Cybersäkerhet: Hur säkra är dina styrelsedokument?

Efter de senaste årens händelser råder det knappast någon tvekan om att cybersäkerhet måste vara en punkt på varje styrelses dagordning och att ledamöterna måste ha ett säkert sätt att kommunicera och samarbeta, till exempel en styrelseportal. Här är fem säkerhetsskäl till varför du ska ha en styrelseportal.

Här är fem säkerhetsskäl till varför du ska ha en styrelseportal:

1: Säker distribution av företagets mest känsliga information

Att dela styrelsedokument via e-post, fildelningstjänster eller fysisk post kan innebära att du förlorar kontrollen över dina känsligaste dokument. Du kan inte vara säker på att dokumenten når styrelseledamöterna och du vet inte vad som händer med dem efter att de nått sina rättmätiga mottagare (om de ens kommer så långt ...).

Med en styrelseportal har du fullständig kontroll över distributionsprocessen och allt sker på en säker och krypterad plattform som endast är tillgänglig för användarna du bjuder in. Inga fler oavsiktligt feladresserade e-postmeddelanden eller styrelsedokument som försvinner i postgången eller på annat håll.

2: Säkert samarbete före, under och efter mötet

Säkerhetsproblemen upphör inte när styrelsedokumenten når ledamöterna. En styrelseportal är mer än bara en säker distributionskanal, det är också ett säkert och effektivt samarbets- och kommunikationsverktyg för styrelseledamöter före, under och efter styrelsemötena.

Styrelseledamöterna kan göra anteckningar, dela sina anteckningar med andra styrelseledamöter på portalen eller kommunicera via krypterade meddelandetjänster som är inbyggda i portalen.

3: Kontroll i alla led

En styrelseportal innebär ökad kontroll, inte bara över distributionen av styrelsedokument, utan genom hela processen och i alla skeden. Detta säkerställs med funktioner som:

• Multifaktorautentisering: Lägger till ett extra lager identifieringssäkerhet genom en autentiseringsapp eller andra ytterligare säkerhetsåtgärder utöver de traditionella metoderna som användarnamn och lösenord.
• Inställning av utskrifts- och nedladdningsrättigheter: Välj vilka dokument som kan skrivas ut och/eller laddas ned och vilka användare som kan göra vad med sina tillgängliga dokument.
• Vattenstämplar: Ingår i nedladdade och utskrivna dokument och innehåller information om när dokumentet skrevs ut eller laddades ned och av vem.
• Rapporteringsverktyg: Översikt över vem som öppnar, laddar ned och skriver ut dokumenten.

Kort sagt, med en styrelseportal har du överblick över vem som har tillgång till varje enskilt dokument och kan skapa rapporter som visar vem som har tagit del av de olika dokumenten.

4: Har du tappat bort något? Ta det lugnt!

Det händer ofta att bärbara datorer, surfplattor och telefoner försvinner, tappas bort eller blir stulna. En styrelseportal har en fjärraderingsfunktion. Det innebär att du inte behöver vara lika orolig över att tappa bort din enhet. Det är inte roligt ändå förstås, men du kan åtminstone radera dina mest affärskritiska dokument från enheten via fjärrstyrning.

Eftersom alla data på portalen dessutom är krypterade har du detaljerad kontroll och kan vara säker på att ingen kommer åt dina data utan din tillåtelse.

5: Inbyggd säkerhet som standard

Integritet och säkerhet är viktiga delar i en styrelseportal. Detta säkerställs genom ett konstant fokus på säkerhet när vi utvecklar våra lösningar och i den dagliga verksamheten.

Ta en titt på några av de saker vi på Admincontrol gör för att säkerställa maximal säkerhet i vår styrelseportallösning.

• Alltid uppdaterade system

Genom att använda vår säkra programvaruplattform kan du vara säker på att du alltid använder den senaste och mest uppdaterade versionen av vår tjänst. Admincontrol garanterar att all programvara och infrastruktur är patchad, uppdaterad och skyddad mot de senaste hoten eller eventuella sårbarheter.

• Appskydd

I takt med att användarna blir mer beroende av mobiltelefoner och att enheterna innehåller mer funktionalitet har risken för cyberattacker ökat dramatiskt. Att skydda information i Admincontrol-appen handlar inte bara om att ha ett bra lösenord. Det handlar också om att skydda sig mot skadliga appar, skadlig kod och attacker mot själva applikationen. För att du ska vara säker på att vi skyddar din information har vår app ett toppmodernt skydd som fungerar som en sköld mot alla typer av mobila cyberattacker eller försök till bakåtkompilering. Detta, i kombination med superavancerad kryptering av alla data som sparas i appen, gör att din information är ordentligt skyddad.

• Säker applikations- och penetrationstestad tjänst

Admincontrols plattform är byggd med säkerhet i åtanke redan från början. Vi använder oss av säkra design- och utvecklingsprinciper och ingen funktionalitet skapas utan att hänsyn först tas till alla relevanta säkerhetsaspekter. Som vägledning i den här processen fokuserar vi mycket på metoder och bästa praxis från Open Web Application Security-communityn. Detta, i kombination med frekventa penetrationstester utförda av oberoende säkerhetsexperter och rigorösa interna funktions- och sårbarhetstester av vår programvara, ger oss bästa möjliga motståndskraft mot cyberhot.

• Certifierad och kompatibel 

På Admincontrol tar vi säkerhet på allvar. Något som är viktigt för våra kunder är att de kan lita på att vi har vidtagit alla nödvändiga åtgärder för att skydda den information som behandlas i vår tjänst. Förutom vår ISO 27001:2013-certifiering innehåller vår SOC 2 Type II-säkerhetsrapport ytterligare verifiering och detaljerade beskrivningar av de säkerhetskontroller som tillämpas på Admincontrol och tjänsterna vi tillhandahåller till våra kunder. 

Mer information om andra sätt att öka säkerheten finns i vår handbok om hur hybridarbete påverkar cybersäkerheten:

Ladda ned handboken: