Styreprotokoll etter aksjeloven § 6-29: Hvem signerer, hva skal med, og hvor lenge skal den oppbevares?

6. juni 2017 vedtok Stortinget nye regler for styreprotokollen i aksjeloven § 6-29. Protokollen skulle ikke lenger «underskrives», men «signeres» av alle styremedlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Et nytt ledd slo fast at den skal oppbevares i hele selskapets levetid. Endringen åpnet for elektronisk signering, og den flyttet spørsmålet fra hvem som signerer, til hvor den signerte versjonen ligger om femten år.

Kort fortalt: Etter aksjeloven § 6-29 skal styret føre protokoll over hver styrebehandling. Protokollen skal minst angi tid og sted, deltakerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger, og hvem som stemte for og mot hvis vedtaket ikke var enstemmig. Den skal signeres av alle som deltok, kan signeres elektronisk og skal oppbevares i hele selskapets levetid.

Hva skal stå i en styreprotokoll?

Loven setter et minimum. Etter aksjeloven § 6-29 skal protokollen minst angi:

• tid og sted for styrebehandlingen
• hvem som deltok
• behandlingsmåten, for eksempel fysisk møte, elektronisk møte eller skriftlig behandling
• styrets beslutninger
• hvem som stemte for og mot, hvis beslutningen ikke var enstemmig

Et styremedlem eller daglig leder som er uenig i en beslutning, kan i tillegg kreve sin oppfatning innført i protokollen.

Brønnøysundregistrenes protokollmal tar også med at styret var beslutningsdyktig etter § 6-24, og hvem som eventuelt fratrådte fordi de var inhabile. Det kreves ikke uttrykkelig av § 6-29, men det er opplysninger en revisor, en kjøper eller en domstol senere vil se etter.

Hvem må signere styreprotokollen?

Alle styremedlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Ikke bare styrelederen, og ikke bare de som stemte for vedtaket.

Et styremedlem som var uenig, signerer også. Signaturen bekrefter at protokollen gir et riktig bilde av behandlingen, ikke at man er enig i beslutningen. Uenigheten hører hjemme i protokollen, ikke i en manglende signatur.

Her skiller Norge seg fra Storbritannia. Etter Companies Act 2006 section 249 er det møteleders autentisering som gjør protokollen til bevis for det som skjedde i møtet. Den norske regelen legger ansvaret for at protokollen er riktig, på hele styret.

Kan styreprotokollen signeres elektronisk?

Ja. Med endringene i 2017 ble elektronisk signatur likestilt med signering på papir. Aksjeloven § 1-6 krever samtidig at dokumentasjon etter loven utarbeides og oppbevares på betryggende måte, i lesbar form og tilgjengelig fra Norge. Loven gir også departementet adgang til å fastsette sikkerhetsnivået for signatur i forskrift.

I Admincontrol signeres protokollen direkte i styreportalen, og den signerte versjonen lagres sammen med møtedokumentene. Signeringen følger EUs eIDAS-forordning og er juridisk gyldig i de nordiske markedene. Les mer i forklaringen av elektroniske signaturer og i spørsmål og svar om elektronisk signering.

Hvor lenge skal styreprotokollen oppbevares?

I hele selskapets levetid. Til sammenligning krever britisk rett at protokoller fra styremøter oppbevares i minst ti år (Companies Act 2006 section 248).

Levetid er lenge. Protokollen skal overleve leverandørbytter, fusjoner, nye styreledere og flere generasjoner IT-systemer. Tre spørsmål viser om dere er rustet:

• Kan dere hente fram en signert protokoll fra et bestemt år på minutter, ikke dager?
• Kan protokollene eksporteres i et lesbart format hvis dere bytter løsning?
• Hvem har tilgang til arkivet når et styremedlem går ut av styret?

Hvor detaljert bør protokollen være?

Loven krever beslutningene, ikke diskusjonen. Noen styreledere foretrekker derfor korte protokoller med bare vedtak, og det har gode grunner. En kort protokoll er lettere å lese, raskere å godkjenne og gir mindre rom for uenighet om formuleringer.

Men en protokoll som bare viser vedtaket, viser ikke at styret vurderte risikoen. Blir beslutningen senere prøvd av en ny eier, en bostyrer eller en domstol, er det vurderingen som blir etterspurt. Da er det for sent å skrive den.

En mellomvei er å protokollføre det beslutningsgrunnlaget styret faktisk bygde på: hvilke dokumenter som lå til grunn, hvilke alternativer som ble vurdert og hvilke forutsetninger vedtaket hviler på. Det gjør protokollen lengre, men ikke til et referat.

Hva kan ingen mal avgjøre for dere?

Det finnes ikke ett riktig detaljnivå. Jo mer dere skriver, jo bedre beskyttes dissensen og vurderingene. Samtidig finnes det mer i arkivet den dagen noen ber om innsyn. Den avveiningen må styret gjøre selv, gjerne i styreinstruksen, og ikke på nytt fra møte til møte.

Har du spørsmål om protokollføring og signering i styreportalen? Ta kontakt via kontaktskjemaet.

Ofte stilte spørsmål om styreprotokoll

Hva er forskjellen på styreprotokoll og referat?

Aksjeloven bruker ordet protokoll, og det er protokollen som er det formelle dokumentet over styrebehandlingen. Et referat kan gjengi mer av diskusjonen, men erstatter ikke kravene i § 6-29.

Må daglig leder signere styreprotokollen?

Nei. Signeringsplikten gjelder styremedlemmene som deltok i behandlingen. Daglig leder kan likevel kreve sin uenighet innført i protokollen.

Gjelder protokollplikten når saken behandles per e-post?

Ja. Plikten gjelder enhver styrebehandling, også skriftlig behandling og elektroniske møter. Protokollen skal da angi behandlingsmåten.

Må et varamedlem som har møtt, signere protokollen?

Ja. Et varamedlem som har deltatt i styrebehandlingen i stedet for et styremedlem, har deltatt i behandlingen og signerer protokollen.

Kan protokollen rettes etter at den er signert?

En signert protokoll bør ikke endres i ettertid. Oppdager styret en feil, bør rettelsen behandles og protokollføres i neste møte, slik at historikken er sporbar.

Kilder

• Stortinget: Lovvedtak 99 (2016–2017), vedtatt 6. juni 2017
• Aksjeloven §§ 1-6, 6-24 og 6-29
• Brønnøysundregistrene: Eksempel på styremøteprotokoll
• legislation.gov.uk: Companies Act 2006, sections 248–249