, beslutningsdyktighet og flertall

19. mai 2020 vedtok Stortinget en midlertidig lov som ga ethvert styremedlem rett til å kreve å delta elektronisk i et fysisk styremøte. Ett år senere, 20. mai 2021, ble det digitale møtet en permanent del av aksjeloven. Siden da regnes både fysiske og elektroniske møter som møter, og det er styrelederen som bestemmer møteformen.

Kort fortalt: Styret skal behandle saker i møte, fysisk eller elektronisk, med mindre styrelederen finner at saken kan behandles skriftlig eller på annen måte (aksjeloven § 6-19). Behandlingsmåten skal være betryggende, og hvert styremedlem og daglig leder kan kreve møtebehandling. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene deltar.

Må styret møtes fysisk?

Nei. Etter aksjeloven § 1-5 a er et møte enten fysisk, der deltakerne er til stede, eller elektronisk, der de deltar ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Begge deler er møter i lovens forstand.

Når en sak skal behandles i møte, bestemmer styrelederen møteformen. Mer enn halvparten av styremedlemmene kan likevel kreve at møtet holdes som fysisk eller elektronisk møte. Styrelederen skal også sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av sakene, jf. aksjeloven § 6-19.

Når kan en sak avgjøres skriftlig eller per e-post?

Når styrelederen finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte, og behandlingsmåten er betryggende. Hvert styremedlem og daglig leder kan likevel kreve at saken behandles i møte.

Loven lister ikke opp hvilke saker som må tas i møte. I juridisk omtale av regelen er utgangspunktet at jo mer kompleks og betydningsfull en sak er, jo viktigere er det at den behandles i møte. Haster saken, kan skriftlig behandling lettere anses som betryggende.

Ta et styremedlem som sitter i en annen tidssone. Et elektronisk møte klokken åtte om morgenen norsk tid kan være midt på natten for vedkommende. En skriftlig behandling over to dager kan da være mer betryggende enn et møte der ett medlem i praksis ikke er til stede. Styrelederens vurdering handler om hvem som faktisk kan delta, ikke bare om hvilket format som er raskest.

Hvilke krav gjelder for innkalling til styremøte?

Styrebehandlingen skal varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist (aksjeloven § 6-20). Loven setter ingen minstefrist. Den overlater til styret å finne et nivå som gir medlemmene rimelig tid til å sette seg inn i sakene.

Daglig leder forbereder sakene i samråd med styrelederen, og sakene skal være forberedt og lagt fram slik at styret har et tilfredsstillende grunnlag for behandlingen (§ 6-21). En innkalling uten saksdokumenter oppfyller derfor sjelden hensikten med varselet. Mange styrer fastsetter frister for innkalling og utsending av sakspapirer i styreinstruksen.

Når er styret beslutningsdyktig?

Når mer enn halvparten av styremedlemmene er til stede eller deltar i styrebehandlingen (aksjeloven § 6-24). Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at samtlige styremedlemmer så vidt mulig har fått anledning til å delta. Har et styremedlem forfall, skal et eventuelt varamedlem få anledning til å delta.

I et styre med fem medlemmer må altså minst tre delta. To er ikke nok, uansett hvor enige de er.

Hvilket flertall kreves for et styrevedtak?

Som styrets beslutning gjelder det flertallet av de som deltar i behandlingen har stemt for. Ved stemmelikhet gjelder det møtelederen har stemt for. De som stemmer for, må likevel utgjøre mer enn en tredjedel av samtlige styremedlemmer (aksjeloven § 6-25).

Den siste regelen overrasker mange. Tenk deg et styre med sju medlemmer der fire deltar. Det er nok til å være beslutningsdyktig. Stemmer to for og to mot, og møtelederen er blant de to som stemmer for, ville møtelederens stemme normalt avgjort saken. Men to er ikke mer enn en tredjedel av sju. Vedtaket er dermed ikke truffet.

Hvordan dokumenteres møtet?

Gjennom styreprotokollen. Etter § 6-29 skal den blant annet angi tid og sted, deltakerne, behandlingsmåten og beslutningene. For skriftlige og elektroniske behandlinger er det særlig viktig å få med behandlingsmåten, siden den forteller om kravet til betryggende behandling er oppfylt.

I Admincontrols styreportal planlegges møtet, sakspapirene deles og protokollen skrives og signeres digitalt i samme løsning. Det gjør det enklere å vise i ettertid hvem som fikk hvilket underlag, og når. Du finner flere praktiske råd i artikkelen om hvordan organisere styremøter, og om signering i spørsmål og svar om elektronisk signering.

Hva sier ikke loven?

Loven sier ikke hvor lang tid styret skal ha til å lese sakspapirene, hvor mange møter det skal holde i året eller hvilke saker som alltid må tas i møte. Det er bevisst. Reglene skal passe for alt fra små eierstyrte selskaper til børsnoterte konsern.

Prisen for fleksibiliteten er at styret selv må trekke grensene, og at de kan settes på prøve i ettertid. Et vedtak som ble fattet raskt per e-post, kan fremstå som effektivt i dag og lettvint om tre år. Den avveiningen mellom fart og grundighet er det styret, ikke loven, som må gjøre.

Har du spørsmål om hvordan styremøter og skriftlige behandlinger kan settes opp i portalen? Bruk kontaktskjemaet for en uforpliktende prat.

Ofte stilte spørsmål om styremøter

Hvor ofte må styret ha møter?

Loven fastsetter ikke et minste antall møter. Styrelederen skal sørge for at aktuelle saker som hører under styret, blir behandlet, og styremedlemmer og daglig leder kan kreve at styret behandler bestemte saker. Hyppigheten bør fremgå av styrets årshjul.

Kan et styremedlem delta på telefon eller video?

Ja. Et elektronisk møte er et møte der deltakerne bruker elektroniske hjelpemidler. Behandlingsmåten må være betryggende, og alle må kunne delta i en samlet behandling.

Har daglig leder rett til å være med i styremøtet?

Ja. Daglig leder har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker og til å uttale seg, med mindre styret i den enkelte sak bestemmer noe annet (aksjeloven § 6-22).

Hva skjer hvis styret ikke var beslutningsdyktig?

Da er det ikke truffet en gyldig styrebeslutning etter loven. Saken bør behandles på nytt med tilstrekkelig mange deltakere, og protokollen bør vise det.

Kan styret selv kreve at møtet holdes fysisk?

Ja. Mer enn halvparten av styremedlemmene kan kreve at et møte holdes som fysisk eller elektronisk møte, selv om styrelederen har valgt en annen møteform.

Kilder

• Stortinget: Lovvedtak 102 (2019–2020), vedtatt 19. mai 2020
• Stortinget: Lovvedtak 111 (2020–2021), vedtatt 20. mai 2021
• Aksjeloven §§ 1-5 a, 6-19, 6-20, 6-21, 6-22, 6-24, 6-25 og 6-29
• Wolters Kluwer (Skatt og Økonomi), 5. april 2020: Forenkling av saksbehandlingen