Hur du övertygar styrelsen att byta plattform för styrelsearbetet

Du känner igen kopplingen mellan effektiv dataåtkomst och lönsamhet, så valet av styrelseplattform är en personlig prioritet. Och om en befintlig plattform eller process inte håller måttet vet du att ett mer effektivt alternativ bör införskaffas så snabbt som möjligt.

Men hur får du med dig resten av styrelsen på tåget?

Din 10-stegsplan för framgång

Det är aldrig lätt att skapa övertygande argument för att förändra något, även om styrelsen är positiv till förändringar. Förbered en stark argumentation i 10 steg:

1. Behovsbedömning och gap-analys

Du överväger förmodligen en ny styrelseplattform på grund av problem med befintliga programvaror och processer. Det är möjligt att du fortfarande är helt beroende av manuella processer och kalkylblad, vilket ökar problemen och den ineffektivitet du upplever. För att verkligen kunna motivera en förändring måste du identifiera exakt vad en ny plattform ska kunna erbjuda och hur det befintliga systemet misslyckas med att uppfylla dessa krav.

Missa inte att fånga upp hela styrelsens behov – varje ledamot har sina egna prioriteringar och idéer om vad ett alternativt system måste erbjuda. Genom att ta hänsyn till samtliga behov blir det lättare att välja ett verktyg som passar alla. Ännu viktigare är att ju fler behov en plattform uppfyller, desto lättare blir det att övertyga övriga om att stödja ditt förslag.

Att kvantifiera gapet mellan vad du behöver och vad du har gör det lättare att förstå var potentiella förbättringar kan göras. Den analysen kommer också att fungera som en plan för vad en ersättare måste erbjuda.

2. Strategisk anpassning

Förändring är bara meningsfull när den är i linje med strategin. Det betyder att varje byte av styrelseplattform måste vara en del av verksamhetens bredare mål om det ska leverera verkligt värde.

De flesta organisationer har breda mål – att förbättra effektiviteten, minska riskerna, förbättra säkerheten, förenkla datadelning, möjliggöra smartare beslutsfattande etc. Dina argument måste dock visa hur ett plattformsbyte skulle bidra till att föra organisationen framåt. Och om du kan anpassa dig till specifika mål blir ditt case mycket starkare.

Det är värt att komma ihåg att varje intressent har sina egna sekundära strategiska mål. Se till att ett förslag på nya plattform också kan uppfylla dessa mål, det är ett kraftfullt argument för förändring.

3. Värdeförslag

För många intressenter är detta den viktigaste faktorn – vilket värde kommer förändringen att medföra? Kanske ännu viktigare, vilket värde kommer förändringen att medföra för dem personligen? När du skapar ett värdeförslag ska du försöka kvantifiera exakt hur stor nytta du förväntar dig att den nya plattformen ska ge.

För evidensdrivna intressenter måste förslaget innehålla korrekta uppskattningar av nya effektivitetsvinster. Du kan behöva samarbeta med leverantörer för att kvantifiera följande:

• Tidsbesparing
• Minskade resursbehov
• Kostnadsbesparingar genom riskreducering och förbättrad regelefterlevnad

4. Engagemang från intressenter

Engagera berörda intressenter tidigt i planeringsprocessen, det ger flera fördelar både för dig och för dina kollegor. Du påbörjar denna process redan under behovsanalysen, men du kommer att behöva hålla intresset vid liv för att motivera andra parter gå vidare med projektet.

Regelbundet engagemang förhindrar att ditt projekt spårar ur eller ger mindre än optimal avkastning på investeringen om behoven förändras. Det bidrar också till att uppmuntra ett gemensamt engagemang för frågan när styrelseledamöterna arbetar tillsammans för att nå de strategiska målen för projektet – och resten av verksamheten.

5. Riskbedömning och riskreducering

Ingen förändring är helt riskfri, oavsett vad en leverantör lovar. För att upprätta en trovärdig plan måste du inte bara erkänna potentiella risker utan också se vilka följdeffekterna skulle bli om något går fel.

Att specificera risker tidigt ger också en möjlighet att identifiera hur de kan minskas. Det visar att planen är väl genomtänkt, vilket bidrar till en smidig migrering om projektet genomförs. Att kvantifiera risker och kostnaden för att minska riskerna hjälper också till med nästa steg i framgångsplanen – att beräkna ROI.

6. ROI-analys

För maximal effekt bör du beräkna ett ekonomiskt värde för varje ny besparing som en alternativ plattform erbjuder. Det kan vara så att den initiala investeringen är kostsam, så se till att förslaget tar hänsyn till långsiktigt värdeskapande för att identifiera när man  kan förvänta sig en avkastning på investeringen – och hur stor avkastning det är realistiskt att förvänta sig.

Om den förväntade avkastningen på investeringen är minimal måste du ta ställning till om ändringen och/eller utgiften kan motiveras. I slutändan kommer ROI att vara den avgörande faktorn för om projektet går vidare eller inte. Om du inte kan se en ekonomisk fördel måste du ompröva varför du vill genomföra ändringen över huvud taget. Detta är ett kritiskt steg i planen.

7. Demonstration

Att visa intressenterna vad en ny plattform kan göra är mycket effektivare än att bara berätta för dem vad den gör. Genom att få se hur en ny styrelseplattform fungerar i praktiken kan intressenter förstå vad som kan uppnås (och hur det nya verktyget kommer att förenkla deras roller).

Uppmana potentiella leverantörer att skräddarsy demonstrationen så att den visar följande:

• Hur plattformen överensstämmer med verksamhetens strategiska behov
• Hur den nya programvaran uppfyller specifika intressenters behov
• Hur systemet ”täpper till” luckorna i befintliga processer 
• Hur data skyddas mot förlust eller stöld

Det är oerhört viktigt att demonstrationer skräddarsys för varje grupp av intressenter så att de kan se att deras behov tillgodoses (eller inte tillgodoses) av alternativa plattformar.

8. Val av leverantör och expertis

Att byta styrelseplattform är mer än att bara byta en programvara mot en annan. En ny plattform kan ha all funktionalitet och alla funktioner som behövs – men hur är det med företaget bakom?

När du överväger leverantörer så försumma inte att titta på deras ursprung och erfarenhet. Du vill samarbeta med en organisation som förstår de olika funktionerna i en företagsstyrelse och hur man möter deras behov med hjälp av programvara. Helst ska den här partnern ha hundratals eller tusentals andra kunder som redan använder deras programvara – och som gärna rekommenderar produkten till potentiella kunder som du.

När det gäller Admincontrol talar våra siffror för sig själva: 130 000 aktiva användare, 7 000 aktiva styrelseportaler och en förnyelsegrad på 97 %. 

Och det är innan du ens sett vår omfattande lista över funktioner:

• Samarbeta på en eller flera styrelseportaler
• Stöder bättre rutiner för styrelseledning
• Underlättar effektivare beslutsfattande
• Skalbar efter behov i varje steg av organisationens tillväxt 
• Vattentät säkerhet för att skydda känsliga data 

9. Pilotfasen

När en ny plattform har valts är det klokt att genomföra ett pilotprojekt (kallas ibland koncepttest) för att bedöma om plattformen:

• Motsvarar löften och förväntningar
• Fungerar tillfredsställande i en verklig miljö
• Introducerar eventuella oförutsedda problem eller risker
• Kommer att ge förväntade besparingar och förbättringar

Pilotprojektet kan köras parallellt med befintliga processer för att säkerställa att det är ändamålsenligt innan man helt förbinder sig till övergången. Piloten hjälper också  IT-teamet och andra intressenter att planera en stegvis migrering som minimerar störningar och maximerar användningen.

10. Kommunikationsplan

Med en stegvis distribution kan det ta flera månader att slutföra projektet. Genom att definiera en kommunikationsplan i förväg kan man se till att det finns ett dokumenterat sätt att uppdatera intressenterna om framstegen. Planen bör också innehålla uppdateringar för alla anställda eller tredje parter som direkt eller indirekt kan påverkas av förändringen – detta kommer att bidra till att säkra acceptans för projektet och dess mål.

Slutsats

Att gå över till en ny styrelseplattform, eller att införa en första styrelsefokuserad mjukvarulösning, erbjuder betydande förbättringspotential, tillsammans med mätbara fördelar. Att öka effektiviteten i någon aspekt av styrelsearbetet kommer att ha en nedsippringseffekt på organisationens lönsamhet.

Och med rätt styrelseplattform på plats är det mer sannolikt att styrelseledamöterna tar till sig välbehövliga förändringar. De kan använda de förbättrade styrningsfunktionerna för att modellera förändringar som kan replikeras och snabbare införas i verksamheten som helhet.